Per E-Mail versandte oder im Internet zum Download bereitgestellte elektronische Rechnungen werden vom Finanzamt künftig auch dann akzeptiert, wenn sie nicht digital signiert sind. Das geht aus dem jetzt beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz hervor. Die Regelung tritt rückwirkend zum 1. Juli 2011 in Kraft. Wir erläutern die geänderte Rechtslage.

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen als Dateianhang in E-Mails oder stellen sie in Form von PDF-Dokumtenten im Internet zum Download bereit. Doch so sinnvoll, ressourcenschonend und kostengünstig die elektronische Rechnungsstellung seit eh und je ist: Der Vorsteuerabzug durch Geschäftsleute war bislang offiziell nur dann zulässig, wenn das Rechnungsdokument eine "qualifizierte elektronische Signatur" enthielt oder per "elektronischem Datenaustausch" (EDI) erzeugt worden ist.

In Artikel 5 des jetzt beschlossenen Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (PDF, 1,3 MB) hat die Bundesregierung dieser wirklichkeitsfremden Auflage des Umsatzsteuergesetzes endlich den Garaus gemacht: Der Signaturzwang wurde zum 1. Juli 2011 rückwirkend außer Kraft gesetzt.

Der neue § 14 Abs. 1 UStG: mehr Text - weniger Stress.

Die Entschärfung der rigiden und europaweit einmaligen deutschen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungstellung geht übrigens zurück auf die im vergangenen Sommer geänderte EU-Richtlinie 2006/112/EG, die von den Mitgliedsländern bis spätestens Ende 2012 Maßnahmen unter anderem zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung verlangt.

Weitreichende Prüfpflichten

Ab sofort wird der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen von der deutschen Finanzverwaltung grundsätzlich akzeptiert. Und das ist auch gut so: Wie die Kritiker der bisher hohen Signaturhürde immer wieder zu Recht betont haben, können Zweifel an der Authentizität von Rechnungsdokumenten schließlich auch dann bestehen, wenn sie per Post verschickt worden sind.

Ganz gleich, ob es sich um Papierrechnungen oder um elektronische Rechnungen handelt, müssen vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftsleute künftig die folgenden Merkmale einer Rechnung überprüfen:

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung (d. h. die Identität des Rechnungsausstellers),

• die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d. h. die Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert) und

• die Lesbarkeit der Rechnung ("mit menschlichem Auge").

Auf welche Weise Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungsdokumenten geprüft ihre Lesbarkeit sichergestellt werden, lässt der Gesetzgeber offen. Sicher ist nur: Mit elektronisch signierten oder per elektronischem Datenaustausch (EDI) erzeugten Rechnungen sind Versender und Empfänger weiterhin auf der sicheren Seite.

Für alle anderen Fälle lautet die ungewohnt großzügig formulierte gesetzliche Prüfvorschrift wie folgt:

"Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."

Wichtig: Rechnungsempfänger können auch in Zukunft auf einer Papierrechnung bestehen: Der Versand elektronischer Rechnungen ist nach wie vor vom Einverständnis des Rechnungsempfängers abhängig. Ein Anrecht auf Ausstellen einer Rechnung (und damit bei Bedarf auch einer Papierrechnung) haben laut § 14 Abs. 2 UStG generell aber nur Geschäftsleute. Privatpersonen dürfen nur bei Grundstücksgeschäften und Bauleistungen eine Rechnung verlangen.

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Nebulöse Prüfvorgaben

So erfreulich die Neuregelung grundsätzlich ist: Was man sich unter einem "verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung" vorzustellen hat und welche konkreten Anforderungen an die innerbetrieblichen Kontrollverfahren gestellt werden, muss sich im Lichte der Umsatzsteuerprüfungen nach neuem Recht erst noch zeigen. Manche Experten, darunter der Deutscher Steuerberaterverband, befürchten aber schon, dass der Vereinfachungseffekt durch überzogene Anforderungen der Finanzverwaltungen gleich wieder zunichtegemacht wird.

Fazit

Die Abschaffung des Signatur-Damoklesschwerts wurde höchste Zeit: Zwar haben große Teile der Wirtschaft die Plicht zur elektronischen Signatur jahrelang einfach ignoriert. Besonders bei Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden hat die Vorschrift aber für unverhältnismäßig viel Unsicherheit gesorgt - vor allem in Bezug auf den gefährdeten Vorsteuerabzug.

Außerdem haben viele Geschäftsleute in der Vergangenheit sicherheitshalber auf die Kosten- und Zeitvorteile des elektronischen Rechnungsversands verzichtet - sei es, um den Signaturaufwand zu vermeiden, sei es, um Auseinandersetzungen mit Kunden über unsignierte Rechnungen aus dem Weg zu gehen.

Elektronische Rechnungen werden künftig zum Regelfall werden. Solange es dabei um überschaubare Vorsteuerbeträge geht, dürfte sich die Aufregung bald legen: Der kritische Blick auf Eingangsrechnungen versteht sich ja schon aus innerbetrieblichem Eigeninteresse von selbst. Wer dann noch überprüft, ob die allgemeinen Rechnungs-Pflichtbestandteile vorhanden sind, dürfte bei Alltagsgeschäften unter steuerlichen Gesichtspunkten auf der sicheren Seite sein.

Bei größeren Ausgaben empfiehlt sich dann eine gründlichere Prüfung. Falls Ihnen Zweifel an der Plausibilität und Glaubwürdigkeit einer elektronischen Rechnung kommen, lassen Sie sich im Einzelfall sicherheitshalber ein konventionelles Rechnungsdokument schicken. Damit räumen Sie dann zumindest alle Zweifel an Manipulationen auf dem elektronischen Übermittlungsweg aus.