Termine planen

Setzen Sie Termine nicht zu eng aufeinander. Lassen Sie genügend Zeit zwischen zwei Terminen. Planen Sie auch Reisezeiten mit ein. Ein Termin, der außer Haus stattfindet, hat eine An- und eine Abreisezeit.

Wir sind gewohnt, Termine mit Dritten zu vereinbaren. Wie sieht es nun mit terminierten Aufgaben aus, speziell denjenigen, die etwas länger dauern? Reservieren Sie sich für die Zeit, die Sie zur Bearbeitung benötigen, einen Termin.

Je weniger Störungen zu erwarten sind, umso zügiger kann die Bearbeitung von Aufgaben erfolgen. Deshalb berücksichtigen wir bei den Terminen für wichtige und weniger wichtige Aufgaben zu erwartende Störkurven.

Die Störkurve

Ihre wichtigen Aufgaben legen Sie in Zeiträume, in denen Sie besonders leistungsfähig und keine Störungen zu erwarten sind. Störungsarme Zeiten sind bis ca. 10.00h zu erwarten. Dann steigt die Kurve an, da jetzt viele Aufgaben noch vor der Mittagspause erledigt werden sollen. Dies bedeutet, die Unterbrechungen durch Rückfragen und Telefonat nehmen für Sie zu. Eine zweite Welle ist zwischen 14.00h und 16.00h erkennbar. Zu dieser Zeit wird für den Feierabend vorgearbeitet, um möglichst viel noch in dieser Zeit zu erledigen. Die Auswirkungen sind jedoch nicht so stark wie am Vormittag. Sobald der Feierabend beginnt, klingen die Störungen ab. Schauen Sie sich einmal die nachfolgende Grafik der Störkurven an.

Störkurve

Für die Planung bedeuten dies: Zwischen 10.00h und 12.00h und zwischen 14.00h-16.00h sollten möglichst Routineaufgaben gelegt werden. Komplexe Arbeiten legen Sie am besten auf die Zeit vor 10.00h. Ab 15.00h, da ist die Störwelle bereits am Abklingen, ist ebenfalls noch eine Möglichkeit für Projektarbeiten.

Vergleichen Sie die genannten Zeiten doch einmal mit Ihrem Zeit-Tagebuch. Wie sieht es bei Ihnen aus? Sind die Zeiten ähnlich oder differieren Sie? Haben Sie größere Abweichungen, so passen Sie die Einteilung der Routinearbeiten und komplexer Arbeiten den bei Ihnen vorliegendem Rhythmus einfach an.

Die Leistungskurve

Neben der Störkurve gibt es noch eine andere Kurve: Die Leistungskurve. Zum Glück korrespondiert diese mit der Störkurve. Die leistungsstarken Zeiten liegen weitgehend auch im Bereich der störungsarmen Zeiten.

Die nachfolgend abgebildete Normkurve zeigt, dass ein Leistungshoch zwischen 08.00h und 12.00h besteht. Ein zweites Hoch, das nicht mehr so groß ist wie das Vormittagshoch, liegt zwischen 15.00h und 18.00h. Dies bedeutet für ein effizienteres Arbeiten: Intensive Aufgaben gehören in die Vormittagsstunden, Routineaufgaben sind für die Zeit am Nachmittag geeignet. Wie Sie erkennen können, geht die Leistungskurve dann nach unten, wenn die Störkurve zu steigen beginnt. Vorteil: Werden die Unterbrechungen häufiger, sind kleinere Aufgaben, bei denen man zwischendurch aufhören kann angesagt. Da die Konzentration ebenfalls nicht mehr auf dem Höhepunkt ist, sind die kleineren Aufgaben an der Reihe, die keine 100%-Konzentration verlangen.

Leistungs-Störkurve

Pausen

Neben der Planung des Tagesgeschäfts, vergessen Sie nicht, rechtzeitig und regelmäßig Pausen einzuplanen. Wir neigen häufig dazu, über unsere Energiequellen hinaus zu arbeiten. Damit haben wir den Negativeffekt, dass die Erholungsphasen eindeutig länger werden. Kurze Pausen zwischendurch bringen Erholung, und zwar umgehend. Dazu kommt, dass wissenschaftlich nachgewiesen ist, dass ein Mensch nicht länger als maximal 60 Minuten konzentriert arbeiten kann. Alle 30 Minuten 2 Minuten und alle 2 Stunden 15 Minuten Pause ist ein angemessener Faktor. Pause heißt auch, einfach einmal zum Fenster hinausschauen, den Kollegen besuchen, einen kurzen, interessanten Artikel lesen. Pause bedeutet nicht unbedingt nichts tun. Sie können während der 15-Minuten-Pause auch etwas erledigen, bei dem Sie nicht nachdenken müssen oder sich geistig intensiv anstrengen. Ablage ist z.B. ein geeigneter Ausgleich.

Zeiteinheiten

Eine Alternative zu festen Uhrzeiten, speziell bei der Planung von Aufgaben ohne Termindruck, bietet die Einteilung der Woche in Zeiteinheiten. Und zwar in Vormittage und Nachmittage. Dies bringt Ihnen einen größeren Spielraum. Sie legen somit eine Arbeit auf Dienstag Vormittag und nicht wie bisher auf Dienstag, 09.30h. Werden Sie genau zu dieser Zeit gestört, bringt dies Ihren Plan durcheinander und Sie werden unruhig und mit sich selbst unzufrieden, da Sie wieder einmal später als geplant angefangen haben. Der Grund ist dabei für das Unterbewusstsein völlig irrelevant. Und nur dieses verschafft das schlechte Gewissen.

Zeiteinheiten bieten Ihnen einen Zeitvorsprung. Dies ist ganz besonders wichtig, wenn Sie wissen, dass es zu Unterbrechungen kommen kann. Da Sie "Luft nach hinten haben", setzen Sie sich nicht unter Termindruck.