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Zeit ist Geld! Selbst- und Zeitmanagement für Arbeitswütige

Prioritäten

Methodik zur Priorisierung

Das Pareto-Prinzip

Das 80-20-Prinzip stammt vom italienischen Volkswirt Vilfredo Pareto. Dieser hatte herausgefunden, dass 20 % der Aktivitäten 80 % des Erfolges ausmachen. Daher

  • enthalten 20 % der Zeitung 80 % der wichtigsten Informationen.

  • bringen 20 % einer Besprechungszeit 80 % der Ergebnisse.

  • sind 20 % der gestellten Aufgaben zu 80 % am Erfolg beteiligt.

  • bringen 20 % der Kunden 80 % vom Umsatz.

Jetzt wäre es natürlich einfach zu sagen, dann lasse ich die 80 % meiner Tätigkeiten, die nicht so viel bringen, einfach liegen. Ganz so leicht ist es natürlich nicht. Das abgeleitete Prinzip besteht in der Gewichtung der Aufgaben.

Beispiel: Buchhandlung

Stellen Sie sich eine Buchhandlung vor. In dieser Buchhandlung beruht der Hauptumsatz, also 80 %, auf dem Verkauf von Belletristik. Nehmen wir das 80-20-Prinzip, könnten wir theoretisch das Angebot um alles bereinigen, was nicht dem Hauptumsatz zuzuordnen ist. Damit würden wir jedoch auf 20 % Umsatz verzichten. Geschickter ist es, zu prüfen, was denn nun bei diesen Zusatzverkäufen der Renner ist und nur auf die tatsächlichen Ladenhüter zu verzichten. Nächster Schritt wäre dann, die Zusatzartikel in den Randbereich des Ladengeschäfts zu platzieren um mehr Platz für den Umsatzträger Belletristik zu gewinnen. Damit haben wir das Zusatzgeschäft nach wie vor, jedoch nicht mit dem selben Aufwand, in diesem Fall Präsentationsfläche.

Übertragen wir dieses Prinzip auf das Tagesgeschäft. Betrachten Sie hierzu einmal diese Grafik.

Das Pareto-Prinzip

Sie sehen, 20 % unserer Aufgaben machen 80 % des Erfolgs bzw. des Ergebnisses aus. Nennen wir sie A-Aufgaben. Ca. 30 % der täglichen Aufgaben sind B-Aufgaben. Diese tragen 10 % zum Erfolg bei. A- und B-Aufgaben machen 50 % unserer Arbeit aus. Den größten Anteil nehmen die kleinen Aufgaben ein, die meist so zwischendurch zu erledigen sind: 50 % ist ihr Anteil. Auch diese bewirken nur 10 % Ergebnis. Dieses Verhältnis, 50% Aufwand für 10% Erfolg, zeigt bereits, dass diese Tätigkeiten oder Aufgaben keine hohe Wichtigkeit haben.

Wenden Sie das 80-20-Prinzip an, so investieren Sie auf die A-Aufgaben die meiste Zeit. B-Aufgaben werden weniger aufwendig, nichts desto trotz natürlich genau, bearbeitet. Die C-Aufgaben sollten Sie dahingehend durchforsten, ob diese überhaupt für Sie wichtig sind. Diese kleinen Aufgaben sind als Zeitfüller zu betrachten. Gute Zeitpunkte zur Erledigung dieser Aufgaben sind Leerlaufzeiten zwischen zwei Projekten; wenn Sie bei der Lösung eines Problems nicht weiter kommen und Sie sich kurz auf etwas anderes konzentrieren möchten, um den „Kopf frei zu bekommen“ und ähnliche Situationen.

Mit dem 80-20-Prinzip können Sie auch Ihre To-Do-Listen neu gestalten. A-Aufgaben kommen an den Anfang der Liste, die C-Aufgaben an den Schluss. Vorteil: Nicht immer sind alle geplanten Aufgaben zu erledigen. Bearbeiten Sie Ihre Liste also von oben nach unten, bleiben nur die unwichtigen Aufgaben übrig, die wichtigen sind erledigt.

Prioritäten nach Eisenhower

Der amerikanische General und spätere US-Präsident Eisenhower hat Aufgaben nach dem Prinzip Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft und in einer Matrix hinterlegt.

Eisenhower: Dringlichkeit und Wichtigkeit

Die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix

Wichtig und weniger dringend

=> der Horizont, die Zukunft

Wichtig und Dringend

=> die Aktionsebene, Feuerwehrbereich

Dringend, aber weniger wichtig

=> der Routinebereich, Tagesgeschäft

Weder wichtig, noch dringend

=> der Papierkorb

Feuerwehraufgaben

Die wichtigsten Aufgaben sind dabei meist nicht die dringendsten, wirken sich jedoch auf die zukünftige Entwicklung aus. Die dringendsten Aufgaben können Sie auch als Feuerwehr-Aufgaben bezeichnen. Häufig handelt es sich um Reaktionen auf Fehler, die behoben werden müssen. Hier setzt die langfristige Hebelwirkung ein, mit der Sie für zukünftige Verbesserungen sorgen können.

Feuerwehraufgaben wandern nach der Erledigung in den Quadranten "Kompass" und zwar aus folgendem Grund: Das Problem selbst war nur die Auswirkung. Nach der Bereinigung geht es an die Ursachenforschung. Haben Sie die Ursache gefunden, können Sie eine langfristige Lösung herbeiführen. Es ist wichtig, aber nicht mit Dringlichkeitsstufe 1 belegt, Ursachen herauszufinden. Deshalb also Quadrant wichtig, nicht so dringend. Damit diese Aufgabe jedoch nicht in Vergessenheit gerät und es zukünftig noch einmal zu einem dieser Feuerwehreinsätzen kommt, belegen Sie diese Aufgabe mit einem Termin.

Wenn Sie mit anderen Problemen in der gleichen Weise verfahren, werden Sie langfristig die Aufgaben, auf die schnell reagiert werden muss, reduzieren. Schöner Nebeneffekt: Der Stresspegel pendelt auch nicht mehr ständig hin und her.

Aufgabe: Pareto-Prinzip/Matrix nach Eisenhower

  • Welche Ihrer Aufgaben und Tätigkeiten sind A-, B-, C-Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip?

  • Und wenn Sie diese jetzt in die Matrix von Eisenhower eintragen, wo haben Sie Feuerwehraufgaben, deren Ursache langfristig zu lösen ist?

  • Auf was können Sie zukünftig verzichten?

Der Unterschied zwischen WICHTIG und DRINGEND

Wichtige Aufgaben sind i. d. Regel zukunftsorientiert, dringende Aufgaben sind terminlich oder als Feuerwehreinsatz zu erledigen. Wichtige Aufgaben geraten schnell in Vergessenheit, da sie nicht sofort erledigt werden müssen. Achten Sie darauf, nicht in die Dringlichkeitsfalle zu geraten. Versehen Sie deshalb wichtige Aufgaben mit einem Erledigungstermin. Denn Dringlichkeit geht, aufgrund der Terminierung, immer vor Wichtigkeit.

Beispiel: Abgabetermin

Sie wissen am 02.02., dass Sie am 25.02. einen Bericht abgeben müssen. Noch ist diese Aufgabe wichtig, jedoch nicht dringend. Am 24.02., falls noch unerledigt, ist diese Aufgabe wichtig und dringend und muss so allem anderen (wichtigen) vorgezogen werden.

Lösung: Erledigungstermin vor Abgabetermin einplanen.

Beispiel: Aufgabentermin

Sie haben zwei wichtige Aufgaben. Die eine ist heute bis 10.00 Uhr abzugeben, die andere bis 13.00 Uhr. Hier gibt der Termin die Wichtigkeit vor, auch wenn Ihnen die Aufgabe mit Erledigungsuhrzeit 13.00 Uhr besser gefällt.

Die nachfolgenden Beispiele zeigen, welche Aufgaben in welchem Quadranten zu finden sind.

Quadrant WICHTIG/nicht DRINGEND: Ebene Horizont

  • Im beruflichen Umfeld: Hier stehen langfristige Planungen, Zukunftsüberlegungen, Zukunftsaktionen; Gesundheitschecks. Aufnahme eines neuen Produktes; Gewinnsteigerung bis zum xx.xx.xx um y %; Ursachenfindung der Feuerwehraufgaben

  • Im privaten Umfeld: Das Haus im Grünen, die Ausbildung der Kinder, die Weltreise

Quadrant WICHTIG/DRINGEND: Ebene Aktion

  • Im beruflichen Umfeld: Hier ist Feuerwehrmentalität gefragt: Die schwerwiegende Reklamation eines Hauptkundens bearbeiten; einen akuten Fehler beheben; anstehende Termine und Ihre HAUPTAUFGABEN

  • Im privaten Umfeld: Das plötzlich krank gewordene Kind, weshalb Sie Urlaub einreichen, der Stromausfall im Haus, der Schaden durch eine Windböe

Quadrant WENIGER WICHTIG/DRINGEND: Ebene Routine

  • Im beruflichen Umfeld: Routineaufgaben und alle Tätigkeiten, die täglich anfallen, alles: Briefe schreiben, E-Mail beantworten, Anrufe tätigen und entgegen nehmen

  • Im privaten Umfeld: Die private Post, der Einkauf, die Kinder in die Schule bringen

Quadrant NICHT WICHTIG/NICHT DRINGEND: Ebene Papierkorb

  • Im beruflichen Umfeld: Alles, was Sie und Ihre Aufgabe nicht betrifft: Werbepost, allgemeine Informationen der Information halber, Klatsch und Tratsch

  • Im privaten Umfeld: Der Krach der Nachbarn; Klatsch und Tratsch aus dem nahen und weiten Umfeld

Dringende Aufgaben

Achten Sie auf Aufgaben, die mit der Bezeichnung DRINGEND an Sie herangetragen werden! Diese zeugen häufig von mangelnder zeitlicher und organisatorischer Planung der anderen Person. Damit verlagern Dritte ihr persönliches Problem auf Sie!

Umsetzung in die Praxis

  • Wichtige und dringende Aufgaben müssen kurzfristig und sorgfältig erledigt werden. Dazu ausreichend Zeit einplanen.

  • Nicht so wichtige, aber dringende Aufgaben müssen ebenfalls kurzfristig erledigt werden. Achten Sie hierbei jedoch auf die Verhältnismäßigkeit des Aufwands. Diese Aufgaben sind im 30-%-Bereich!

  • Wichtige, aber noch nicht dringende Aufgaben sind zu planen. Dies ist besonders im Hinblick auf Vergessen oder Terminüberschreitung maßgeblich.

  • Weder - noch: Dann haben Sie den Mut, sich von diesen Tätigkeiten zu trennen. Mut zur Lücke ist gefragt.

Erstes Kriterium zur Planung ist also die Wichtigkeit. Bitte die Aufgaben mit genügend Zeit planen. Das zweite Kriterium ist die Dringlichkeit. Diese zeigt sich u. a. in Form von Terminen.

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Über die Autorin:

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Ursula Vormwald, Betriebswirtin (VwA) und Change Managerin, ist Inhaberin von time for business. Sie berät Einzelunternehmer und KMU im Bereich Wissenstransfer. Ihr Angebot umfasst Seminare, Workshop ...

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