Der ständig zunehmende E-Mail-Verkehr bindet viel Arbeits- und Freizeit. Und zumindest im Büro mehren sich die Fälle, in denen man auf immer wiederkehrende Anfragen durchaus mit gleichbleibenden Antworten reagieren kann - wenn man denn die passende Vorlage schnell zur Hand hat.

Die findet sich - wenn überhaupt - oft erst nach mühsamer Suche in den "Gesendeten Dateien" (oder im "Sent"-Ordner). So werden die Reaktionen auf Standard-Anfragen wieder und wieder formuliert und alltägliche Bestätigungs-Mails ständig neu geschrieben.

Nicht alle E-Mailprogramme verfügen über eine eigenständige Textbaustein-Verwaltung wie die von PostMe

Das muss nicht sein - selbst wenn Ihr E-Mailprogramm nicht über eine eigenständige Textbaustein-Verwaltung verfügt (wie zum Beispiel bei PostMe, The Bat oder Becky!) und Sie auch nicht auf ein ausgefeiltes "Floskel-Management" als Teil einer ausgewachsenen Vertriebs- oder CRM-Anwendung zurückgreifen können.

Denn alle gängigen E-Mailclients verfügen heutzutage über die Möglichkeit, mehrere so genannte Signaturen anzulegen und bei Bedarf blitzschnell abzurufen. Diese einfachen Text-"Unterschriften" enthalten üblicherweise neben dem Namen des Absenders Hinweise auf seine betriebliche Funktion, Telefon oder Faxnummern sowie die Internetadresse. Oft finden sich hier auch komplette Postanschriften sowie (Werbe-)Slogans.

Beispiel einer Standard-Signatur

Seit die verschärften Vorschriften über elektronische Geschäftsbriefe gelten, sind Bedeutung und Nutzen von E-Mail-Signaturen erst richtig ins öffentliche Bewusstsein gedrungen. Einzelheiten zu den Neuregelungen entnehmen Sie unserem Beitrag "Jetzt wird's ernst: Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails".

Mehrfach-Signaturen

Das Anlegen mehrerer Text-Signaturen erlauben beispielsweise