Viele Geschäftsdokumente müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Und nicht nur das: Als Steuerpflichtiger haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen während dieser Frist auch noch lesbar sind. Angesichts der geringen Haltbarkeit bestimmter Zahlungsbelege scheint das manchmal leichter gesagt als getan: Wir geben Empfehlungen für den Umgang mit Thermopapier-Quittungen und anderen bedrohten Belegarten.

Wer jemals ein Thermopapier-Fax an die Pinnwand geheftet hat oder es sogar ein paar Sommertage lang auf der Fensterbank eines Südfensters hat "schmoren" lassen, weiß, wie begrenzt die Haltbarkeit solcher Dokumente ist: Beim Ausbleichen kann man fast zuschauen. Die inhaltliche Beweiskraft tendiert so nach kürzester Zeit gegen Null. Zwar nimmt die Verbreitung von Thermo-Faxgeräten im Geschäftsleben ab - nach wie vor an der Tagesordnung sind jedoch Kassensysteme auf Thermotransfer-Basis.

Die auf diese Weise erzeugten Quittungen sind übrigens nicht nur durch Sonne- und Kunstlicht gefährdet: Auch das Aufbewahren in Klarsichtfolien, in Geldbörsen oder Brieftaschen können der Lesbarkeit schnell Schaden zufügen. In diesen Fällen fordern chemische Weichmacher sowie Gerbstoffe ihren Tribut. Selbst wenn Thermo-Quittungen in gut lesbarem Zustand in der Buchführung landen, stellt sich die Frage, was passiert, wenn Jahre später der Betriebsprüfer kommt und statt der ursprünglichen Zahlungsnachweise womöglich nur noch weiße Flecken in der Buchhaltung auftauchen.

Probe aufs Exempel

Tankquittung aus dem Jahr 1996Bevor wir uns mit der Rechtslage beschäftigen und Tipps zur Lebensverlängerung bedrohter Dokumente geben, haben wir im Redaktionsarchiv einen Blick auf Thermobelege des Jahres 1996 geworfen. Ergebnis der nicht-repräsentativen Untersuchung: Bei Aufbewahrung in handelsüblichen Aktenordnern zwischen anderen Belegen waren sämtliche gefährdeten Quittungen auch ohne spezielle Haltbarkeitsbemühungen nach mehr als zehn Jahren noch problemlos lesbar.

So beunruhigend die Gefahr des "analogen Datenverlusts" auch klingen mag: Lassen Sie sich nicht verrückt machen. Sie müssen nicht befürchten, dass die Angaben auf all ihren Quittungen zwangsläufig binnen Jahresfrist verschwinden. Außerdem handelt es sich in der Regel um kleinere Beträge: Die Zahlungsnachweise von größeren Investitionen erfolgen durchweg auf haltbareren "Datenträgern", das heißt auf Normalpapier. Außerdem lassen sich Empfänger, Verwendungszweck und Betrag normalerweise anhand von Kontoauszügen und Überweisungsträgern plausibel machen.

Dessen ungeachtet stellen ausgeblichene - um nicht zu sagen "verblichene" - Zahlungsbelege einen objektiven Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten des Paragrafen 147 Abgabenordnung (AO) dar. Für Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzes gilt der inhaltlich weitgehend identische Paragraf 257 HGB. Belege müssen demnach nicht nur zehn Jahre lang verwahrt werden, sondern während dieses Zeitraums auch lesbar sein. Dass der Aussteller einer Rechnung dafür Sorge zu tragen hat, wurde vom Gesetzgeber allerdings nicht festgelegt.