Zeit selbst lässt sich nicht managen. Diesen Gefallen tut sie uns nicht. Nur der persönliche Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit kann gemanagt werden. Das bedeutet, wir gehen aktiv an die Umsetzung heran. Dazu gehört, festgesetzte Gewohnheiten zu ändern, Einstellungen zu überdenken und Verantwortung zu übernehmen. Verantwortung zu übernehmen zeigt sich darin, dass Sie Ihr eigener Unternehmer werden, so denken und handeln.

Machen Sie sich hierzu Folgendes bewusst:

• Wer anders als Sie kann notwendige Veränderungen in die Wege leiten?

• Wer anders als Sie kann rechtzeitig NEIN sagen?

• Wer anders als Sie weiß, was Sie sich wirklich wünschen?

Damit kommen wir zu dem Fundament des Zeitmanagements: Ziele definieren, diese umsetzen und die richtigen Prioritäten zu setzen. Mit diesem Fundament befassen wir uns ausführlich zu Beginn des Leitfadens.

Konkret bedeutet dass, wenn ich nicht weiß, wohin ich möchte, ist es auch nicht wichtig, was ich mache um anzukommen. Irgendwo und irgendwie lande ich. Die Frage dabei ist, ob ich an diesem Ort auch ankommen möchte oder ob ich nicht eigentlich ein ganz anderes Ziel habe.

Bin ich mir bewusst, welches Ziel ich habe, kann ich auch die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, um dort anzukommen. Damit weiß ich auch, was für die Zielerreichung wichtig und was unwichtig ist. Anderenfalls bin ich nicht in der Lage, wichtige und unwichtige Aufgaben zu unterscheiden. Daraus folgt, dass ich mir auch nicht im Klaren darüber bin, mit welcher Intensität was zu bearbeiten ist.

Sobald dieses Fundament steht, wir uns über Ziele und Aufgaben bewusst geworden sind, treten die Techniken, die dazu beitragen, eine höhere Effizienz im Alltag zu erreichen in den Vordergrund.

Effizienz bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Natürlich ist es notwendig, auch die Effektivität zu steigern, indem wir die Dinge richtig tun. Kümmern wir uns um die richtigen und wichtigen Aufgaben, vermeiden wir, uns mit Nebensächlichkeiten zu verzetteln. Indem Aufgaben richtig angegangen werden, sparen wir Zeit.

"Richtig angehen" bedeutet in diesem Sinne, konzentriert und konsequent an der Bearbeitung bleiben; möglichst wenig Störfaktoren zuzulassen; Kontinuität im eigenen Arbeitsablauf zu integrieren. Dabei bleibt es nicht aus, dass wir auch uns selbst ändern. Positive, neue Verhaltensweisen, die jetzt angegangen werden, helfen, um uns weiter zu entwickeln.

Zum Schluss zeigt Ihnen der Ratgeber die Struktur unserer Arbeitsumgebung. Auch wenn wir jetzt ganz toll organisiert sind und wissen, was wir aus welchem Grund tun, hilft uns das in dem Fall nicht weiter, wenn wir gewonnene Zeit durch Suchaktionen wieder vergeuden. Das häufig stiefmütterlich behandelte Thema Ablage gehört nun einmal dazu, wenn wir an einer Verbesserung interessiert sind. Dabei ist Ablage nicht mit Archiv zu verwechseln. Unter Ablage sind alle Dokumente und Dateien, mit denen gearbeitet und die bearbeitet werden, zu verstehen. Übersichtlichkeit und Ordnung tragen wesentlich dazu bei, in welchem Maße wir ruhig und gelassen arbeiten können.

Damit ist unser Zeit-Haus fertig gestellt. Das Fundament in Form von Zielen steht. Die einzelnen Stockwerke sind mit sinnvollen Arbeitstechniken bestückt. Und das Dach bildet die Struktur der Arbeitsumgebung und der Ablage. Zuerst können Sie noch einmal überprüfen, wie Ihr persönliches Zeitverhalten ist: Selbsttest Zeitmanagement (öffnet sich als PDF).