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Wenn Mitarbeiter stehlen: Umgang mit Diebstahl, Unterschlagung und Untreue in kleineren Unternehmen

Ware ist weg, Material verschwunden, Geld fehlt in der Kasse: Der ewige Kampf gegen Klau, Schwund und Fehlbestände

Auch wenn Sie nur über einen kleinen Mitarbeiterstab verfügen, sind Sie als Unternehmer vor unliebsamen Überraschungen nicht sicher. Typische Fälle:

  • Ware oder Material verschwindet,

  • teures Werkzeug ist plötzlich unauffindbar oder

  • Sie haben das Gefühl, dass mit der Kasse etwas nicht stimmt, ohne es näher begründen zu können.

Straftaten im Unternehmen: Die Fakten

Damit sind wir auch schon beim Thema: Straftaten in Unternehmen bzw. Wirtschaftskriminalität. Nach einer Studie der Prüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) entsteht in deutschen Unternehmen jährlich ein Gesamtschaden in Höhe von ca. 6 Mrd. Euro durch kriminelle Handlungen, obwohl die Wirtschaftskriminalität laut Statistik des Bundeskriminalamtes gerade mal ca. 1,5 % aller Straftaten ausmacht.

Es geht dabei nicht nur um die "Big-Player", die gerade in jüngster Vergangenheit für Schlagzeilen gesorgt haben. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, werden Sie möglicherweise einwenden, dass es in Ihrem Unternehmen "so etwas nicht gibt". Richtig ist zwar, dass in Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten häufiger Straftaten aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität aufgedeckt werden als in kleineren. Können Sie nun aufatmen? Leider nicht! Die geringere Kriminalitätsrate lässt sich damit erklären, dass es in kleineren Unternehmen häufig schon an den einfachsten Kontrollmechanismen fehlt und die Täter deshalb nicht "auffliegen".

Deshalb wollen wir Sie zunächst einmal anhand praktischen Beispielen für dieses Risiko sensibilisieren, bevor wir uns mit der strafrechtlichen Einordnung, mit Präventionsmöglichkeiten und Verhaltensmaßnahmen im konkreten Verdachtsfall befassen.

Schlamperei oder Diebstahl?

Wenn Ihre Bücher und Bestandslisten genau geführt werden, kann sich rasch zeigen, dass etwas fehlt. Wenn Sie Ware verkaufen und einmal jährlich eine Inventur machen, werden Sie vermutlich regelmäßig eine mehr oder weniger umfangreiche Inventurdifferenz feststellen: Zwischen dem Warenbestand, den Sie durch die Fortschreibung von An- und Verkauf kalkulieren, und dem am Stichtag ermittelten Bestand klafft eine Lücke.

Für solche Differenzen gibt es freilich viele Ursachen ohne kriminellen Hintergrund. Sie können auch auf Schlamperei oder organisatorischen Mängeln beruhen:

  • Es können bereits Fehler bei der Warenlieferung aufgetreten sein.

  • Beim Kassieren kann die Menge falsch eingegeben worden sein.

  • Gelieferte Ware kann zu Bruch gegangen oder verdorben sein, weshalb sie entsorgt, der Bestand aber nicht korrigiert wurde.

  • Oder aber die Ware wurde eben doch von einem Mitarbeiter, Kunden und/oder Lieferanten gestohlen oder veruntreut.

In jedem Fall stehen Sie vor der Frage: Wer ist für den Schwund verantwortlich? Für den Einzelhandel wirft eine Studie des EuroHandelsinstituts Köln und des Hauptverbandes des Deutschen Einzelhandels (HDE) aus dem Jahr 2004 ein Schlaglicht auf die Ursachen. Darin wurde den Ursachen für Inventurdifferenzen nachgespürt:

Ladendiebstahl - bekanntlich eines der großen Problem im Einzelhandel - bildet die Hauptursache: Er macht der Studie zufolge rund die Hälfte aller Inventurdifferenzen aus. Rund ein Viertel der Inventurdifferenzen beruht auf Organisationsmängeln. Der Studie zufolge geht jedoch das restliche Viertel der Inventurdifferenzen auf das Konto von Mitarbeitern, die es mit "Mein" und "Dein" nicht so genau nehmen.

Wenn die Bestandszahlen bei Ihnen nicht stimmen, Material, Ware, Betriebseigentum oder ähnliches fehlt, dann liegt das in aller Regel an einer der folgenden Sachlagen:

  1. Schlamperei im Betrieb

    Ein typisches Beispiel aus dem Betrieb eines Bekannten: Eine Bohrmaschine, die dort bereits viele Jahre treue Dienste geleistet hatte, versagte plötzlich ihren Dienst. Der Sohn, der in dem Unternehmen beschäftigt ist, nutzte die Gelegenheit, um das "alte Ding" endlich loszuwerden und eine neue Maschine zu kaufen. Er versäumte es aber, den Senior von der Neuanschaffung zu berichten. Als dieser die Maschine vermisste, argwöhnte er, dass ein Mitarbeiter sie "verschlampt" oder gar gestohlen habe - was zu unangenehmen Szenen führte. Weil die alte Maschine nicht aus dem Bestandsverzeichnis entfernt und die neue nicht hinzugefügt worden war, war das Chaos vorprogrammiert.

    So wie in diesem Fall liegt es häufig genug an fehlender interner Kommunikation oder mangelhafter Dokumentation und Buchführung, wenn Gegenstände scheinbar plötzlich abhanden kommen.

  2. Diebstahl durch Firmenangehörige

    So sehr auch gerade Kleinbetriebe dazu neigen, das ordnungsgemäße Prozedere zu vernachlässigen: Schlamperei ist eben nur eine Ursache für Fehlbestände. Dass Klauereien und Unredlichkeiten der eigenen Angestellten für einen ähnlich großen Schaden sorgen, dürfte nicht nur auf den Einzelhandel zutreffen.

  3. Diebstahl durch Betriebsfremde

    Bei Diebstahl sind Ihre Angestellten aber keineswegs die einzigen Verdächtigen. Wer keine Waren verkauft, kann zwar den gewöhnlichen Ladendieb schon mal als Täter ausschließen. Trotzdem sollten Sie Ihre Kunden im Auge behalten, falls diese zu Ihnen in die Geschäftsräume kommen. Und neben den Mitarbeitern haben ja häufig auch Externe zu Büro- und Lagerräumen Zutritt, etwa Paketzusteller oder Handwerker. Ist das bei Ihnen auch der Fall?

    Büroräume werden z. B. häufig nachts gereinigt, um die Arbeit nicht zu stören. Das Reinigungspersonal hat so Zugriff auf das gesamte Inventar: Geräte, Büromaterial oder auch die persönlichen Gegenständen der Mitarbeiter. Andererseits zahlen Reinigungsfirmen eher niedrige Löhne und haben oft eine hohe Personalfluktuation...

Dass andererseits aber auch gut betuchte Kunden zum Täterkreis gehören können, musste vor kurzem eine renommierte Fotografin erfahren. Sie fotografiert nicht nur teure Pelze und prominente Paare, sondern fertigt in ihrem Studio auch Portraits und Pressefotos. Um ihre Kunden nicht nur ins rechte Licht zu rücken, sondern sie möglichst optimal auf dem Bild erscheinen zu lassen, hält sie für alle Fälle auch Utensilien wie Make-up, Puder, Lidschatten und Pinsel zu Applikation bereit. Immer wieder muss sie allerdings feststellen, dass nach aufwendigen Aufnahmen ein Teil der zur Verfügung gestellten, sehr teuren Utensilien verschwunden sind. Um sich vor weiterem Verlust zu schützen, wird sie künftig den Kunden nicht mehr in einem Nebenraum, sondern nur noch direkt im Studio Gelegenheit "zur Verschönerung" geben. Der Schwund lässt sich damit zumindest reduzieren.

  1. "Zusammenarbeit" von Angestellten und Betriebsfremden

    Natürlich kann auch das Zusammenwirken eines Mitarbeiters mit einem Lieferanten für die Fehlbestände sorgen. Ein Klassiker: Der Wareneingang gemäß Lieferschein wird bestätigt und gleich anschließend ein Teil von der Lieferung abgezweigt. Meist profitieren dann beide durch Aufteilen der Beute von dieser Form der "Wareneingangskontrolle". Andere Lieferanten zweigen regelmäßig von der Lieferung einen Teil ab und erhalten als "Gegenleistung" vom Mitarbeiter Ware aus dem Unternehmen. Der "Schwund" fällt dann unter die Rubrik "Ladendiebstahl".

Im Einzelfall stehen Sie also oft vor dem Problem, herauszufinden, ob es sich um einen natürlichen Schwund durch Verbrauch, Bruch oder ähnlichem handelt, oder tatsächlich Geld, Wertgegenstände oder andere Sachen durch eine Straftat abhanden kommen.

Nicht einmal in dem Fall, dass Ihre Büroräume von einem Wach- und Schließdienst gesichert werden, können Sie sich in Sicherheit wiegen, wie folgendes Beispiel zeigen mag, das auch in die Rubrik "dumm gelaufen" passen würde.

Ein Wachmann benutzte den Kopierer für die Anfertigung einer stattlichen Anzahl von Fotokopien. Das ließ sich am nächsten Tag anhand des Zählerstandes feststellen. Durch eine Unachtsamkeit hat er sich allerdings gleich selbst entlarvt. Zuletzt hatte er nämlich seinen Personalausweis kopiert, die Kopie zwar eingesteckt, aber den Ausweis auf der Vorlagenplatte liegen gelassen.

Wenn Sie den Überblick behalten wollen, welcher Mitarbeiter in Ihren Unternehmen welche Anzahl an Kopien pro Monat produziert, können Sie Ihre Kopierer mit einem Sicherheitscode ausstatten. Erst wenn der Mitarbeiter seinen persönlichen, mehrstelligen Code eingegeben hat, setzt sich der Kopierer in Betrieb. Die eine oder andere Kopie für den eigenen Zweck können Sie damit zwar nicht ausschließen, aber Sie können zumindest verhindern, dass sich Dritte bedienen.

Fehlende Kontrolle - und die Folgen

Wenn Angestellte ein Unternehmen zum "Selbstbedienungsgeschäft" machen und dabei noch nicht einmal übermäßige Angst vor Entdeckung haben müssen, dann liegt das eigentlich immer an einem Grundübel: Mangelnder Kontrolle der Betriebsabläufe.

Gerade in kleinen Unternehmen fehlt es oft an ganz einfachen Kontrollmechanismen. Etwa so: Ein Unternehmen hat einen Getränkeautomaten mit verschiedenen warmen Getränken für die Mitarbeiter geleast. Das Unternehmen zahlt die Leasinggebühr, es kauft die notwendigen Zutaten wie Kaffee, Milch- und Kakaopulver etc. ein und vereinnahmt das Geld aus dem Automaten.

Der Mitarbeiter, der mit der Leerung des Geldbehälters beauftragt ist, zweigt jedoch regelmäßig einen Teil für sich ab. Er kann sich relativ sicher vor Entdeckung fühlen. Wareneinkauf, Leerung des Geldbehälters und das Buchen der vereinnahmten Gelder laufen nebeneinander her. Niemand macht sich die Mühe, nachzurechnen, ob der Wareneinkauf für einen bestimmten Monat in etwa mit den im gleichen Zeitraum vereinnahmten Geldern übereinstimmt.

Bei einem Getränkeautomaten mögen die "Zusatzeinnahmen" des Täters noch nicht nennenswert ins Geld gehen - aber bei mehreren Geräten und über einen langen Zeitraum betrachtet kommen auch hier schon recht stattliche Summen zusammen. Das ist ein banales Beispiel dafür, wie sich ein unehrlicher Mitarbeiter über lange Zeit unentdeckt in seiner Firma bereichern kann. Wenn sich betriebliche Vorgänge wie das Verwalten des Getränkeautomaten komplett und ohne Kontrolle in einer Hand befinden, ist damit sowohl auf der Seite des Wareneinkaufs als auch der des Verwaltens der Bareinnahmen Tür und Tor für Manipulationen geöffnet.

Ein anderes, typisches Beispiel sind Tricksereien beim Warenausgang. Ein Mitarbeiter soll ein Elektrogerät an einen Kunden ausliefern. Er holt es aus dem Lager und passiert damit den Warenausgang. Von dort aus schafft er es in sein Diebeslager, um es später zu verkaufen. An einem der folgenden Tage lässt er sich erneut ein Gerät des gleichen Typs aushändigen, das liefert er dann auch wirklich an den Kunden aus.

Auch diesem Täter könnte man durch einfache Kontrollen das Leben schwer machen. Dazu müsste nur bei jedem Warenausgang auf dem Lieferschein das Datum und die Uhrzeit der "Auslieferung" protokolliert werden. Schon gelingt es dem Täter nicht mehr, zweimal mit dem gleichen Lieferschein Ware in Empfang zu nehmen.

Andere beliebte Manipulationen finden an der Kasse statt: Statt den Verkauf einzubonen, wird die Kasse per Nullbon geöffnet, um das Rückgeld auszuhändigen, oder der Kassenvorgang wird später storniert. Beides ist für den Täter besonders interessant, weil das Bargeld sofort zur Verfügung steht und der Fehlbestand immer mit einem Fehler beim Herausgeben erklärt werden kann. Wenn die Häufigkeit von Nullbons und Kassenstornos regelmäßig überprüft wird, kommt man solchen Tricks aber bald auf die Schliche und kann anfangen, nach dem Schuldigen Ausschau zu halten.

Der Balanceakt zwischen Aufklärung und Fairness-Pflichten

Im Einzelfall kann es sehr schwierig sein, dem Mitarbeiter oder einem Dritten ein Fehlverhalten nachzuweisen. Sofern ein Mitarbeiter oder eine ganze Gruppe von Arbeitnehmern in dem Verdacht steht, eine Straftat begangen zu haben, müssen Sie zudem einen Spagat vollbringen:

  • Sie wollen - und müssen - auf der einen Seite Ihr Unternehmen einschließlich Ihrer Mitarbeiter vor Straftaten Dritter schützen. Dazu gehört es auch, die Mitarbeiter vor strafbewehrtem Verhalten eines Kollegen zu bewahren.

  • Auf der anderen Seite ist es gleichzeitig Ihre Aufgabe als Arbeitgeber, Mitarbeiter vor falschen Verdächtigungen zu schützen. Schnell lässt sich einem Kollegen, den die Mitarbeiter gerne loswerden wollen, etwas "in die Schuhe schieben".

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Über die Autorin:

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Dr. Ellen Ulbricht ist Juristin und Unternehmensberaterin, sie liefert unter Mahnen leicht gemacht Hilfen für das Forderungsmanagement. Dr. Ulbricht war 15 Jahre lang in leitender Position im Inkasso ...

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