Sie müssen Ihr Unternehmen und/oder sich selbst vorstellen? Etwa, weil Sie einen Auftrag gewinnen oder einen Kapital-/Kreditgeber überzeugen möchten? Da Ihr Gegenüber naturgemäß nicht viel Zeit und Muße hat, sollten Sie Ihre Selbstpräsentation kurz halten. Hans-Jürgen Borchardt erklärt, wie Sie schnell auf den Punkt kommen.

Präsentationsaufbau und -ablauf

Die Grundidee der Kurzpräsentationen basiert auf dem "Elevator Pitch". Hier muss in kurzer Zeit (ca. 30 Sekunden, der Zeit für eine Fahrstuhlfahrt) entweder eine Idee, ein Angebot oder ein umfassender Leistungsnachweis so dargestellt werden, dass eine Zusage erreicht bzw. ein Auftrag erteilt wird (hierzu auch das Beispiel der Motivationstrainerin, weiter unten).

Bei einer Kurzpräsentation ist das Ziel das Gleiche aber die Zeit von fünf bis maximal zehn Minuten sollte nicht überschritten werden.

Die Struktur für eine Kurz-Präsentation zur Gewinnung eines Auftrages sollte in etwa so aussehen:

1. eigene Vorstellung

2. Vorstellung der Firma

3. Warum das eigene Unternehmen speziell für diesen Auftrag prädestiniert ist

4. die Vorteile, die das eigene Unternehmen auszeichnen und der Nutzen für den Auftraggeber

5. das Erreichen des Abschlusses

6. SoftSkills: Einfühlungsvermögen, Rhetorik, Metaphorik

Zu 1.: eigene Vorstellung
Die eigene Vorstellung muss so individualisiert werden, dass sich die Kompetenz, die Erfahrung und das Wissen, die für die Realisierung des Projektes wichtig sind, herausschälen. Die eigene Lebensgeschichte interessiert nicht; das einzige, was zählt, ist eine klare Darstellung in drei bis fünf Sätzen.

Zu 2.: Vorstellung der Firma
Dieser Teil der Präsentation enthält nur die wichtigsten Daten über das Unternehmen, wie bspw. allgemeine Kompetenz, Alter, Größe, Referenzen, technische Ausstattung und das spezifische Wissen, das für den Auftrag wichtig ist. Zusätzlich wird auf das positive Image verwiesen, das die Firma auszeichnet.

Zu 3.: Warum das eigene Unternehmen dafür wie geschaffen ist
Im dritten Teil ist herauszustellen, wodurch sich das eigene Unternehmen bei gleichen oder ähnlichen Aufgaben von der Konkurrenz unterscheidet. Jetzt müssen die Leistungen, zu denen das Unternehmen fähig ist, auftragsbezogen individualisiert werden. Dazu gehören:

• die eigene Ausbildung, Kompetenz und Erfahrungen sowie die vorhandenen Referenzen

• die Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter sowie ihr Verantwortungsbewusstsein bei derartigen Aufgaben

• die technische Ausstattung sowie die damit verbundene Leistungsfähigkeit und Qualität

• die Darstellung spezifischer Leistungen, Techniken oder Lieferanten, die Sie exklusiv vertreten

• die Leistungen, die nur Ihr Unternehmen bietet und was Ihr Unternehmen vor allen anderen auszeichnet (Sollten Sie noch kein Alleinstellungsmerkmal ("USP") haben, müssen Sie spätesten jetzt anfangen, darüber nachzudenken. Mehr dazu hier: "In 5 Schritten zum USP...")

Zu 4.: die Vorteile und der Nutzen für den Auftraggeber
Jetzt gilt es, die Vorteile bzw. den Nutzen für den Auftraggeber zu betonen. Sie müssen deutlich machen, dass das eigene Unternehmen die maximale Sicherheit für die ordnungsgemäße und perfekte Abwicklung des Auftrages bietet. Dazu gehören u. a. eigene Zusagen zur Planung, zur Qualität, zur Abwicklung, zu den Terminen, zur Bereitstellung bestimmter Mitarbeiter, zur Einweisung, zur Nachbetreuung etc.

Zu 5.: das Erreichen des Abschlusses
Ein Kardinalfehler, der immer wieder gemacht wird: Es wird nicht gezielt auf eine definitive Zusage hingearbeitet. Viele Unternehmer und Verkäufer vermeiden die konkrete Frage nach der Zusage. Sie erwarten, dass sie vom Auftraggeber gefragt werden, ob sie den Auftrag haben möchten. Das ist falsch. Am Ende eines Verkaufsgespräches und am Ende einer Präsentation muss immer die Frage nach der Zusage stehen. Das ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Manchmal erhalten Sie den Auftrag sofort, auch wenn dem noch klärende Fragen vorgeschaltet sind.

• Anhand der Antwort können Sie Ihre Chancen einschätzen und wissen, an welchen Stellen Sie noch nachbessern müssen.

• Vor allem aber: Unmittelbar nach der Präsentation ist die Bereitschaft zu einer Entscheidung am größten.

Zu 6.: und was noch zu einer Präsentation gehört ...
Jede Präsentation, jede Vorstellung, jedes (Verkaufs-)Gespräch besteht sowohl aus rationalen als auch aus emotionalen Elementen.

• Die rationalen Argumente beherrschen Sie am besten, wenn Sie diese einmal gesammelt und strukturiert haben.

• Die emotionalen Elemente sind diffiziler, aber durchaus zu erlernen. Das beginnt mit dem Outfit und geht über die freundliche Mimik, über die Gestik bis zur (Körper-)Sprache und besonderen Betonung der Argumente. Üben Sie sich in Rhetorik. Lernen Sie, Pausen zu machen, um Spannung aufzubauen. Sprechen Sie bewusst unterschiedlich laut, damit Ihr Vortrag nicht eintönig wird. Halten Sie mit den Entscheidungsträgern Blickkontakt und vergessen Sie nicht, diese immer wieder persönlich anzusprechen.

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Argumente bildhaft darstellen können. Und: Überlegen Sie, wie Sie positive Assoziationen herstellen können, damit Ihre Präsentation in der Erinnerung uneingeschränkt als positiv empfunden wird.

Lassen Sie sich jetzt nicht von der detaillierten Aufstellung der Inhalte irritieren. Alles, was Sie rüber bringen möchten, sollten Sie in maximal fünf Minuten sagen.

Bevor Sie mit der eigentlichen Präsentation beginnen, sollten Sie Ihren Zuhörern sagen, wie diese sich untergliedert und wie viel Zeit Sie benötigen. Wenn Sie sich an Ihren Leitfaden halten und nicht abschweifen, wird das positiv registriert. Außerdem vermeiden Sie so auch Zwischenfragen, weil jeder weiß, wann Sie was sagen werden.