Serien-E-Mails mit MS Word erstellen und über Outlook versenden

Seriendruck mit Word

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Stand: 23. September 2011

Sie möchten via Outlook viele E-Mails - mit annähernd gleichem Text - versenden. Kein Problem, denn Word 2003/2007/2010 besitzen die Serienbrieffunktion, mit der Sie über Outlook auch Serienmails erstellen können.

Voraussetzungen

Auf Ihrem Computer muss ein MAPI (Messaging Application Program Interface) - kompatibles E-Mail-Programm installiert sein, wie z. B. MS Outlook. Sie müssen dieselben Versionen von Outlook und Word verwenden, also z. B. MS Office Word 2007 in Verbindung mit MS Office Outlook 2007.

In der von Ihnen benutzten Datenquelle, z.B. den Outlook-Kontakten oder div. Listen (weiteres dazu unter Schritt 3), sollten die in den E-Mails verwendeten Felder richtig ausgefüllt sein. Mindestvoraussetzung ist natürlich, dass im Feld "E-Mail" (bzw. "EMAIL") die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist.

Die folgenden Abbildungen betreffen, wenn nicht anders bemerkt, Word 2007 bzw. Outlook 2007. Die Anwendung dieses Themas für Word 2003/2010 und Outlook 2003/2010 ist analog und sieht ähnlich aus.

Sie mögen einwenden: "Über Verteilerlisten kann ich ebenfalls viele gleichlautende E-Mails verschicken." Das stimmt, aber bei der hier vorgestellten Variante können Sie wesentlich seriösere Mitteilungen anfertigen, indem Sie Kontaktfelder im Text der E-Mail wie Vorname, Name, Position usw. verwenden, die Sie mittels Bedingungen anpassen. Bei Anreden bspw. können Sie entscheiden, ob automatisch "Sehr geehrte Frau...," oder "Sehr geehrter Herr..." geschrieben werden soll. Da können Sie Ihre Kenntnisse vom Serienbrief bzgl. der Bedingungsfelder (Wenn ... Dann ... Sonst...) einbringen.

Ausschnitt aus Kontakten. WICHTIG: Die E-Mail-Adressen

Word und (!) Outlook sind gestartet. Schreiben Sie zunächst in Word die eigentliche Nachricht und fügen Sie ggf. Grafiken ein. Fahren Sie fort ...

  • bei Word 2003 mit "Extras" - "Briefe und Sendungen..." - "Serienbrieferstellung..." bzw.

  • bei Word 2007/2010 wählen Sie "Sendungen" - "Seriendruck starten" - "Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen".

Seriendruckassistent bei Word 2007/2010 aufrufen

Im Fenster rechts öffnet sich der Aufgabenbereich für den Seriendruck-Assistenten, der Sie in 6 Schritten zum gewünschten Ergebnis führt. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, indem Sie immer nach Ausfüllen der Optionen für den aktuellen Schritt auf den Hyperlink "Weiter" klicken.

  1. Schritt 1: Wählen Sie als Dokumententyp "E-Mail-Nachrichten".

    Dokumententyp wählen

  2. Nach Klick auf "Weiter" folgt Schritt 2.

    Startdokument wählen

  3. Nach Ihrer Auswahl, z. B. "Aktuelles Dokument verwenden", folgt Schritt 3 zur Auswahl der Datenquelle mit den E-Mail-Adressen der Empfänger.

    Empfänger wählen.

    Klicken Sie die Option "Von Outlook-Kontakten wählen" an, wenn die Daten für die Empfänger einem Kontakteordner von Outlook entnommen werden sollen, und schließen Sie mit Klick auf "Wählen Sie einen Kontakteordner" ab. Es muss nicht sein, aber es macht durchaus Sinn, wenn Sie extra vorher einen Kontakt-Ordner für diese Aufgabe angelegt haben.

    Kontaktlistenordner wählen.

    Nach "OK" erscheint die Liste der möglichen Empfänger.

    Ausschnitt aus der Liste der Seriendruckempfänger

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Absenderadresse verändern

Liebes Akademie-Team,

ich habe doch noch eine Frage zum Versenden von Seriendruckmails.

Ich habe eigentlich schon alles geschafft und Emails verschickt, allerdings habe ich zwei Konten bei Outlook (das ich auf dem Rechner habe) und möchte die zu sendende Email am liebsten von der anderen Emailadresse verschicken, als es Word automatisch erkennt. Wie kann ich das einstellen?
Eine Antwort wäre super!! :-)

Newsletter auch ohne HTML

Der Beitrag war für uns sehr hilfreich. Allerdings haben wir jetzt ein Programm gefunden, das Newsletter direkt personalisiert in Outlook erstellt, und das einfach per Drag and Drop. Folgendes Video http://www.successcontrol.de/videos-so-einfach-kann-es-sein/ zeigt wie das geht.

Viele Grüsse
Sonja

... aber für mindestens 80 Euro

Liebe Sonja,

vielen Dank auf für den werblichen Hinweis. Sie sollten fairerweise auch dazusagen, dass das Produkt in der günstigsten Variante offenbar 80 Euro kostet. Das ist keine Schande, aber allemal der Erwähnung wert, finden wir.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Antwort: Absenderadresse verändern

Hallo,
wenn Sie Word als Ausgangspunkt nehmen, ist es am einfachsten, das gewünschte E-Mailkonto zum "Standard"-Konto zu machen. In Outlook 2007 erledigen Sie das über "Extras" - "Kontoeinstellungen" - "Als Standard festlegen", in Outlook 2010 über "Datei" - "Info" - "Kontoeinstellungen" - "Als Standard festlegen".
Viel Erfolg und lassen Sie uns wissen, ob's geklappt hat. Nach Abschluss des Serienmail-Versands können Sie die Voreinstellung auf demselben Weg auch wieder rückgängig machen.
Herzliche Grüße
Robert Chromow

Absendeadresse Ändern

Hallo,
habe auch mehrere Mailkonten in Outlook und versuche gerade verzweifelt von einem anderen Konto als der Exchange Konto eine Serienmail aus Word zu versenden.
Habe bereits das gewünschte Mailkonto zum "Standard" erklärt.
Trotz Neustart und eingestelltem "Standardmailaccount zum Senden" nutz Oiutlook weiterhin automatisch den Excache account.
HILFE!!!
Grüße
Ludwig

Antwort: Absendeadresse Ändern

Hallo Ludwig,
mangels Exchange-Konto kann ich das Problem leider nicht nachvollziehen. Wenn es sich um Office 2010 handelt, tritt das von Ihnen beschriebene Verhalten aber offenbar häufiger auf, vgl. z. B.
http://www.pctipp.ch/forum/showthread.php?t=25717
Möglicherweise handelt es sich um einen Programmfehler. Am besten wenden Sie sich direkt an den Microsoft-Office-Support:
http://support.microsoft.com/contactus/?ws=support
Lassen Sie uns wissen, wenn Sie eine Lösung gefunden haben.
Danke und alles Gute
Robert Chromow

Signatur

Eine Frage: Wie kriege ich Word dazu, dass er die normale Signatur aus Outlook in jedes Email reinschreibt?
(Ich spreche nicht von digitaler Signatur, sondern: Wenn ich in Outlook eine neue Nachricht mache, kann ich oben Signaturen auswählen. Dort habe ich eine Standardsignatur und ich möchte, dass die für jedes Serien-Email gesetzt wird.)

Antwort: Signatur

Guten Tag,
leider habe ich Ihre Frage nicht ganz verstanden: Wenn Sie - wie im Beitrag weiter oben beschrieben - Word als Ausgangspunkt für Ihre Serienmails nehmen, dann können Sie den Signatur-Inhalt doch gleich in das zugrunde liegende Word-Dokument einfügen. Auf diese Weise sparen Sie sich den Umweg über die (passende) Outlook-Signatur - oder habe ich Ihr Anliegen missverstanden?
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Nach unserer Kenntnis geht das nur mit einer wesentlich aufwändigeren Lösung oder aber mit diesem Add-In, das allerdings Geld kostet:

http://www.add-in-world.com/katalog/serienprofipaket/

viele Grüße
Ihre akadmemie.de-Redaktion

Gute Anleitung, danke für die Hilfe.

Ist es auch möglich jeder E-mail eine individuelle Datei anzuhängen ?

Die Sache mit der Exceldatei ist wirklich toll. Vielen Dank dafür.

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Über den Autor:

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Dieter Frommhold, Jahrgang 1943, Diplom-Lehrer für Physik und Mathematik, Verlagslektor und Programmierer. Seit 1971 langjährige Lehrtätigkeit über Betriebssysteme und Programmierung.

Ab 1994 arbe ...

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