Mit den richtigen Excel-Werkzeugen haben Sie unsere Arbeitshilfe TCO.xls (für zahlende Mitglieder von akademie.de) ruckzuck angepasst. Das wichtigste Hintergrundwissen haben wir für Sie zusammengestellt.

Mögliche Anpassungsarbeiten

In den folgenden Fällen werden beispielsweise Anpassungsarbeiten erforderlich:

• Die vorgegebenen Kostenarten reichen für Ihr Projekt nicht aus.

• Ihr Betrachtungszeitraum erstreckt sich auf mehr als fünf Jahre.

• Sie benötigen weitere TCO-Tabellen.

Zeilen einfügen

Wenn die vorgegebenen Kostenarten nicht ausreichen, müssen Sie weitere Tabellenzeilen einfügen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

1. Deaktivieren Sie zunächst den Blattschutz, der die Formeln schützt. Dazu wählen Sie "Extras/Schutz/Blattschutz aufheben".

2. Setzen Sie die Eingabemarkierung in die Zeile, vor der Sie eine neue Zeile einrichten wollen.

3. Wählen Sie "Einfügen/Zeilen".

4. Markieren Sie die Zeile oberhalb der eingefügten neuen Zeile und kopieren Sie diese in die neue Zeile. Auf diese Weise erreichen Sie, dass Sie sowohl alle Formatierungen als auch alle Formeln automatisch in die neue Zeile holen. Selbstverständlich wird auch die Auswahlliste "intern/extern" übernommen.

5. Jetzt müssen Sie nur noch den Blattschutz aktivieren. Das erledigen Sie über die Befehlsfolge "Extras/Schutz/Blatt schützen".

Über den Blattschutz verhindern Sie versehentliches Überschreiben von Formeln.

Spalten einfügen

Für den Fall, dass Sie mehr als fünf Jahre im Rahmen Ihres TCO berücksichtigen müssen, benötigen Sie weitere Tabellenspalten. Damit aber nicht genug. In diesem Fall müssen Sie auch die Formeln zur Ermittlung der Gesamtbeträge anpassen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

1. Deaktivieren Sie zunächst den Blattschutz, der die Formeln schützt. Dazu wählen Sie "Extras/Schutz/Blattschutz aufheben".

2. Setzen Sie die Eingabemarkierung in die Spalte O.

3. Wählen Sie "Einfügen/Spalten".

4. Wiederholen Sie den Vorgang, da Sie zwei Spalten, eine für die Anzahl und eine für den Preis, benötigen.

5. Markieren Sie eine bereits vorhandene Anzahlspalte und kopieren Sie diese in die Anzahlspalte. Mit der Preisspalte verfahren Sie entsprechend.

Formeln anpassen

Kommen neue Jahresspalten hinzu, müssen Sie die Formeln unserer Gesamtspalte korrigieren. In der Ausgangstabelle lautet die Formel in Zelle O10:
=F10*E10+H10*G10+J10*I10+L10*K10+N10*M10

1. Haben Sie ein sechstes Jahr eingerichtet, muss die Formel um den Ausdruck "+P10*O10" erweitert werden. Die vollständige Formel lautet dann entsprechend:
   =F10*E10+H10*G10+J10*I10+L10*K10+N10*M10+P10*O10.

2. Kopieren Sie die Formel in die übrigen Zeilen der Tabellen, die den Gesamtpreis berechnen.

3. Jetzt müssen Sie nur noch den Blattschutz aktivieren. Das erledigen Sie über die Befehlsfolge "Extras/Schutz/Blatt schützen".

Tabelle kopieren

Wenn Sie weitere TCO-Tabellen zum Beispiel zu Vergleichszwecken benötigen, kopieren Sie die Ausgangstabelle:

1. Klicken Sie die Registerlasche der zu kopierenden Tabelle mit der rechten Maustaste an.

2. Sie erhalten ein Kontextmenü. Dort entscheiden Sie sich für "Kopieren/Verschieben".

3. Im folgenden Dialog haken Sie das Kontrollkästen "Kopie erstellen" ab und klicken auf "OK".

4. Die Tabelle wird dupliziert. Sie erhält den Namen der Ausgangstabelle zuzüglich einer Nummer in Klammern.

5. Um die Tabelle mit einem aussagekräftigen Namen zu versehen, klicken Sie doppelt auf die Registerlasche. Die ursprüngliche Tabellenbezeichnung wird invers dargestellt und kann überschrieben werden.

6. Klicken Sie zum Beenden des Vorgangs einfach an eine beliebige Stelle des Tabellenblattes.

Über diesen Dialog vervielfältigen Sie Tabellen.