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E-Mail-Signaturen für Standard-Textbausteine nutzen

Häufig verwendete Floskeln in die Signatur auslagern!

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Stand: 5. Juli 2007 (aktualisiert)

Der ständig zunehmende E-Mail-Verkehr bindet viel Arbeits- und Freizeit. Und zumindest im Büro mehren sich die Fälle, in denen man auf immer wiederkehrende Anfragen durchaus mit gleichbleibenden Antworten reagieren kann - wenn man denn die passende Vorlage schnell zur Hand hat.

Die findet sich - wenn überhaupt - oft erst nach mühsamer Suche in den "Gesendeten Dateien" (oder im "Sent"-Ordner). So werden die Reaktionen auf Standard-Anfragen wieder und wieder formuliert und alltägliche Bestätigungs-Mails ständig neu geschrieben.

Bild vergrößernNicht alle E-Mailprogramme verfügen über eine eigenständige Textbaustein-Verwaltung wie die von PostMe

Das muss nicht sein - selbst wenn Ihr E-Mailprogramm nicht über eine eigenständige Textbaustein-Verwaltung verfügt (wie zum Beispiel bei PostMe, The Bat oder Becky!) und Sie auch nicht auf ein ausgefeiltes "Floskel-Management" als Teil einer ausgewachsenen Vertriebs- oder CRM-Anwendung zurückgreifen können.

Denn alle gängigen E-Mailclients verfügen heutzutage über die Möglichkeit, mehrere so genannte Signaturen anzulegen und bei Bedarf blitzschnell abzurufen. Diese einfachen Text-"Unterschriften" enthalten üblicherweise neben dem Namen des Absenders Hinweise auf seine betriebliche Funktion, Telefon oder Faxnummern sowie die Internetadresse. Oft finden sich hier auch komplette Postanschriften sowie (Werbe-)Slogans.

Bild vergrößernBeispiel einer Standard-Signatur

Nicht mit der 'digitalen Signatur' verwechseln!

Die beschriebenen "virtuellen Visitenkarten" haben nichts mit den digitalen Signaturen zu tun, die zur verlässlichen Identifikation des Absenders und der Authentifizierung von Nachrichten dienen.

Seit die verschärften Vorschriften über elektronische Geschäftsbriefe gelten, sind Bedeutung und Nutzen von E-Mail-Signaturen erst richtig ins öffentliche Bewusstsein gedrungen. Einzelheiten zu den Neuregelungen entnehmen Sie unserem Beitrag "Jetzt wird's ernst: Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails".

Signaturen korrekt formatieren

Wenn es nach Internet-Puristen geht, besteht eine "korrekte" Signatur übrigens aus höchstens vier Zeilen, denen zwei Bindestriche, ein Leerzeichen und eine Absatzmarke (-- ) vorangestellt werden. Zumindest in Mailinglisten und Newsgroups werden längere Selbstdarstellungen, (Werbe-)Informationen oder gar "ASCII-Art"-Kunstwerke immer noch mit Unmut aufgenommen.

Mehrfach-Signaturen

Das Anlegen mehrerer Text-Signaturen erlauben beispielsweise

Sogar das Mail-Fossil Pegasus verfügt seit langem über multiple SignaturenDas Mail-Fossil Pegasus etwa verfügt bereits seit Jahr und Tag über ein Set von neun verschiedenen Floskel-Speichern. Obwohl ursprünglich als immer gleich bleibende, später je nach Einsatzzweck wechselnde Mail-Unterschriften gedacht, gibt es jedoch überhaupt keinen Anlass, Signaturen nur unter Mails zu setzen.

Bild vergrößernDie Signaturverwaltung von MS OutlookEinmal definiert, können sie genauso gut an jeder beliebigen Stelle einer E-Mail eingesetzt werden.

Beim hier abgebildeten Microsoft Outlook lassen sich neue Signaturen beispielsweise unter "Extras" - "Optionen" - "E-Mail-Format" - "Signaturen" einrichten und später bei Bedarf bearbeiten. Anschließend genügen drei Mausklicks, um sie an der gewünschten Stelle einzufügen:

Signaturen einfügen in Outlook

  1. Im E-Mailfenster klicken Sie auf den Menüpunkt "Einfügen"

  2. dann auf "Signatur" und schließlich

  3. auf den gewünschten Eintrag.

Formulierungs-Recycling

Achten Sie auf besonders gelungene (Ab-)Sätze im täglichen E-Mailverkehr - ganz gleich, ob sie aus der eigenen Tastatur stammen oder aus fremden Nachrichten: Sofern die Zahl der Signaturen in Ihrem E-Mail-Programm nicht all zu begrenzt ist, können Sie solche nützlichen Formulierungen gleich dorthin übernehmen. Anderenfalls empfiehlt es sich, ein separates Mail-Verzeichnis mit solchen "Vorlagen" anzulegen und sie dort zu sammeln.

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Oha, ich fürchte,Sie haben recht: Von Hause aus kann man bei Thunderbird nur eine Signatur einrichten. Für Mehrfachsignaturen und Textbausteine sind Erwweiterungen erforderlich, z. B.
"Signature Switch"
http://www.achimonline.de/mozext/signatureswitch_about.php oder
"Quicktext"
http://extensions.hesslow.se/extension/4/Quicktext/
Danke für den Hinweis - ich werden die Einschränkung in den Text einbauen.
Schöne Grüße
R. Chromow

Wo, bitte, gibt es in Thunderbird 2.0 die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Signaturen auszuwählen und die gewünschte einzufügen?

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