Hilfsmittel, die zur Planung dienen, können grob in zwei Kategorien eingeteilt werden:

• Reine Kalendarien

• Zeitplansysteme in Papierform oder als Software

Kalender

Kalender sind reine Terminverwalter. In Kombination mit einer To-Do-Liste, die laufend aktualisiert wird, können diese ausreichend sein. Möchten Sie auch Ihre Aufgaben in einem Planungssystem verwalten und kontrollieren, kommen Kalender an ihre Grenzen. Spätestens bei umfangreichen Projektplanungen ist ein reiner Kalender nicht mehr ausreichend.

Zeitplansysteme

Zeitplansysteme sind, wie der Name es bereits sagt, komplette Systeme zur Termin- und Aufgabenverwaltung. Sie gibt es in Papierform und als Software. Die gängigsten bzw. bekanntesten Systeme sind Time System, Filofax in unterschiedlichen Größen und Formen sozusagen als analoges System. Outlook und Lotus Notes gehören zu den beliebtesten Organisationsprogrammen.

Der Vorteil der umfangreichen Ausstattung beider Varianten ist auch gleichzeitig deren Nachteil. Man kann sich nämlich regelrecht darin verlieren und verplanen! Befassen Sie sich deshalb erst einmal mit dem Inhalt der Systeme um zu entscheiden, was für Sie tatsächlich sinnvoll ist.

Die wichtigsten Bestandteile eines Planungssystems

• Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne

• To-Do-Listen (Aufgaben in Outlook genannt)

• Adressteil

Der Kalender

• Bei einer Software geben Sie nur einmal einen Termin ein und lassen diesen dann in der gewünschten Form - Tages-, Wochen-, Monatsansicht - darstellen. Das Papiersystem bedingt die manuelle Übertragung der Termine auf die einzelnen Pläne. Auch dies ein Grund mehr zu überlegen, wie viele der Formen Sie anwenden möchten. Bewährt hat sich die Kombination aus Tages- und Monatsplan. Im Tagesplan halten Sie neben den Terminen auch terminierte Aufgaben mit der benötigten Zeitspanne, sowie Ihre Tagespriorität fest. Der Monatsplan stellt Ihnen einen längeren Zeitraum zur Übersicht dar. Wer eine zusätzliche Wochenübersicht benötigt, kann diese zusätzlich als Aufgabenliste mit den Highlights der Woche nutzen.

• Unter dem Download Planungshilfen finden Sie ein Beispiel für eine Wochenübersicht mit Highlight.

• Vorteil der Papierform gegenüber der Software: Sie können in Ihrem System Notizen festhalten ohne dass Sie erst ein Programm öffnen oder aktivieren müssen.

• Eine Alternative zur Papierform sind Handhelds. Sie haben den gleichen Umfang und bieten zusätzlich die Möglichkeit des E-Mail-Versands und -empfangs, Faxversand und Datenaustausch. Die Übersichtlichkeit bei der Darstellung ist allerdings aufgrund der Größe beschränkt. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Kombination des mobilen elektronischen Gerätes mit dem Zeitplaner in Papierform. Die mobile Variante bietet gegenüber der Papierform hinsichtlich Adressverwaltung unübersehbare Vorteile.

Adressteil

Eine elektronische Variante ist hinsichtlich der Adressen von Vorteil. Zum einen der Speicherplatz, zum anderen die einfache Handhabung bei Adressänderungen. Während Sie auf Papier die alte Adresse streichen, können Sie in der elektronischen Variante die Adresse "überschreiben".

Entscheidungshilfen

Bevor Sie sich für eines der Systeme entscheiden, stellen Sie einige grundlegende Überlegungen an.

• Sind Sie ein technisch orientierter Mensch, werden Sie die digitale Variante bevorzugen. Berücksichtigen Sie hierbei bitte, wie und in welcher Form Sie mobil Ihre Daten bei sich haben möchten. Vor dem Kauf prüfen Sie die Darstellung, Handhabbarkeit und die Art des Datenaustausches der einzelnen Modelle. Achten Sie auf die Form Ihres elektronischen Organizers. Sowohl in der Handhabung als auch in der Form sollte der Organizer Ihren Ansprüchen entsprechen.

Fragen an die Papierform

• Die Größe: Verwenden Sie das Zeitplansystem als mobiles Büro, das auch Preislisten und ähnliche Informationen beinhaltet? Dann sollte die Größe mindestens DINA5 sein.

• Passt es in die Handtasche, Aktentasche? Verwenden Sie als reinen Terminkalender? Dann kann es auch eine kleine Größe sein.

• Fühlt sich der Einband gut an? Sagt Ihnen die Farbe zu? Schließlich und endlich muss es nicht immer schwarz sein.

• Kommt Ihnen die Einteilung entgegen?

• Ist der Aufbau des Kalendariums für Sie richtig? Vielleicht benötigen Sie in dem einen oder anderen Fall eine andere Vorlage, die auf dem Markt nicht erhältlich ist. Dann erstellen Sie sich am besten das Formular, das besser für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

Kombination aus digital und analog

• In einigen Unternehmen besteht die Vorgabe, Termine auf einem elektronischen Kalender zu hinterlegen. Ihre Aufgaben können Sie nach wie vor in Papierform führen. Sollten Sie den Kalender ebenfalls in Papierform benötigen, da Sie kein PDA oder Handheld besitzen, besorgen Sie sich ein blanco Zeitplansystem. Drucken Sie sich den Kalenderteil in der gewünschten Form aus, um diesen mit sich zu führen. Einmal wöchentlich ist ausreichend. Allerdings ist in diesem Fall große Disziplin gefragt, da Sie zwei Systeme pflegen müssen. Tipp: Die Übertragung von Terminen in den elektronischen Kalender kann in das Tagesabschlussritual mit eingebunden werden.

• Haben Sie sich dazu entschlossen, auch die To-Do-Liste in elektronischer Form zu führen, besteht auch hier die Möglichkeit des Ausdrucks, wenn Sie Ihre Aufgaben lieber vor sich sehen.