Seit Januar 2013 müssen Betriebe ihre Lohnsteueranmeldungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Anträge auf Dauerfristverlängerungen, Sondervorauszahlungen sowie Zusammenfassende Meldungen "authentifiziert übermitteln". Im August endet die Übergangsfrist für Nachzügler. Wir zeigen, wie's das „authentifizierte Elstern“ funktioniert.

Schon seit Jahren sind Selbstständige und Unternehmer verpflichtet, ihre betrieblichen Steuererklärungen, Lohnsteueranmeldungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und viele andere Mitteilungen ans Finanzamt auf elektronischem Weg zu übermitteln. Bislang hat der Fiskus aber darauf verzichtet, die Echtheit und Unversehrtheit der Datenübermittlung in jedem Fall zu überprüfen: Stattdessen verlangen die Finanzämter in manchen Fällen zusätzlich die Unterschrift des Steuerpflichtigen auf einer komprimierten Papierversion (z. B. bei der Einnahmenüberschussrechnung oder der Jahres-Einkommensteuererklärung).

Die Echtheit elektronischer Steuer(vor)anmeldungen musste dagegen bislang überhaupt nicht bewiesen werden: Sie konnten daher theoretisch vergleichsweise leicht manipuliert werden.

Neuregelung ab Januar 2013

Der Grauzonen-Zustand wird Anfang kommenden Jahres beendet: In folgenden Fällen erkennen die Finanzämter elektronische Datenübermittlungen nur noch "in authentifizierter Form" an:

• Umsatzsteuer-Voranmeldungen,

• Anträge auf Dauerfristverlängerung,

• Anmeldungen von Sondervorauszahlungen,

• Zusammenfassende Meldungen sowie

• Lohnsteuer-Anmeldungen.

Für die Authentifizierung ist eine elektronische Signatur erforderlich. Handschriftliche Bestätigungen elektronischer Übermittlungen sind in den genannten Fällen nicht mehr vorgesehen. Wichtig: Eine Übergangsregelung wird es nach dem Willen der Finanzverwaltungen nach dem 1. Januar 2013 nicht geben. Ab diesem Zeitpunkt sind Datenübermittlungen ohne elektronische Authentifizierung in den genannten Fällen nicht mehr möglich!

Bitte beachten Sie: Für alle anderen Steuer-Datenübermittlungen gilt die neue Signaturpflicht vorläufig noch nicht. So dürfen zum Beispiel Einnahmenüberschussrechnungen sowie betriebliche und private Steuererklärungen weiterhin unsigniert übertragen werden. Weil damit aber bekanntlich zusätzlicher handschriftlicher Bestätigungsaufwand verbunden ist und die meisten Unternehmer aufgrund der signaturpflichtigen Transaktionen ohnehin eine elektronische Signatur benötigen, erklären wir das Signaturverfahren sowohl für Steuer(vor)anmeldungen als auch für die wichtigsten anderen Steuerdaten-Übermittlungen.

Anerkannte Signaturverfahren

Als elektronische Signatur akzeptiert der Fiskus ...

• sowohl die amtlichen Elster-Zertifikate

• als auch qualifizierte Chipkarten-Signaturen anerkannter Zertifizierungsdiensteanbieter wie "S-Trust" (der Sparkassen), "Signtrust" (der Deutschen Post), "D-Trust" (der Bundesdruckerei) oder auch die der Steuerberater-Organisation DATEV. Sofern deren Signaturfunktion freigeschaltet ist, können Sie Ihre Steuererklärungen sogar mit der Geldkarte elektronisch signieren.

• Ab Ende 2012 sollen Steueranmeldungen und Steuererklärungen außerdem mit dem elektronischen Personalausweis signiert werden können - sofern dessen Signaturfunktion freigeschaltet ist.

Wichtig: Bevor Sie mit bereits vorhandenen Signatur-Chipkarte anderer Zertifizierer Steuerdaten-Übermittlungen authentifizieren können, ist eine Registrierung bei ElsterOnline erforderlich. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite "Vorhandene Signatur-Hardware nutzen".

Bitte beachten Sie: Von der Finanzverwaltung nicht anerkannt sind einfache digitale Signaturen auf Basis der Public-/Private-Key-Technik (wie die auf Basis von PGP, GnuPG oder auch Verisign). Schon gar nicht ausreichend sind einfache Text-"Signaturen", wie sie häufig am Ende von E-Mails zu finden sind.

Kapitel-Übersicht

Damit Sie sich auf den folgenden Seiten besser zurechtfinden, hier die wichtigsten Inhalte im Überblick:

• Sie haben noch keine elektronische Signatur? Im ersten Kapitel erfahren Sie, wie Sie das kostenlose ElsterBasis-Signaturzertifikat beantragen.

• Im zweiten Kapitel erklären wir den häufigsten Signaturfall: die Umsatzsteuervoranmeldung. Je nachdem, welche Signatur Sie verwenden und auf welchem Weg Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen übermitteln wollen, unterscheiden wir dort die folgenden Szenarien:

  • UStVA mit ElsterBasis-Zertifikat über das Finanzamts-Portal "ElsterOnline",

  • UStVA mit ElsterBasis-Zertifikat mithilfe der Finanzamts-Software "ElsterFormular" und

  • UStVA mit Signatur-Chipkarte via ElsterFormular.

• Im dritten Kapitel ist das Signaturverfahren für weitere Steueranträge und Steueranmeldungen beschrieben, die ab Januar 2013 ausschließlich elektronisch signiert übermittelt werden dürfen. Auch hier wird unterschieden zwischen der Übermittlung via "ElsterOnline" und "ElsterFormular".

• Im vierten Kapitel erfahren Sie, wie Sie Ihr Signatur-Zertifikat nutzen, um private und / oder betriebliche Steuererklärungen elektronisch signiert ans Finanzamt zu übermitteln. Das ist zwar noch nicht vorgeschrieben, vereinfacht am manches.

• Links zu weiterführenden Artikeln rund um die erwähnten Steuer(vor)anmeldungen und Steuererklärungen finden Sie im fünften und letzten Kapitel.