Selbstständig als Belletristik-Autorin

Businessplan

Finanzplanung und Kapitalbedarf

Als nächstes kommt der entscheidende Teil Ihres Businessplans: die finanzielle Planung.

Entscheidend: Der Finanzplan

Die Finanzplanung ist entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg. Sie dient dem Zweck, den Überblick zu behalten und Risiken zeitnah zu erkennen.

Mit dem Kapitalbedarf wird festgelegt, wie viel Geld investiert werden muss, um das Existenzgründungsvorhaben zu beginnen.

Mittels der Finanzplanung überprüfen Sie (und auch die Gutachter), ob Ihr Konzept realisierbar und tragfähig ist.

  • Stellen Sie sich die Frage, ob sich Ihr Unternehmen rechnet.

  • Kalkulieren Sie realistisch, wie viel Geld Sie verdienen müssen, um die betrieblichen Kosten und die privaten Ausgaben zu decken.

  • Prüfen Sie, ob Sie jederzeit den Zahlungsverpflichtungen nachkommen können.

  • Planen Sie die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens mindestens für die ersten drei Jahre.

  • Nutzen Sie Vorlagen! Beispielsweise gibt es Vorlagen zur Finanzplanung bei der Münchener bfz-Gründungsberatung.

Ihre Kostenplanung muss drei Punkte behandeln: Die einmaligen Gründungskosten, die fortlaufenden betrieblichen Kosten und Ihre ebenfalls fortlaufenden privaten Lebenshaltungskosten. Alle drei müssen in detaillierten Aufstellungen dargestellt werden.

Wie setzen sich Ihre Gründungskosten zusammen?

Vor der Gründung sollten Sie eine Excel-Tabelle erstellen mit den einmaligen Kosten für Gründungsseminare, Notar, Genehmigungen und Marketingmaßnahmen. Sie müssen die Höhe der Gründungskosten beziffern können.

Geben Sie in Ihrem Antrag auf Gründungszuschuss an, wie Sie die Gründungskosten finanzieren: Entweder aus eigenen Mitteln (Eigenkapital, etwa Ersparnisse) oder aus Fremdmitteln (Fremdkapital, z. B. zinsgünstige Darlehen).

Sparsam gründen!

In der Gründungsphase sind normalerweise diverse Anschaffungen nötig. Üblicherweise werden Sie aber bereits über einen PC oder ein Notebook, Drucker und Zubehör verfügen. In der Anfangsphase ist es ratsam, den vorhandenen Rechner weiter zu verwenden, damit die Gründungskosten so gering wie möglich gehalten werden. Ich schreibe aktuell mit meinem fast drei Jahre alten Asus-Netbook und werde mir erst dann ein neues und leistungsfähigeres Gerät anschaffen, wenn die finanziellen Mittel im Rahmen der Selbständigkeit unter Berücksichtigung aller anderen Ausgaben erwirtschaftet worden sind.

In der Anfangsphase der Existenzgründung sollten Sie auf reine Image-Investionen, wie schicke Büroeinrichtung, teure Website-Spielereien oder aufwändig gestaltete Briefbögen und Visitenkarten lieber verzichten.

Gründer-Spartipps

Konkrete Tipps gibt Robert Chomow: "Praxistipp Existenzgründung: Mit Augenmaß auf Einkaufs-Tour".

Ich selbst fand es beispielsweise für meine Visitenkarten in der Anfangszeit völlig ausreichend, einen Dienst wie Vistaprint zu nutzen und auf einen teuren Gestaltungsauftrag vorerst zu verzichten.

Ihren eigenen, bereits vorhandenen PC bzw. Laptop sowie weitere private Investitionsgüter können Sie in das Betriebsvermögen einfließen lassen. Informationen dazu finden Sie im Beitrag "Abschreibungen: Privatgegenstände nicht vergessen".

Tipps für solide Finanzen von Anfang an:

Wenn Sie außerdem folgende Grundsätze berücksichtigen, ist das ein guter Schritt auf dem Weg zu einer finanziell soliden Gründung.

  • Kaufen Sie die notwendige Büroeinrichtung möglichst gebraucht.

  • Beschränken Sie sich bei der Finanzierung auf den Kernbedarf.

  • Schließen Sie keine langfristig bindenden Miet-, Leasing- und Kaufverträge ab.

Die betrieblichen Kosten

Beispiel:

Meine Aufstellung der betrieblichen Kosten als Autorin und Online-Redakteurin umfasste folgende Bereiche:

  • Vor- und Fremdleistungen (projektbezogene Beauftragung freier Mitarbeiter)

  • Laufende Werbung

  • Messe-/Reisekosten (Buchmessen, Lesungen/Veranstaltungen)

  • Repräsentation/Bewirtung

  • Bürobedarf/Porto

  • Kommunikation (Telefon, Fax, Handy, Internet, Hosting)

  • ggf. betriebliche Nutzung des privaten PKW (falls vorhanden)

  • Betriebliche Versicherung (Betriebshaftpflicht)

  • Beiträge zu Verbänden/Vereinen (Jahresbeitrag Mörderische Schwestern, Syndikat, BVjA und weitere nach Bedarf)

  • Fortbildung/Literatur

  • Buchhaltung/Steuerberatung

  • Sonstige Kosten nach eigenem Bedarf

  • Zinsen Fremdkapital

  • Abschreibungen (AfA)

Die Auflistung ist angelehnt an meine persönlichen betrieblichen Kosten. Sie müssen natürlich Ihre eigene Aufstellung vornehmen und dabei gegebenenfalls fehlende Kostenblöcke zusätzlich aufnehmen.

Falls Sie einen Arbeitsplatz außerhalb des Home-Office angemietet haben, gehört die Miete für den Arbeitsplatz mit zu den betrieblichen Kosten.

Unterteilen Sie den Kostenplan in ...

  • Fixkosten: regelmäßige Zahlungen in gleicher Höhe - Miete, Gehalt, Versicherung, Zinsen, Telekommunikation und

  • variable Kosten (steigen mit zunehmender Auslastung - Rohstoffe, leistungsabhängige Prämien, Versand, Büromaterial)

Halten Sie die Fixkosten so niedrig wie möglich!

Wie hoch sind Ihre Lebenshaltungskosten?

Die Höhe der Lebenshaltungskosten stellt das notwendige Gewinnminimum dar.

Die Aufstellung der Lebenshaltungskosten gehört nicht unbedingt in den Antrag auf Gründungszuschuss, sondern sollte nur auf Nachfrage bei der Arbeitsagentur vorgelegt werden. Sie dient aber zur Feststellung des Gewinnminimums, damit Sie wissen, welchen Mindestumsatz Sie im Monat erzielen müssen, um existenzfähig zu sein. Sie müssen also Ihre Lebenshaltungskosten ermitteln, um den zu ihrer Deckung notwendigen Mindestunternehmerlohn zu kennen.

Stellen Sie sich die Frage:

Wie viel Geld brauche ich monatlich, um meinen Lebensunterhalt zu decken?

Wenn Sie keine Ausgabenaufstellung zur Hand haben, nutzen Sie dazu Rechnungsunterlagen und Kontoauszüge.

Wenn Sie diese Summe haben, können Sie sie auf das Jahr hochrechnen.

Private Lebenshaltungskosten ermitteln per Excel-Musterblatt

Eine Anleitung zur Ermittlung Ihrer privaten Lebenshaltungskosten samt einer Excel-Musterlösung, die Ihnen dabei hilft, finden Sie im Beitrag "Wie hoch ist mein privater Finanzbedarf, wie viel muss ich verdienen? So ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Lebenshaltungskosten".

Altersvorsorge einplanen

Häufig fällt dabei das Thema Altersvorsorge unter den Tisch. Doch die Aufwendungen für die Altersvorsorge müssen Sie ebenso aus dem Unternehmensgewinn bestreiten.

Prüfen Sie lieber, welche Ausgaben Sie sonst reduzieren können (Telekommunikation, Freizeit).

Wichtig: Berücksichtigen Sie bei der Aufstellung einen Puffer für Krankheit, Urlaub, Reparaturen oder andere unvorhergesehene Ausgaben. Als Freiberufler verdient man nichts, wenn man nicht arbeitet - beispielsweise im Urlaub, bei Krankheit oder an Feiertagen.

Die detaillierte Umsatzplanung

Im Rahmen der Umsatzplanung listen Sie in einer Excel-Tabelle auf, welche Produkte und Dienstleistungen in den ersten drei Geschäftsjahren in welcher Menge oder welchem finanziellen Umfang an welche Kunden abgesetzt werden, Ihrer Planung zufolge.

Dabei müssen Sie einen Mindestumsatz erzielen, der sich aus Ihren Lebenshaltungskosten und Betriebskosten ergibt.

Viele Gründer begehen den Fehler, die Einnahmen zu gering anzusetzen. Als Autorin können Sie Ihren Preis in der Regel nicht selber festsetzen, sondern sind beispielsweise auf das Verhandlungsgeschick der Literaturagenten angewiesen.

Als Online-Redakteurin und Online-Autorin können Sie die Preise oder Honorar im Rahmen der Projektarbeit selber festlegen.

Den Gewinn ermitteln Sie aus den Umsatzerlösen abzüglich der Kosten aus dem Kostenplan.

Das Ergebnis ist der Gewinn vor Steuern - abzüglich der Einkommensteuer erhalten Sie den Gewinn nach Steuern.

Rentabilitätsplan: Die Rentabilitätsvorschau für Ihr Unternehmen

Wann ist ein Unternehmen rentabel? Rentabilität entsteht, wenn die Umsätze die Kosten übersteigen. Doch wie ist das im konkreten, eigenen Fall?

Genaue Prognosen zum wirtschaftlichen Erfolg sind schwierig. Für den Antrag auf Gründungszuschuss reicht eine Einnahmen-Überschussrechnung mit Planwerten für die ersten drei Geschäftsjahre aus.

Berücksichtigen Sie, dass betriebliche Kosten, Leerlaufzeiten und Steuern einen nicht unerheblichen Teil der Einnahmen verschlingen. Um einen besseren Überblick zu behalten, trennen Sie die betrieblichen von den privaten Finanzen.

Erfahrungsgemäß fallen im Laufe des dritten Geschäftsjahres Steuernachzahlungen mit einsetzenden Vorauszahlungen zusammen.

Bilden Sie unbedingt Rücklagen. Der Staat fordert sein Geld sofort ein. Falls Sie in eine finanzielle Notlage geraten und die Steuern nicht zahlen können, erwirken Sie notfalls eine Stundung.

Tipp: Praxistipps und Grundlageninfos zum Thema Steuern finden Sie einerseits im Leitfaden "Steuerschätzung selbst gemacht" und in den Kursen und den Beiträgen der Rubrik Recht und Finanzen.

Die Liquiditätsplanung

Liquidität ist die Fähigkeit des Unternehmens, den Zahlungsverpflichtungen gegenüber Lieferanten, Kreditgebern, Personal, Finanzamt etc. fristgemäß nachzukommen. Liquidität ist für die Überlebensfähigkeit Ihres Unternehmens von größter Bedeutung!

Im Liquiditätsplan fließen alle Planungen zusammen. Mit der Aufstellung des Liquiditätsplans kontrollieren Sie die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum. Im Antrag auf Gründungszuschuss wird der Liquiditätsplan für 12 Monate festgelegt.

Stellen Sie Ihren gesamten Einzahlungen sämtliche Auszahlungen gegenüber, jeweils zum Zeitpunkt des Zahlungsflusses. Am Ende des Monats ergibt sich ein Überschuss - oder ein Fehlbetrag, der zeitnah ausgeglichen werden muss. Und wie verteilen sich die Einnahmen und Ausgaben auf das Jahr gesehen?

Erfahrungsgemäß fallen Ausgaben früher an als erwartet und die Einnahmen später. Berücksichtigen Sie die Zahlungsfrist Ihrer Kunden. Legen Sie sich einen finanziellen Puffer an, um den eigenen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, wenn Kunden Rechnungen verspätet zahlen.

Wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, müssen Sie die Vorfinanzierung der Umsatzsteuer berücksichtigen. Die Vorauszahlung der Einkommensteuer müssen Sie ebenfalls berücksichtigen. Vergessen Sie nicht, im Liquiditätsplan, Ihren Einkommenssteuerpuffer quartalsweise einzutragen. Üblicherweise wird die Einkommenssteuervorauszahlung quartalsweise jeweils im März, Juni, September und Dezember an das zuständige Finanzamt geleistet.

Wenn der Fall eintritt, dass die Kosten höher als die Umsätze sind, müssen Sie zusätzliches Kapital aus privaten Ersparnissen oder über Fremdkapital einbringen.

Nach der Gründung sollten Sie Ihren monatlichen Liquiditätsplan anhand der realen Zahlen aktualisieren.

Wenn Sie bei der Gründung zur Absicherung der Gründungskosten eine Privateinlage vornehmen, müssen Sie dies im Liquiditätsplan angeben. Dies ist dann der Fall, wenn Sie die Gründungskosten mit Eigenkapital finanzieren.

Privatentnahmen zur Finanzierung Ihres Lebensunterhalts tragen Sie erst in dem Monat ein, in dem der Liquiditätssaldo positiv wird. Die fachkundige Stelle prüft, ob Sie in der Lage sind, mit Ihrem Unternehmen spätestens nach Ablauf des Gründungszuschusses Ihre Lebenshaltungskosten zu decken.

Vergessen Sie bei den Privatentnahmen nicht Ihre soziale Absicherung (Kranken- und Pflegeversicherung). Berücksichtigen Sie außerdem, dass Künstler und Publizisten in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind.

Das mag abschreckend klingen - aber haben Sie keine Angst vor der Erstellung des Liquiditätsplans. In der Gründungsphase fehlen Ihnen die Erfahrungswerte, das ist natürlich. Aber das Aufstellen der Liquiditätsplanung zeigt auf jeden Fall: Sie haben sich Gedanken gemacht und mit der Liquiditätsplanung auseinandergesetzt.

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Über die Autorin:

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Ines Böttger ist Diplom-Kauffrau mit den Schwerpunkten Marketing und Controlling. Nach jahrelanger Tätigkeit als Projektkoordinatorin in der Informationstechnologie Branche machte Sie nach der Geburt ...

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