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Studenten im Betrieb

Was Arbeitgeber über Studentenjobs, Werkstudenten und die geringfügige Beschäftigung von Studenten wissen sollten

Wenn Studenten arbeiten, gelten für sie meistens Besonderheiten. Z.B. fallen bei Werkstudenten Sozialversicherungsbeiträge weg. Stimmen aber die Voraussetzungen nicht, wird es im Nachhinein teuer: für Arbeitgeber und/oder Studenten. (Photo: rawpixel.com)

Studenten sind als Aushilfskräfte im Betrieb gefragt – sie sind zeitlich oft flexibel. Und vor allem fallen für sie in vielen Fällen weniger oder sogar gar keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Allerdings muss man im konkreten Fall genau prüfen, ob die Voraussetzungen auch stimmen, sonst wird es im Nachhinein teuer: für den Arbeitgeber, wenn er Sozialversicherungsbeiträge nachentrichten muss, und für den Studenten, wenn er seine Zuverdienstgrenzen überschreitet.

In diesem Beitrag stellen wir die einschlägigen Regelungen für Studentenjobs kurz vor, ob als Werkstudent oder als geringfügig Beschäftigter.

Studenten beschäftigen

Studenten, die ihr Studium ernsthaft und nicht nur pro forma betreiben (Juristen nennen sie „ordentlich Studierende“), können trotzdem nebenbei arbeiten gehen und sich dadurch etwas dazuverdienen. Studenten kommen sogar in den Genuss besonderer Regelungen, die sie für Arbeitgeber interessant machen: Unter bestimmten Umständen entfällt bei ihnen ein Teil der Sozialversicherungsbeiträge.

Das muss allerdings jeweils im Einzelfall geprüft werden. Hier finden Sie die wichtigsten Regelungen zur Beschäftigung von Studenten als sogenannte Werkstudenten. Außerdem gehen wir auf die Alternative der geringfügigen Beschäftigung ein.

Werkstudenten

Werkstudenten sind Studierende, die nebenbei als abhängig Beschäftigte Geld verdienen. Sie sind also weder selbstständig tätig noch im Rahmen eines Praktikums oder zum Erstellen einer Abschlussarbeit o. Ä. Für ihre Arbeitszeiten gelten jedoch Obergrenzen – dazu gleich mehr.

Traditionell hängt bei Werkstudenten die Arbeit auch mehr oder weniger eng mit ihrem Studium zusammen. Der typische Fall ist der angehende Maschinenbauer, der nebenbei bei einem Autohersteller arbeitet und so nicht nur Geld verdient, sondern auch Einblick in die Abläufe eines Industriebetriebs bekommt. Aus Sicht der Lohnabrechnung ist ein inhaltlicher Zusammenhang zwischen Tätigkeitsgebiet und Studienfach nicht zwingend. Deshalb benutzen wir den Begriff Werkstudent im Folgenden neutral.

Werkstudentenprivileg: keine Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung

Das Besondere an Werksstudenten: Für sie fallen grundsätzlich keine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und zur Arbeitslosenversicherung an. Wie viel sie verdienen, spielt dafür keine Rolle. Es müssen jedoch andere Voraussetzungen erfüllt sein.

  • Sie müssen ordentlich Studierende und an einer anerkannten Hochschule immatrikuliert sein. Der Besuch von Fach-, Techniker- und Meisterschulen zählt ebenfalls. Ein Promotions- oder Weiterbildungsstudium sowie ein dualer Studiengang mit betrieblichem Ausbildungsanteil zählen dagegen nicht. Während Urlaubssemestern kann man ebenfalls kein Werkstudent sein.

  • Außerdem muss trotz des Jobs der Schwerpunkt der Arbeitsleistung auf dem Studium liegen. Das bedeutet, dass die Arbeitszeit im Nebenjob 20 Wochenstunden nicht überschreiten darf. (Es gibt dabei Ausnahmen; mehr dazu im nächsten Abschnitt.)

Wenn der Student mehrere Werkstudenten-Jobs gleichzeitig hat, müssen die Arbeitszeiten zusammengezählt werden.

Mehr als 20 Wochenstunden

In gewissen Fällen sind mehr als 20 Wochenstunden möglich, ohne das Werkstudentenprivileg zu verlieren.

Das ist zum einen während der Semesterferien möglich – in dieser Zeit gibt es keine Beschränkung der Wochenstundenzahl.

Außerdem kann die 20-Stunden-Grenze auch im Semester überschritten werden, wenn man plausibel machen kann, dass ausreichend viele der Arbeitsstunden auf das Wochenende oder in die Abend- und Nachtstunden fallen und deshalb der Schwerpunkt der Arbeitsleistung trotz des Jobs auf dem Studium liegt. (Beispiel: Der Job umfasst 26 Wochenstunden, 8 davon fallen jedoch auf den Sonntag, nur achtzehn auf Wochentage/tagsüber.)

Ob im konkreten Fall das Werkstudentenprivileg gilt, entscheiden zunächst die Krankenkassen. Im Zweifel sollte der Student belegen können, dass er trotz des Nebenjobs aktiv weiterstudiert.

Wenn der Werkstudent mehr als 20 Wochenstunden arbeitet, darf er maximal für 26 Wochen innerhalb einer Jahresfrist beschäftigt werden. Dabei zählen vorhergehende Jobs mit. Wird diese 26-Monate-Grenze binnen Jahresfrist (nicht im Kalenderjahr, sondern zurückgerechnet) überschritten, gilt der Student als normaler Arbeitnehmer. Dann werden normale Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Lohnsteuer

Werkstudenten sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig. In den meisten Fällen wird der Verdienst aber unter dem Grundfreibetrag bleiben (2018: 9.000 Euro), zu dem ja noch die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro kommt. Wird überhaupt Lohnsteuer abgezogen, kann sie sich der Student in vielen Fällen durch eine Einkommensteuererklärung zurückholen.

Zunächst muss der Arbeitgeber aber den normalen Lohnsteuerabzug durchführen. Er benötigt also vom Werkstudenten die üblichen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Kinderfreibeträge, Steuerklasse, Konfession etc.) und natürlich die Steueridentifikationsnummer.

Rentenversicherung und Rentenversicherungspflicht

Bisher ging es um das Werkstudentenprivileg: das Entfallen von Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Dafür ist die 20-Stunden-Grenze relevant, mit den genannten Ausnahmen.

Eine andere Frage ist die nach der Rentenversicherungspflicht: Werkstudenten sind regulär rentenversicherungspflichtig. Um Rentenversicherungsbeiträge ganz zu vermeiden oder auf eine Pauschale zu beschränken, bleibt nur eine geringfügige Beschäftigung als Alternative.

Geringfügige Beschäftigung als Alternative

Falls entweder das Gehalt oder die Dauer der Beschäftigung bestimmte Grenzen nicht überschreitet, ist eine geringfügige Beschäftigung als Alternative zur Anstellung als Werkstudent möglich.

Als geringfügige Beschäftigung werden im Sozialversicherungsrecht zwei recht unterschiedliche Arbeitsverhältnisse bezeichnet:

  • der 450-Euro-Job (Minijob) als geringfügig entlohnte Beschäftigung

  • die kurzfristige geringfügige Beschäftigung von höchstens dreimonatiger Dauer

Alternative zum Werkstudenten-Status: Kurzfristige Beschäftigung

Unproblematisch in Bezug auf Sozialversicherungsbeiträge ist bei Studenten (wie bei anderen Arbeitnehmern) ein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis. Die Beiträge entfallen dabei nämlich komplett. Die Lohnsteuer kann pauschaliert in Höhe von 25 Prozent abgeführt werden.

Allerdings müssen solche Jobs zeitlich begrenzt sein (auf 70 Tage oder auf drei Kalendermonate, falls fünf Tage pro Woche gearbeitet wird). Außerdem dürfen die Einsätze nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Weitere Einzelheiten finden Sie im akademie.de-Beitrag zu befristeten Arbeitsverhältnissen.

Alternative zum Werkstudenten-Status: Minijob/450-Euro-Job

Bei einem geringfügig entlohnten Beschäftigungsverhältnis, landläufig 450-Euro-Job oder Minijob genannt, muss der Arbeitgeber zwar Sozialversicherungsbeiträge bezahlen, aber in Form einer Pauschale. Der Arbeitnehmer muss nur dann Beiträge zur Rentenversicherung abführen, wenn er nicht schriftlich darauf verzichtet. Die Lohnsteuer beträgt nur zwei Prozent und wird häufig vom Arbeitgeber übernommen.

Mindestlohn

Der Mindestlohn gilt auch für Studenten, egal ob sie als Werkstudenten oder als geringfügig Beschäftigte arbeiten.

Der Arbeitgeber muss beispielsweise bei einem 450-Euro-Job darauf achten, dass der Student nicht mehr als 50,9 Stunden arbeitet (Stand 2017). Sonst wird der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn von 8,84 Euro pro Stunde nicht erreicht.

Zur Absicherung des Arbeitgebers

Wenn Sie einen Werkstudenten beschäftigen, sollten Sie unbedingt Immatrikulationsbescheinigungen zu den Unterlagen nehmen.

Außerdem ist bei Werkstudenten wie bei geringfügig beschäftigten Studenten eine unterschriebene Erklärung sinnvoll, dass keine weiteren Arbeitsverhältnisse bestehen (bzw. bestanden haben).

Wenn die Grenzen für das Werkstudentenprivileg oder für den Minijobber-Status überschritten werden, dann trifft das ja nicht nur den Studenten selbst. In diesem Fall hat auch der Arbeitgeber den Schaden: Erstens muss er Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, zum Zweiten haftet er für die korrekte Abführung.

Aus Sicht des Studenten wichtig: Hinzuverdienstgrenzen

Aus Sicht des Studenten gibt es wichtige Hinzuverdienstgrenzen – beim BAföG, beim Kindergeld und für die Familienversicherung. Werden sie überschritten, werden diese Leistungen eingeschränkt oder entfallen.

Hinzuverdienstgrenze in der Familienversicherung

Bis 25 kann ein Student sich beitragsfrei über seine Eltern in der gesetzlichen Krankenversicherung mitversichern (Familienversicherung).

Grundsätzlich darf ein Student im Jahr 2018 nur 435 Euro (2017: 425 Euro) monatlich dazuverdienen, (ein Siebtel der monatlichen Bezugsgröße, die 2018 bei 3.045 liegt). Die gute Nachricht: Als Ausnahme kann ein Minijob bis zu 450 Euro, d. h. voll ausgeschöpft werden.

Hinzuverdienstgrenze BAföG

Bis zu 450 Euro dürfen Studenten auch im monatlichen Durchschnitt verdienen, ohne dass es auf den BAföG-Anspruch angerechnet wird – ein Minijob ist also unschädlich. Dieser Freibetrag gilt seit dem Wintersemester 2016/17. Maßgeblich ist immer, wie hoch der Hinzuverdienst im Bewilligungszeitraum war, umgerechnet auf die Zahl der Monate. Falls BAföG wie üblich für ein Jahr gewährt wurde, darf der Student in dieser Zeit also 5.400 Euro dazuverdienen.

Natürlich ist es letztlich das Problem des Studenten und nicht seines Arbeitgebers, wenn sich der Nebenverdienst im Nachhinein als zu hoch herausstellt. Ein frühzeitiger Hinweis untermauert aber den Ruf als guter Arbeitgeber.

Entscheidend ist der Zufluss, d. h., wann der Arbeitgeber das Geld überweist, und nicht, wann die Arbeit geleistet wurde. Verspätete Gehaltsüberweisungen aus einem früheren Job können also zu einer BAföG-Rückzahlung führen.

Hinzuverdienst zum Kindergeld: Nur beim Zweitstudium relevant

Der Kindergeldanspruch wird während eines Erststudiums nicht gefährdet, wenn der Student nebenher arbeitet – in diesem Fall gibt es keine Hinzuverdienstgrenze.

Bei einem Zweitstudium ist das allerdings anders: Dann können sich Einkünfte aus einer Nebentätigkeit schädlich auf den Kindergeldanspruch auswirken. Da der Kindergeldanspruch für studierende Kinder bis zum 25. Geburtstag reichen kann, ist die Gefahr durchaus realistisch.

Für Kinder im Zweitstudium entfällt der Kindergeldanspruch, wenn sie mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Ausgenommen sind 450-Euro-Jobs sowie sogenannte Ausbildungsdienstverhältnisse wie das Referendariat von Lehramts- oder Jura-Studenten.

Ein Masterstudium gilt in der Regel nicht als Zweitstudium, sondern als Fortsetzung des Erststudiums. Das muss aber nicht für jeden Einzelfall gelten.

Das Ende des Studiums markiert nicht der Tag, an dem die letzte Prüfung abgelegt wird. Aus Sicht des Sozialrechts ist das Studium vielmehr am letzten Tag des Monats beendet, in dem der Student offiziell von seinem Prüfungsergebnis bzw. seiner Abschlussnote unterrichtet wird.

Noch einmal zusammengefasst

  • Um die Sozialversicherungspflicht für einen studentischen Jobber zu optimieren, sollte er Werkstudent oder geringfügig beschäftigt sein (entweder geringfügig entlohnt oder kurzfristig geringfügig beschäftigt).

  • Wenn der Student Werkstudent ist, fallen für ihn Lohnsteuer und Rentenversicherungsbeiträge an. Außerdem darf er dann – bis auf bestimmte Sonderfälle – während des Semesters maximal 20 Stunden arbeiten.

  • Mit einem 450-Euro-Job (geringfügige Entlohnung) riskiert der Student weder BAföG noch Kindergeld noch seine Familienversicherung. Der Arbeitgeber zahlt die Sozialversicherungsbeiträge in Form einer Pauschale.

  • Ein kurzfristig ausgeübtes geringfügiges Beschäftigungsverhältnis (bis zu 70 Tagen/drei Monaten, s. o.) vermeidet die Sozialversicherungspflicht ganz. Dabei gibt es keine Obergrenze für den Verdienst. Allerdings kann der Student natürlich die für ihn geltenden Hinzuverdienstgrenzen überschreiten.

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