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Total Cost of Ownership - TCO in der Praxis (mit Excel-Muster)

TCO für kleine und mittlere Unternehmen

Auch wenn sich der Begriff Total Cost of Ownership auf den ersten Blick recht kompliziert anhört: Dahinter steckt ein gut überschaubares Abrechnungsverfahren, das keineswegs nur in großen Unternehmen Anwendung finden sollte. Schließlich sollte jeder, der investiert, alle im Zusammenhang mit einer Neuanschaffung anfallenden Kosten berücksichtigen. Das trifft auf ein Ein-Mann-Unternehmen genauso zu wie auf einen Großkonzern.

Im Grunde müssen Sie nichts weiter tun, als verschiedene Kostenpositionen zusammenzurechnen. Der Einsatz einer Spezialsoftware ist in der Regel nicht notwendig. Hilfreich und komfortable, aber nicht zwingend notwendig, ist der Einsatz von Microsoft Excel. Damit sind Sie in meisten Fällen gut ausgestattet.

Die Alternativen ermitteln: Checkliste zur Vorauswahl

Bevor Sie mit dem Rechnen beginnen, sollten Sie sich zunächst Gedanken um die Alternativen machen. Welche Produkte kommen für Sie überhaupt in Frage? Damit Ihnen dieser Arbeitsschritt leichter fällt, haben wir einen Fragenkatalog für Sie zusammengestellt, den Sie für Ihr Investitionsvorhaben beantworten sollten:

Checkliste Angebots- bzw. Produkt-Vorauswahl

  • Welche Produktalternativen stehen auf dem Markt zur Verfügung?

  • Wie lange soll das Produkt genutzt werden?

  • Sind die Rahmenbedingungen für den Einsatz des Produktes klar und akzeptabel?

  • Sind Vorkenntnisse für den Umgang mit dem Produkt notwendig?

  • Werden externe Berater für die Einführung der Investition benötigt?

  • Werden Kosten für die Entsorgung des Produkts anfallen?

Fragenkatalog speziell für die Einführung von Software

  • Welche Softwarealternativen gibt es für den gewünschten Anwendungsbereich?

  • Wie lange soll die Software eingesetzt werden?

  • Ist die für die Software erforderliche Hardware vorhanden?

  • Sind Kenntnisse bei den Anwendern vorhanden?

  • Werden externe Berater zur Einführung der Software benötigt?

  • Wird Support während der Einsatzzeit der Software erforderlich sein?

  • Welche Wartungsarbeiten fallen innerhalb welcher Intervalle an?

  • Ist während der Laufzeit der Software eine Nachfolgeversion geplant?

  • Welche Maßnahmen sind für die Einstellung des Systems notwendig?

  • Welche Maßnahmen müssen im Hinblick auf Datensicherung und Datenschutz getroffen werden?

Für alle Alternativen müssen Beschaffungs-, Schulungs-, und Beratungskosten detailliert abgecheckt werden. Dabei gilt es, sowohl intern anfallende Kosten abzudecken als auch die Kosten zu berücksichtigen, die auf der Basis von Rechnungen Dritter entstehen.

TCO: Diese Kosten müssen Sie berücksichtigen

Das Abrechnungsverfahren Total Cost of Ownership (TCO) berücksichtigt alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Neuanschaffung von Investitionen verbunden sind. Das gilt auch für die Umstellung von Informationssystemen. Es bedeutet, dass der gesamte Lebenszyklus einer Anschaffung bzw. Umstellung in die Betrachtungen einbezogen wird.

In der Praxis heißt das: Sie müssen Informationen zu verschiedenen Kosten sammeln und planen:

Zu berücksichtigende Kosten:

  1. Anschaffungskosten

  2. Einführungskosten

  3. Betriebskosten

  4. Instandhaltungskosten

  5. Wartungskosten

  6. Entsorgungskosten

Bezogen auf ein IT-Projekt können die Positionen im Einzelnen so aussehen:

  • Hardware

  • Software

  • Beratung durch externe Dienstleister

  • Schulungen

  • Literatur

  • Administration

  • Help Desk

  • Datensicherung

  • Notfallprogramme

  • Support

  • Energie

  • Wartung

  • Softwareupdate

  • Instandhaltung

Direkte und indirekte Kosten

Total Cost of Ownership stehen für die Gesamtkosten einer Investition. Deshalb addieren sich zu der Anfangsinvestition des Kaufpreises alle weiteren Folgekosten, die unmittelbar oder anrechenbar der Investition zugewiesen werden können.

Damit Sie den Hintergrund von TCO wirklich verstehen, müssen wir uns an dieser Stelle mit ein wenig Theorie plagen. Eine entscheidende Grundlage ist die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten.

Die Betriebswirtschaft hat verschiedene Einteilungskriterien von Kosten. Eine gängige Einteilung ist die in

  • direkte Kosten und

  • indirekte Kosten.

Direkte Kosten

Direkte Kosten sind die Folgekosten, die Sie der Investition unmittelbar zuweisen können.

Bleiben wir bei unserem KFZ-Beispiel: Wenn Sie z. B. Versicherung oder Steuern für ein bestimmtes Firmenfahrzeug zahlen, können Sie diese dem Fahrzeug direkt zuordnen.

Direkte Kosten für den Rechner an Ihrem Arbeitsplatz fallen z. B. für folgende Positionen an:

  • Anschaffungskosten Hardware

  • Anschaffungskosten Software

  • Kosten aus Wartungsverträgen

Indirekte Kosten

Indirekte Kosten können einer Investition nicht exakt zugeordnet werden. Für den Fall, dass Sie Ihren Fuhrpark von einer Aushilfskraft einer gründlichen Reinigung unterziehen lassen, können Sie z. B. die Reinigungsmaterialien wie Fensterleder nur indirekt oder anteilig zuordnen.

Weiterhin entstehen indirekte Kosten in Folge unproduktiver Nutzung, z. B. im PC-Bereich durch den Endanwender. Dabei handelt es sich um Situationen, welche den Anwender in seiner Produktivität hemmen.

Hier sind wir an einem Punkt angelangt, an dem die Messbarkeit nicht ganz so einfach ist. Beispiele für indirekte Kosten z. B. eines Arbeitsplatzrechners sind:

  • Mitarbeiter spannen bei Problemen Kollegen und Mitarbeiter ein.

  • Mitarbeiter suchen bei Problemen eigenständig Lösungen, z.B. in Fachzeitschriften, Büchern oder im Internet.

  • Mitarbeiter, die im Umgang mit dem System unsicher sind, üben während der Arbeitszeit.

  • Während Ausfallzeiten steht das System nicht zur Verfügung.

  • Das Projekt oder das System wird von den Nutzern in Eigenregie weiterentwickelt, in dem zum Beispiel Codes angepasst oder Plugins installiert werden.

Allerdings streiten sich die "Gelehrten", in welchem Umfang diese Kosten für ein Unternehmen zahlungs- bzw. erfolgswirksam sind, also in Form von Ein- oder Auszahlungen den Cash-Flow berühren.

Wir empfehlen Ihnen: Machen Sie sich in puncto indirekte Kosten keinen Streß. Zwar sollten Sie indirekte Kosten auf jeden Fall berücksichtigen, aber arbeiten Sie notfalls mit Schätzwerten. Darüber hinaus sollten Sie in Sachen Ausfallzeiten auch Aspekte wie diesen berücksichtigen: Wenn Sie oder Ihr Mitarbeiter selbst eine Excel-Tabelle erstellen und dafür keine Überstunden anfallen, entstehen auch keine Kosten.

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Über die Autorin:

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Susanne Kowalski hat nach einem mit Studienpreis abgeschlossenen Studium der Betriebswirtschaft zunächst acht Jahre im Controlling gearbeitet. Seit der Geburt ihrer Tochter vor 18 Jahren ist sie selbs ...

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