Zur Sammlung und zum Verdichten von Kosten, die im Zusammenhang mit Investitionen anfallen, empfiehlt sich der Einsatz eines geeigneten Tabellengerüstes. Das kann selbstverständlich eine Papiertabelle sein, besser sind Sie jedoch mit dem Einsatz einer Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel bedient. Dort sollten pro Kostenart folgende Spalten eingerichtet werden:

• Genaue Bezeichnung der Position (Kostenart)

• Anzahl der benötigten Einheiten z. B. Stunden oder Stück

• Einheit

• Angabe ob interne oder externe Kosten

• für jedes Jahr der Nutzungsdauer eine Spalte für Menge und Preis

• Gesamtkosten

Die Musterlösung TCO.xls

Mit Hilfe unserer Musterlösung TCO.xls können Sie als zahlendes Mitglied von akademie.de eine "Total Cost of Ownership"-Aufstellung für Ihre Projekte durchführen. Ganz oben in der Tabelle geben Sie die Bezeichnung der geplanten Investition an. Die einzelnen Kostenarten können Sie genauer definieren.

Im Einzelnen gehen Sie wie folgt vor:

1. Tippen Sie eine Bezeichnung für die Kostenart an. Überschreiben Sie ggf. die vordefinierten Einträge.

2. Definieren Sie, ob es sich um interne oder externe Kosten handelt.

3. Geben Sie eine Einheit für die Kosten an, z. B. Stück oder Stunde.

4. Für jedes Jahr müssen Sie dann den Einzelpreis und die Anzahl der benötigten Einheiten eintragen. Sie haben die Möglichkeit, bis zu fünf Jahre zu planen.

5. Die Gesamtkosten werden vom Programm ermittelt.

Das Tabellengrundgerüst unserer Musterlösung.

Wir haben Kostenarten für Sie vordefiniert, diese können Sie aber jederzeit überschreiben und durch Positionen ersetzen, die Sie benötigen.

Diese Kostenarten sind vordefiniert, können aber jederzeit überschrieben werden.

Entscheidungsfindung in der Praxis

Um zu einer Entscheidung zu gelangen, sollten Sie für jede Alternative eine Tabelle anlegen und das Datenmaterial eintragen. Excel ermittelt die Gesamtkosten. Sie müssen die Zahlen nur noch vergleichen.

In unserer Musterlösung stehen fünf Tabellen zur Verfügung. Wenn Sie weitere TCO-Tabellen, zum Beispiel zu Vergleichszwecken, benötigen, kopieren Sie die Ausgangstabelle:

1. Klicken Sie die Registerlasche der zu kopierenden Tabelle mit der rechten Maustaste an.

2. Sie erhalten ein Kontextmenü. Dort entscheiden Sie sich für "Kopieren/Verschieben".

3. Im folgenden Dialog haken Sie das Kontrollkästen "Kopie erstellen" ab und klicken auf "OK".

4. Die Tabelle wird dupliziert. Sie erhält den Namen der Ausgangstabelle zuzüglich einer Nummer in Klammern.

5. Um die Tabelle mit einem aussagekräftígen Namen zu versehen, klicken Sie doppelt auf die Registerlasche. Die ursprüngliche Tabellenbezeichnung wird invers dargestellt und kann überschrieben werden.

6. Klicken Sie zum Beenden des Vorgangs einfach an eine beliebige Stelle des Tabellenblattes.

Nicht alle wichtigen Faktoren sind in Zahlen erfassbar!

Eine grundsätzliche Anmerkung bzw. Einschränkung: TCO berücksichtigt nur quantifizierbare Faktoren. Deshalb sollte man Entscheidungen nicht ausschließlich anhand von Zahlen treffen.

• Wenn Sie als selbstständiger Unternehmer mit einem zehn Jahre alten Kleinwagen vorfahren, der eigentlich noch gut in Schuss ist, ist das in der Regel aus Kostensicht günstiger, als wenn Sie aus einem schicken Neuwagen der Oberklasse aussteigen. TCO berücksichtigt aber nicht Aspekte wie z. B. Image. Vielleicht zieht ein potentieller Kunde daraus den Schluss, dass Ihre Auftragslage schlecht ist und vermutet, dass Sie schlechte Arbeiten abliefern.

• Müssen Sie häufig Daten mit anderen Unternehmen austauschen, nützt Ihnen die günstigste Software nichts, wenn es ständig Probleme bei der Informationsübergabe gibt.

• Auch die tollsten und preiswertesten Geschäftsräume bringen Ihnen gar nichts. wenn sie sich in einem Stadtviertel befinden, um das seriöse Leute einen weiten Bogen machen.

• Auch die nicht quantifizierbaren Faktoren wie Service des Lieferanten sollten Sie sorgfältig

Diese Fragen helfen bei der Beurteilung von Lieferanten

Aus Kostengesichtspunkten ist der Preis oft das ausschlaggebende Kriterium für die Wahl eines Lieferanten. Doch die Erfahrung lehrt, dass das billigste Angebot nicht immer das Beste ist:

Prüfen Sie, ob der Anbieter aus einem bestimmten Grund wie beispielsweise Direktvertrieb oder Marktführerschaft günstiger anbieten muss als der Wettbewerb.

• Handelt es sich um ein minderwertiges Produkt?

• Steht der Anbieter kurz vor der Pleite und versucht, den Auftrag um jeden Preis zu ergattern?

Die Frage, ob ein neuer Anbieter gut oder schlecht ist, kann im Vorfeld nur schwer beantwortet werden. Diese Fragen helfen bei der Beurteilung:

• Deckt sich das Angebot mit den Anforderungen aus der Anfrage?

• Habe ich alle angeforderten Informationen erhalten?

• Machen Anbieter und Angebot einen seriösen Eindruck?

• Bietet der Anbieter Garantien?

• Verfügt der Anbieter über ausreichende Erfahrung?

• Gibt es Referenzen oder kann ich das Angebot sogar vor dem Kauf testen?