DruckversionSie möchten via Outlook viele E-Mails - mit annähernd gleichem Text - versenden. Kein Problem, denn Word 2003/2007/2010 besitzen die Serienbrieffunktion, mit der Sie über Outlook auch Serienmails erstellen können.
Voraussetzungen
Auf Ihrem Computer muss ein MAPI (Messaging Application Program Interface) - kompatibles E-Mail-Programm installiert sein, wie z. B. MS Outlook. Sie müssen dieselben Versionen von Outlook und Word verwenden, also z. B. MS Office Word 2007 in Verbindung mit MS Office Outlook 2007.
In der von Ihnen benutzten Datenquelle, z.B. den Outlook-Kontakten oder div. Listen (weiteres dazu unter Schritt 3), sollten die in den E-Mails verwendeten Felder richtig ausgefüllt sein. Mindestvoraussetzung ist natürlich, dass im Feld "E-Mail" (bzw. "EMAIL") die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist.
Die folgenden Abbildungen betreffen, wenn nicht anders bemerkt, Word 2007 bzw. Outlook 2007. Die Anwendung dieses Themas für Word 2003/2010 und Outlook 2003/2010 ist analog und sieht ähnlich aus.
Sie mögen einwenden: "Über Verteilerlisten kann ich ebenfalls viele gleichlautende E-Mails verschicken." Das stimmt, aber bei der hier vorgestellten Variante können Sie wesentlich seriösere Mitteilungen anfertigen, indem Sie Kontaktfelder im Text der E-Mail wie Vorname, Name, Position usw. verwenden, die Sie mittels Bedingungen anpassen. Bei Anreden bspw. können Sie entscheiden, ob automatisch "Sehr geehrte Frau...," oder "Sehr geehrter Herr..." geschrieben werden soll. Da können Sie Ihre Kenntnisse vom Serienbrief bzgl. der Bedingungsfelder (Wenn ... Dann ... Sonst...) einbringen.
Ausschnitt aus Kontakten. WICHTIG: Die E-Mail-Adressen
Word und (!) Outlook sind gestartet. Schreiben Sie zunächst in Word die eigentliche Nachricht und fügen Sie ggf. Grafiken ein. Fahren Sie fort ...
bei Word 2003 mit "Extras" - "Briefe und Sendungen..." - "Serienbrieferstellung..." bzw.
bei Word 2007/2010 wählen Sie "Sendungen" - "Seriendruck starten" - "Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen".
Seriendruckassistent bei Word 2007/2010 aufrufen
Im Fenster rechts öffnet sich der Aufgabenbereich für den Seriendruck-Assistenten, der Sie in 6 Schritten zum gewünschten Ergebnis führt. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, indem Sie immer nach Ausfüllen der Optionen für den aktuellen Schritt auf den Hyperlink "Weiter" klicken.
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Schritt 1: Wählen Sie als Dokumententyp "E-Mail-Nachrichten".
Dokumententyp wählen
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Nach Klick auf "Weiter" folgt Schritt 2.
Startdokument wählen
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Nach Ihrer Auswahl, z. B. "Aktuelles Dokument verwenden", folgt Schritt 3 zur Auswahl der Datenquelle mit den E-Mail-Adressen der Empfänger.
Empfänger wählen.
Klicken Sie die Option "Von Outlook-Kontakten wählen" an, wenn die Daten für die Empfänger einem Kontakteordner von Outlook entnommen werden sollen, und schließen Sie mit Klick auf "Wählen Sie einen Kontakteordner" ab. Es muss nicht sein, aber es macht durchaus Sinn, wenn Sie extra vorher einen Kontakt-Ordner für diese Aufgabe angelegt haben.
Kontaktlistenordner wählen.
Nach "OK" erscheint die Liste der möglichen Empfänger.
Ausschnitt aus der Liste der Seriendruckempfänger
Die Sache mit der Exceldatei ist wirklich toll. Vielen Dank dafür.
Gute Anleitung, danke für die Hilfe.
Ist es auch möglich jeder E-mail eine individuelle Datei anzuhängen ?
Nach unserer Kenntnis geht das nur mit einer wesentlich aufwändigeren Lösung oder aber mit diesem Add-In, das allerdings Geld kostet:
http://www.add-in-world.com/katalog/serienprofipaket/
viele Grüße
Ihre akadmemie.de-Redaktion