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Zeit ist Geld! Selbst- und Zeitmanagement für Arbeitswütige

Prioritäten

Prioritätskonflikte

Prioritätskonflikte ergeben sich eher selten aus der persönlichen Arbeit, insbesondere wenn Sie mit der Vergabe von Prioritäten vertraut sind. Konflikte entstehen verstärkt in Situationen, bei denen mehrere Personen beteiligt sind.

Beispiel:

Sie erhalten von zwei unterschiedlichen Personen, für die Sie arbeiten, zwei gleich wichtige Aufgaben — aus der Sicht der abgebenden Personen. Überlassen Sie in diesem Fall die Entscheidung den beiden Personen. Halten Sie sich aus der Entscheidung raus. Was auch immer Sie machen, es wäre aus Sicht einer der beiden falsch.

Die Geschäftsleitung hat ihre Prioritäten verschoben. Dann kommen Sie nicht umhin zu überlegen, wie Sie Ihre persönlichen Prioritäten mit denjenigen der Leitungsebene abstimmen. Ist es eine Generalentscheidung, haben Sie wenig Handlungsspielraum. Handelt es sich um eine generelle Ausrichtung, suchen Sie das Gespräch mit der Geschäftsführung, um Ihre Situation darzulegen.

Zwei Kunden wünschen einen identischen Fertigungstermin ihrer Bestellung. Aufgrund des Produktionsablaufs ist dies jedoch nicht möglich. Ihre Handlungsalternative: Kommunikation mit beiden Kunden, um eine Lösung hinsichtlich des Termins zu ermöglichen.

Bei auftretenden Konflikten gibt es nur eine Möglichkeit - und diese liegt in der offenen Kommunikation mit den Beteiligten. Sprechen Sie klar über die vorliegende Situation, um eine gemeinsame Lösung zu finden. Können Sie keine Priorisierung vornehmen, delegieren Sie das Problem zurück an die Verursacher. Haben Sie von einer Person Aufgaben anscheinend gleicher Priorität erhalten, so ist auch hier die Nachfrage und Rückdelegation der Entscheidung wichtig. Nicht immer liegen Ihnen alle Hintergründe offen, die eine Aufgabe wichtiger macht als die andere. Dies kann nur derjenige beurteilen, der Ihnen diese Aufgaben überträgt.

Beispiel: Besuchstermine von Kunden

Marianne ist Abteilungsleiterin im Vertriebsinnendienst. Der Fakturlauf steht an und die Daten müssen noch geprüft werden. Dazu kommen zwei Besuchstermine von wichtigen Geschäftskunden, für die sie diverse Unterlagen und Präsentation erstellen muss. Zu guter Letzt hat sie ihr Vorgesetzter noch mit der Einführung eines neuen CRM beauftragt, das er bei diesen Kundenbesuchen vorstellen möchte. Die höchste Priorität hat die Prüfung der Daten für den Fakturlauf. Nur was von den anstehenden Aufgaben kann Marianne vorziehen? Für beide Besuchstermine plus CRM-Vorbereitung hat Marianne nicht genügend Zeit. Für was auch immer sie sich entscheidet, es kann falsch sein. Sie bittet deshalb ihren Vorgesetzten um Hilfe bei der Entscheidung. Gefühlsmäßig hätte sie sich für den Kunden B entschieden, da mit diesem bereits seit längerem Geschäftskontakte bestehen. Was Marianne nicht wissen konnte, ist, dass mit dem Kunden A ein größerer Auftrag bereits in einigen Monaten abgewickelt wird. Daraus werden sich überregionale Folgeaufträge ergeben. Damit hat dieser Kunde Priorität und Marianne kann sich daran orientieren.

Kommunikation von Prioritäten

Auch wenn Sie persönlich wissen, was Ihre Prioritäten sind, teilen Sie es den anderen klar und deutlich mit.

Hierzu einige Tipps:

  • Klar, präzise, vollständig und DIREKT kommunizieren. Besser kurz und knapp erläutern, als umständlich auszuholen. Ihr Gegenüber weiß dann vielleicht gar nicht mehr, um was es im Grunde genommen geht.

  • Dem anderen gut zuhören — auch um zu erkennen, ob er Sie verstanden hat. Konzentration auf das, was der andere sagt. Augenkontakt halten. Unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht. Fassen Sie kurz zusammen, was Sie verstanden haben.

  • Durch Zuhören und Kommunikation andere dazu bewegen, den eigenen Prioritäten zuzustimmen.

  • Die Prioritäten des Vorgesetzten erfahren. Schreiben Sie Ihrem Vorgesetzten eine kurze Notiz: Vermitteln Sie hierin Ihre Prioritäten. Listen Sie die drei wichtigsten Prioritäten für den kommenden Tag oder die Woche auf. Sorgen Sie für Feedback, indem Sie Ihrem Vorgesetzten die Möglichkeit geben, zu erläutern, ob Ihre und seine Prioritäten übereinstimmen.

  • Führen Sie ein 8-Minuten-Meeting zur Abstimmung von Prioritäten ein.

  • Informieren Sie vorzeitig über den Status Ihrer Aktivitäten. Informieren Sie aktiv, so vermeiden Sie, dass Ihre Kollegen, Ihr Chef ständig Ihre Arbeit unterbrechen, um selbst nachzufragen.

  • Fragen Sie nach der Wichtigkeit anderer Prioritäten. Nehmen Sie keine Aufgaben entgegen, ohne nach der Wichtigkeit und dem Termin zu fragen. Dabei bringt die Frage "Wann benötigen Sie das Ergebnis, um sich selbst vorzubereiten?" Ihr Gegenüber zum Nachdenken und der Mitteilung eines realistischen Termins. Das "Sofort" ist damit erledigt.

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Über die Autorin:

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Ursula Vormwald, Betriebswirtin (VwA) und Change Managerin, ist Inhaberin von time for business. Sie berät Einzelunternehmer und KMU im Bereich Wissenstransfer. Ihr Angebot umfasst Seminare, Workshop ...

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