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Selbst- und Zeitmanagement: Mehr auf die Reihe bekommen und trotzdem entspannt sein

Diagnose Ihres Selbst- und Zeitmanagements: Zeitverwendung, Zeitverluste, Stress

Die folgenden Analysen zeigen Ihnen, wo Sie Zeit verlieren und was Sie besonders belastet. Zudem geben sie Aufschluss über die Stärken und Schwächen Ihres aktuellen Selbst- und Zeitmanagements.

Tages-Analyse

Was wurde aus Ihrem heutigen Tagesplan? - Für diese Tages-Analyse brauchen Sie nur wenige Minuten. Kopieren Sie sich zunächst die Tages-Analyse 14 mal (oder öfter). Heben Sie jede Tages-Analyse unbedingt auf! Sie brauchen sie später für die Gesamt-Auswertung.

Analyse Ihrer Zeitdiebe

Wir alle kennen das: Etwas kostete wieder viel mehr Zeit als erwartet, man wurde schon wieder lange aufgehalten, immer wieder unterbrochen, wieder nicht fertig ... Der Grund waren jedes mal Zeitdiebe. Dies sind Störfaktoren, die überall auftreten können. Oft verursachen wir selbst sie, aber auch andere und anderes.

Die gefährlichste Folge dieser Selbst- und Fremdstörungen ist der "Sägeblatt-Effekt": Gerade arbeiten Sie konzentriert an einer Aufgabe. Etwas stört sie. Ihre Konzentration ist unterbrochen. Anschließend müssen Sie Ihre Gedanken für die Aufgabe wieder neu sammeln. Das kostet bereits etwas zusätzliche Zeit und Kraft. Mit jeder weiteren Störung aber dauert die erneute Konzentration auf Ihre Aufgabe länger und kostet mehr Kraft. Sie verlieren also mit jeder Störung immer mehr Zeit und Leistungsfähigkeit!

Erkennen und bekämpfen können wir Zeitdiebe nur, wenn wir uns genau bewusst machen, wer und was uns wann und warum unsere Zeit stiehlt - und wenn wir dann die richtigen Gegenmaßnahmen ergreifen. Die Analyse der persönlichen Zeitdiebe ist gleichzeitig eine sehr wertvolle Selbstanalyse, denn häufig sind wir selbst uns ja der größte Zeitdieb.

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen Beispiele der häufigsten Störfaktoren.

  • Bewerten Sie durch Ankreuzen, inwieweit diese Aussagen auf Sie zutreffen.

  • Tragen Sie zusätzlich ein, welche anderen Zeitdiebe bei Ihnen (oft bis sehr oft) auftreten, oder machen Sie sich eine ganz eigene Liste!

So bekommen Sie einen guten Überblick, wodurch Sie täglich wertvolle Zeit verlieren.

Auswertung

Machen Sie diese Auswertung Ihres persönlichen Selbst- und Zeitmanagements nach Ablauf des Analyse-Zeitraums von 14 Tagen! Sie gibt Ihnen wertvollen Aufschluss darüber, wie gut Sie Ihr tägliches Zeitmanagement im Griff haben und wo besondere Schwachstellen liegen und was Sie dagegen tun können!

  1. Nehmen Sie Ihre gesammelten Tages-Analysen zur Hand

  2. und lassen Sie sich für die Auswertung bitte eine - ungestörte - Stunde Zeit, damit Sie auch in Ruhe über die Ergebnisse nachdenken können.

Fragen, die sich während der Auswertung gestellt wurden, werden nach und nach im Leitfaden beantwortet.

Maßnahmen gegen Ihre Zeitdiebe

Nehmen Sie die Analyse Ihrer Zeitdiebe (und evtl. eigene Liste)! Übertragen Sie daraus alle Aussagen, für die Sie "oft" und "sehr oft" angekreuzt haben, in eine neue Liste und überlegen Sie sich sofortige Gegenmaßnahmen!

Beispiele:

Störfaktor "Zeitdieb":

Was kann ich dagegen tun?

Brauche ich dafür Hilfe?

Zu viele, häufig zu lange Telefonate

Ich führe meine Telefonate nach Priorität und halte mir für eigene Anrufe Stichworte bereit. Längere Telefonate erlaube ich mir nur noch, sofern für beide Seiten sinnvoll, für Gespräche mit A-Priorität.

Nein.

Kein oder mangelhafter oder "unverbindlicher" Arbeitsplan

Ich erstelle mir einen möglichst genauen Plan (inkl. Pufferzeiten) und kontrolliere die tägliche Umsetzung in meinem Zeitplanbuch.

Zur Ausarbeitung: Ratgeber Selbst- und Zeitmanagement. Zur tägl. Durchführung: Absprache(n) mit Chef bzw. Sekretärin bzw. Kollegen

Kollegen/Mitarbeiter suchen während der Arbeit ein Schwätzchen mit mir

Ich lasse mich kurz und freundlich darauf ein, wenn ich selbst gut im Zeitplan bin. Habe ich jedoch dringende oder schwierige Arbeit zu erledigen, bitte ich um Verständnis dafür.

Nein.

Meine Termine lassen sich nur unter Zeitdruck bewältigen

Ich informiere mich über bessere Arbeitsmethodik und wende diese konsequent an.

Hilfsmaterial: Ratgeber Selbst- u. Zeitmanagement und Ratgeber über Arbeitsmethodik

Ich habe keine ungestörte Stunde während des Arbeitstages

Ich vereinbare mit Chef/Sekretärin oder Kollegen eine feste Zeit pro Tag, in der ich nur im Notfall gestört werden darf.

Ja, Absprache mit Chef/Sekretärin/Kollegen

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Inhalt

Über die Autorin:

Isabel Winn ist gelernte Kauffrau, war zunächst im Groß- und Einzelhandel und dann als Office Managerin im Import/Export tätig. Seit 1988 ist sie mit einem spezialisierten Büroservice selbständig. Sc ...

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