Betriebsferien

Da Sie Ihre Arbeitskraft ohnehin nur einmal verkaufen können, sind Urlaubszeiten von Freelancern und freiberuflichen Einzelkämpfern automatisch "Betriebsferien". Aber auch von Handwerkern, Händlern und kleinen Fertigungsbetrieben, in denen Mitarbeiter beschäftigt sind, wird der Laden häufig komplett dichtgemacht.

Die Auszeit zur Tugend machen: Betriebsferien für Kundenkontakte nutzen

Mit ein wenig Geschick lässt sich dabei bereits die Urlaubsankündigung zum wirkungsvollen Marketinginstrument machen:

• Benachrichtigen Sie Ihre Kunden vier Wochen vor Beginn des Urlaubs per Post, Fax, E-Mail oder Telefon von Ihrer geplanten Abwesenheit. Sie schaffen damit einen Kontaktanlass und bei guten Geschäftsbeziehungen sogar einen kurzfristigen Entscheidungsanlass für anstehende Aufträge.

• Informieren Sie besonders wichtige Kunden zwei Tage vor Urlaubsantritt noch einmal und teilen Sie ihnen bei dieser Gelegenheit eine Kontaktmöglichkeit für Notfälle mit. Das kann eine für diesen Zweck eingerichtete Mobilfunknummer, eine spezielle VIP-Mailadresse oder - nach Vorbild der Ärzte - der Kontakt zu einem vertrauenswürdigen Kollegen sein: Der hält in Ihrer Abwesenheit die Stellung hält und kann im äußersten Notfall den Kontakt zu Ihnen herstellen.

• Auch die Rückkehr ist dann wieder ein Marketing-Anlass: Verbinden Sie die Nachricht über Ihre Wieder-Erreichbarkeit mit einem speziellen Dienstleistungs- oder Produktangebot.

Auf diese Weise vermeiden Sie nicht nur Reibungsverluste - Sie bringen sich auch nachhaltig bei Ihren Kunden in Erinnerung. Wenn Sie im restlichen Jahr gut erreichbar, zuverlässig und pünktlich sind, wird die zeitweilige Nichterreichbarkeit für Sie nicht nachteilig sein.

Wichtig: Vorausschauend planen und vorsorgen

Doch mit der kundenseitigen Abfederung der Betriebsferien ist es nicht getan. Achten Sie außerdem darauf, dass ...

• während Ihrer Abwesenheit keine wichtigen Termine oder Fristen verstreichen,

• Ihr Konto in dieser Zeit eine ausreichende Deckung aufweist,

• Ihr Anrufbeantworter im reinen Ansagebetrieb über Ihre Abwesenheit informiert oder Ihre Rufnummern auf den Anschluss eines Vertreters weitergeleitet werden,

• Ihre E-Mailadressen notfalls mit einem Autoresponder versehen werden und/oder ausgewählte Weiterleitungen geschaltet werden. Achten Sie auch darauf, dass das Posteingangsfach bei Ihrem E-Mailprovider groß genug bemessen ist oder Sie von unterwegs aus gelegentlich aufräumen können.

Wenn Sie Eingangspost, Telefon und Fax während Ihrer Abwesenheit nicht vollkommen auf Autopilot stellen oder ganz verwaisen lassen möchten, können Sie auch über einen Notdienst in Person eines daheimbleibenden Mitarbeiters oder vertrauenswürdigen Kollegen nachdenken. Die bekommen lediglich die Aufgabe, den Anrufbeantworter abzuhören, Fax-Mitteilungen durchzusehen und die Eingangspost auf wichtige Behörden- oder Kundenpost hin zu sichten.

Auftragsdienste und Online-Sekretariate

Sofern Ihnen vor allem die telefonische Kontaktpflege am Herzen liegt und Sie Ihren Geschäftspartnern den unpersönlichen Anrufbeantworter ersparen wollen, hilft möglicherweise auch eine zeitweilige Weiterleitung Ihrer Rufnummer auf einen Sekretariats- oder Auftragsdienst weiter: Durch die Rufnummern-Übermittlung erkennen die dortigen Mitarbeiter inzwischen, für welchen Auftraggeber sie Anrufe entgegennehmen.

Entsprechend differenziert können sie sich in Ihrem Namen melden und passend zu Ihren Vorgaben reagieren. Während zum Beispiel Anrufer mit Standard-Anliegen vertröstet werden, lassen Sie sich über den lang erwarteten Anruf des potenziellen Großkunden auf Ihrem Handy informieren und können bei Bedarf umgehend zurückrufen. Neben bundesweiten Sekretariatsdiensten wie eBüro, TopBüro oder Regus gibt es inzwischen auch viele kleine kleinere Bürodienstleister vor Ort - wie der Blick in die Gelben Seiten (unter Stichworte wie "Sekretariatsservice" oder "Büroservice") zeigt.