Thermopapier-Quittungen fürs Finanzamt

So vermeiden Sie weiße Flecken in Ihrer Buchhaltung und Finanzamts-Ärger!

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Stand: 31. Juli 2013 (aktualisiert)

Viele Geschäftsdokumente müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Und nicht nur das: Als Steuerpflichtiger haben Sie dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen während dieser Frist auch noch lesbar sind. Angesichts der geringen Haltbarkeit bestimmter Zahlungsbelege scheint das manchmal leichter gesagt als getan: Wir geben Empfehlungen für den Umgang mit Thermopapier-Quittungen und anderen bedrohten Belegarten.

Wer jemals ein Thermopapier-Fax an die Pinnwand geheftet hat oder es womöglich ein paar Sommertage lang auf der Fensterbank eines Südfensters hat "schmoren" lassen, kennt die begrenzte Haltbarkeit solcher Dokumente: Beim Ausbleichen kann man fast zuschauen. Die inhaltliche Beweiskraft tendiert so nach kürzester Zeit gegen Null. Zwar nimmt die Verbreitung von Thermo-Faxgeräten im Geschäftsleben ab - nach wie vor an der Tagesordnung sind jedoch Kassensysteme auf Thermotransfer-Basis.

Die auf diese Weise erzeugten Quittungen sind übrigens nicht nur durch Sonne- und Kunstlicht gefährdet: Auch das Aufbewahren in Klarsichtfolien, in Geldbörsen oder Brieftaschen können der Lesbarkeit schnell Schaden zufügen. In diesen Fällen fordern chemische Weichmacher sowie Gerbstoffe ihren Tribut. Selbst wenn Thermo-Quittungen in gut lesbarem Zustand in der Buchführung landen, stellt sich die Frage, was passiert, wenn Jahre später der Betriebsprüfer kommt und statt der ursprünglichen Zahlungsnachweise womöglich nur noch weiße Flecken in der Buchhaltung auftauchen.

Probe aufs Exempel

Tankquittung aus dem Jahr 1996Bevor wir uns mit der Rechtslage beschäftigen und Tipps zur Lebensverlängerung bedrohter Dokumente geben, haben wir im Redaktionsarchiv einen Blick auf Thermobelege des Jahres 1996 geworfen. Ergebnis der nicht-repräsentativen Untersuchung: Bei Aufbewahrung in handelsüblichen Aktenordnern zwischen anderen Belegen waren sämtliche gefährdeten Quittungen auch ohne spezielle Haltbarkeitsbemühungen selbst nach über siebzehn Jahren noch problemlos lesbar.

So beunruhigend die Gefahr des "analogen Datenverlusts" auch klingen mag: Lassen Sie sich nicht verrückt machen. Sie müssen nicht befürchten, dass die Angaben auf all ihren Quittungen zwangsläufig binnen Jahresfrist verschwinden. Außerdem handelt es sich in der Regel um kleinere Beträge: Die Zahlungsnachweise von größeren Investitionen erfolgen durchweg auf haltbareren "Datenträgern", das heißt auf Normalpapier. Außerdem lassen sich Empfänger, Verwendungszweck und Betrag normalerweise anhand von Kontoauszügen und Überweisungsträgern plausibel machen.

Dessen ungeachtet stellen ausgeblichene - um nicht zu sagen "verblichene" - Zahlungsbelege einen objektiven Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) dar. Für Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzes gilt der inhaltlich weitgehend identische § 257 HGB. Belege müssen demnach nicht nur zehn Jahre lang verwahrt werden, sondern während dieses Zeitraums auch lesbar sein. Dass der Aussteller einer Rechnung dafür Sorge zu tragen hat, wurde vom Gesetzgeber allerdings nicht festgelegt.

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Ja das ist so ein Problem Ich habe mir angewöhnt, immer einen mobilen A4 Scanner in der Notebooktasche zu haben, der muss nirgendwo angeschlossen werden und scannt die verbleichenden Dokumente gleich auf Stick, Memorycard oder internen Speicher des Scanners. Im Büro archiviere ich die Kopien gleich bzw. habe mit meine FiBu die Möglichkeit an jeden Buchungssatz das Dokument in PDF- oder JPG-Form anzuhängen, so dass der Prüfer schnell einen Überbilck bekommt, ob die Dokumente vorhanden sein könnten oder nicht!

Ich fürchte doch, wenn das Original nicht mehr lesbar ist... :-(

einscannen der kleinen Thermobiesterchen geht auch noch. Es handelt sich dann um eine Kopie und ich sehe dann auch kein Problem mit dem Signaturgesetz, wenn das Original vorhanden ist.

Ich mache in der Regel eine Kopie auf "Normalpapier" und hefte diese zusammen mit dem Original ab.
nordkonrad@web.de

Kopien auf Normalpapier

Wenn ich jedesmal Kopien ziehen würde, bräuchte ich nicht mehr auf die Baustelle gehen, da hätte ich genug zu tun.

Die Steuerprüfung kann mich mal. ich hab keinen nerv für so einen Käse. ich muss das geld erst verdienen, von dem die Steuerbeamten und die schlauen gesetzgeber sich bezahlen lassen. Da kann ich durchdachtere Lösungen erwarten. ich schmeiße solche Quittungen einfach in die Monatsmappe und wen sie nach ein paar Jahren unlesbar sind, steht die Summe im Journal, das ich ja auch noch führen muss. Freiberufler, Journalist

Die Steuerprüfer

Die Steuerprüfer interessiert Ihre persönlich Meinung zur Lesbarkeit überhaupt nicht, die freuen sich höchstens wieder einen gefunden zu haben, den sie fertig machen können. Ich habe da so meine Erfahrungen, mich versucht das Finanzamt bereits seit 2006 fertig zu machen und es ist nicht einfach dagegen gewappnet zu sein. Übrigens finde ich, das die Bemühungen des Finanzamtes mit krimineller Energie zu bezeichnen ist, da ich als alleiniger Gewerbetreibender weiß Gott für die Finanzbehörden eigentlich vollkommen uninteressant sein sollte. Es gibt lohnendere Objekte.

Zur Ergänzung: auch Tesafilm oder Klebestifte, mit denen solche - oft ja auch noch kleinen - Quittungen auf einem Papierbogen fixiert werden, lassen die Schrift ausbleiben - u.U. quasi sofort.

Der Artikel stellt die Tatsachen fest!

Sehr zutreffend recherchierter Beitrag, den ich in der praxis voll nachvollziehen kann!

Thermopapier

Um ne­gative Folgen zu ver­meiden (Versagung des Betriebsausgabenabzugs oder des Vor­steuerabzugs) sind auf Thermopapier gedruckte Belege nach Erhalt zu foto­kopieren (Abschnitt 14.b.1 Absatz 5 Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesministeriums für Finanzen).

Negative Folgen:

Um negative Folgen zu vermeiden wäre es besser, wenn die Finanzbehörden sich darum kümmern würden, dass es keine Thermopapierbelege mehr gibt. Wenn ich im Baumarkt einkaufe lasse ich mir grundsätzlich die Thermopapierquittung dort bei der Information kopieren, denn ich sehe nicht ein, dass ich dafür bezahlen muß (Zeit und Papier für das Kopieren) damit der Baumarkt - und natürlich auch andere - Geld sparen.

Antwort: Thermopapier

Guten Tag und vielen Dank für Ihren Hinweis auf den Umsatzsteuer-Anwendungserlass: Ich habe den Beitrag gleich um den O-Ton und den Link zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass auf der BMF-Website ergänzt.

Danke und herzliche Grüße
Robert Chromow

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