Im Prinzip ist das Rezept für die Serien-Mixtur wirklich ganz einfach: Man nehme einen Vordruck mit Platzhaltern, verknüpfe ihn mit dazu passenden Datenbeständen und mische daraus viele, viele persönliche Anschreiben, Listen oder Etiketten.

Unabhängig von der eingesetzten Software funktioniert der Seriendruck grundsätzlich überall gleich:

1. Sie legen ein Hauptdokument an: Dort geben Sie die gleichbleibenden Bestandteile des Anschreibens ein und platzieren an passenden Stellen die erforderlichen Variablen (zum Beispiel für Namen, Anschrift oder Anrede).

2. Sie verknüpfen dieses "Master-Dokument" mit einer Datei, in der sich die benötigten variablen Informationen befinden. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie eine bestehende Datenquelle nutzen oder sie kurzfristig neu erstellen. (Letzteres ist allerdings eher die Ausnahme, denn es geht ja gerade darum, wiederholten Erfassungsaufwand zu minimieren.) Unter einer Datenquelle stellen Sie sich am besten eine Tabelle vor: Die Spaltenüberschriften ("Header")in der ersten Zeile decken sich mit den den Platzhalter-Bezeichnungen im Hauptdokument.

3. Ergebnis des Mischens sind dann neue - zunächst temporäre - Dateien, die Sie bei Bedarf vor dem Ausdruck in aller Ruhe in Augenschein nehmen und - sofern erforderlich - manuell nachbearbeiten können. Anders als in der PC-Steinzeit üblich, müssen Sie heutzutage also nicht mehr befürchten, dass nach Auslösen des "Seriendruck"-Befehls direkt der Drucker anspringt und ggf. unbrauchbare Dokumente in großer Zahl zu Papier bringt.

Das Serienbrief-Prinzip

Erfreulich beim Seriendruck-Assitenten von Word: Jede einzelne automatisch erzeugte Sendung können Sie wie ein ganz normales Word-Dokument bearbeiten (und bei Bedarf auch als solches speichern)!

Nachdem Sie sich mit dem Aufbau und der Funktionsweise der Word-Serienbriefe vertraut gemacht haben, erstellen Sie personalisierte Rundbriefe im Handumdrehen und passen deren Erscheinungsbild auf einfache Weise genau an Ihre Anforderungen an. Wie Ihnen das gelingt, zeigen wir Ihnen zunächst an einem ganz einfachen Kombination aus Word und Excel-Datei.