• Packen Sie Ihren Terminkalender nicht zu voll. Seien Sie realistisch, was an einem Tag machbar ist. Eine Überfrachtung bewirkt nur Enttäuschung und Stress. Für die Planung nehmen Sie nur die Zeiten, über die Sie auch verfügen können.

• Planen Sie nur 60% Ihrer verfügbaren Zeit für Aufgaben ein! Die 60%-Planung bezieht sich auf Tage, Wochen, Monate, das Jahr. So haben Sie genügend Spielraum, um auf die täglichen, zusätzlichen Vorkommnisse gelassen reagieren zu können. Planen Sie Zeit für kreative Phasen ein und z.B. für den "Kompass-Quadranten" aus unserem Abschnitt Prioritäten.

Betrachten Sie die letzten beiden Monate. Sieht es bei Ihnen auch so aus?

• 60% Fremdbestimmte und fest geplante Zeit, die durch Meetings, Mitarbeitergespräche, Geschäftsreisen, Projekte belegt ist.

• 20% Frei bestimmbare Zeit, die Sie frei planen können.

• 20% Zeit, die für wichtige und nicht planbare Ereignisse freigehalten werden muss.

Zeitlichen Aufwand schätzen

Bei der Aufgabenplanung ist, falls Sie diese Aufgabe noch nie durchgeführt haben, eine Vorabschätzung des zeitlichen Aufwands notwendig. Wissen Sie bereits, wie lange etwas dauert, können Sie auf die Schätzung verzichten.

Bei kurzen Aufgaben verschätzen sich die meisten Menschen hinsichtlich des benötigen Zeitrahmens nach oben. Im Gegensatz dazu werden größere Projekte immer unterschätzt und somit zuwenig Zeit veranschlagt. Deshalb rechnen Sie immer etwas mehr Zeit ein, als Sie denken: 15-20%. Bedenken Sie auch die Zeit, die notwendig ist, um zu recherchieren, Unterlagen von Kollegen oder externen Firmen zu erhalten. Hier kann es zu größeren Verzögerungen kommen.

Möchten Sie wissen, mit was Sie genau Ihren Tag verbringen und weshalb manche Termine nicht eingehalten werden? Führen Sie ein Zeit-Tagebuch und zwar über ca. 14 Tage. Notieren Sie alles, was Sie den Tag über machen. Halten Sie die Tätigkeit, Uhrzeit mit Beginn und Ende und die zeitliche Dauer fest, wobei es auf 5 Minuten nicht ankommt.

Mit einem Zeit-Tagebuch haben Sie zwei Vorteile: Zum einen erkennen Sie, wie lange eine Aufgabe tatsächlich an Zeit benötigt und zum anderen, sehen Sie deutlich, was Sie daran hindert, manche Dinge zu Ende zu bringen. Ihre Zeitfresser stehen dann schwarz-auf-weiß fest.

Führen Sie das Zeit-Tagebuch in eigenem Interesse nicht nur einen Tag. Ist dieser Tag hektisch, erkennen Sie zwar, dass Sie zu nichts wirklich kamen, ansonsten gibt es leider keinen weiteren Effekt. Das gleiche gilt für Tage, die außergewöhnlich ruhig sind. Alles erledigt, aber eben auch nicht die Normalsituation. 14 Tage wäre gut, mindestens jedoch eine Woche.

Berücksichtigen Sie bei der Planung auch die Kleinigkeiten, die eine große Wirkung hinsichtlich Zeitverschiebung haben können. Denken Sie an ein Mailing, das haarklein bis ins Detail geplant ist. Als es zur Fertigstellung kommen soll, hat man vergessen, genügend Papier zu bestellen! Oder der Toner, der im falschen Moment zu Ende geht.

Bei Terminarbeiten planen Sie Ihren persönlichen Endtermin mindestens einen Tag, besser 2 Tage vor den offiziellen Termin. So haben Sie genügend Zeit um auf unvorhergesehene Zwischenfälle reagieren zu können ohne in Hektik zu geraten.

Beim nächsten Mal wird Hubert sicher anders vorgehen. Sein persönlicher Fertigstellungstermin wird zwei Tage vorgezogen. Für das Korrekturlesen spricht er sich mit der Sekretärin ab, da man erfahrungsgemäß die eigenen Fehler schnell überliest. Und mit einer guten Planung wird auch die Kollegin zum Binden der Mappen zur Verfügung stehen.