Sie benötigen die Ergebnisse Ihres TCO für eine Präsentation? Auch in diesem Fall gilt: Tippen Sie um Himmels willen nicht alles ab, sondern nutzen Sie die Teamwork-Techniken von Microsoft Office.

Wie in Word können Sie auch in PowerPoint Excel-Daten zur Verfügung stellen und verarbeiten. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie in Word:

1. Öffnen Sie sowohl die Excel als auch die PowerPoint-Datei.

2. Markieren Sie in Ihrem Excel-Arbeitsblatt den Zellbereich, den Sie nach PowerPoint übertragen möchten und kopieren Sie diesen.

3. Wechseln Sie zu Ihrer Präsentation und setzen Sie den Cursor auf die gewünschte Folie. Wählen Sie "Bearbeiten/Inhalte einfügen".

4. In der gleichnamigen Dialogbox entscheiden Sie sich für die Option "Verknüpfung einfügen" und in der Liste unter "Als" für "Microsoft Arbeitsblatt-Objekt". Dadurch erreichen Sie, dass genau die Formate angezeigt werden, die Sie in der Excel-Tabelle erstellt haben.

5. Der Tabellenbereich wird auf der Folie eingefügt. Da Sie sich für das Verknüpfen der Daten entschieden haben, handelt es sich um eine Verknüpfung der Excel-Arbeitsmappe mit der Präsentations-Datei. Auf diese Weise erreichen Sie, dass bei jeder Änderung, die in der Excel-Tabelle durchgeführt wird, automatisch auch die PowerPoint Präsentation aktualisiert wird.

6. Den eingefügten Tabellenbereich können Sie verschieben, indem Sie den Mauszeiger auf die Tabelle bewegen. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie die Tabelle dann beliebig positionieren. Über die Ziehpunkte können Sie das Objekt außerdem in der Größe verändern.

Beachten Sie in Sachen Teamwork von PowerPoint und Excel folgende Punkte:

• Innerhalb von Excel-Tabellen werden oft viele Zahlen auf dem Bildschirm gezeigt. Aus diesem Grund wird in der Tabellenkalkulation mit kleinen Schriften und niedrigen Zeilenhöhen gearbeitet. Folien dagegen sollten möglichst gut lesbare Informationen enthalten. Damit auch der Leser in der letzten Reihe das Datenmaterial gut sehen kann, sind bestimmte Mindestschriftgrößen und Zeilenabstände notwendig. Für Sie bedeutet das: Sie müssen u. U. Schriftgrade oder die Höhe von Tabellenzeilen vergrößern.

• Im Hinblick auf die Verwendung von Farben haben Sie es bei Folien mit größeren Feinheiten zu tun. Helle Schriften auf dunklen Hintergründen machen sich in den meisten Fällen auf dem Projektor sehr gut, auf einem Blatt Papier dagegen weniger. Auch in diesem Zusammenhang müssen Sie möglicherweise noch Hand anlegen.

• Aus Platzgründen werden Spaltenbreiten in Excel oft knapp gehalten und haben eine unterschiedliche Breite. Für Präsentationsfolien sollten Zahlenspalten einheitlich sein und Zahlenkolonnen nicht zu eng nebeneinander stehen.