Der Chef-Urlaub

Das Unternehmen in Ihrer Abwesenheit weiterlaufen zu lassen, ist organisatorisch anspruchsvoller, als Betriebsferien zu machen.

Im günstigsten Fall haben Sie einen gleichberechtigten Partner, mit dem Sie sich ohnehin bei der Leitung abwechseln. Dann brauchen Sie "nur" die anfallenden Aufgaben in Ihrem speziellen Aufgabengebiet oder bei laufenden Projekten abzusprechen.

In allen anderen Fällen müssen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter in die Lage versetzen, die Geschäfte eigenverantwortlich zu führen. Das setzt zunächst einmal Klarheit über die anliegenden Aufgaben voraus. Während die Besprechung mit dem Steuerberater über den Jahresabschluss des Vorjahres bestimmt Zeit bis zu Ihrer Rückkehr hat, müssen Ihre Vertreter unmittelbar handlungsfähig sein, wenn es um Kundenanfragen, Bestellungen und die Auftragsabwicklung geht.

Stellen Sie also zunächst eine Liste von Tätigkeiten, Aufgaben und Entscheidungen zusammen, die ...

• bis zu Ihrer Rückkehr liegen bleiben können und sollen,

• von Ihren Vertretern eigenverantwortlich erledigt werden sollen oder

• auch während des Urlaubs sofort (oder besser: zu fest vereinbarten Besprechungsterminen) mit Ihnen geklärt werden müssen.

Betriebsabläufe dokumentieren

Wenn Ihr Unternehmen auch im Normalbetrieb darauf setzt, dass Aufgaben von den Mitarbeitern ergebnisorientiert und eigenverantwortlich erledigt werden, ist es nun natürlich im Vorteil. Nützlich ist es auch, wenn Standardabläufe dokumentiert sind und Checklisten zum Umgang mit den wichtigsten Kunden, Geschäftspartnern, aber auch Lieferanten und Dienstleistern vorliegen.

• Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich, wer vertritt wen?

• Worauf kommt es bei der Erledigung besonders an, wie lautet das Hauptziel der Tätigkeit?

• Welche Arbeitsschritte, welche Arbeitsmittel sind für die Tätigkeit erforderlich?

• Welche Störungen können auftreten?

• Welche konkreten Lösungsmöglichkeiten haben sich bewährt?

Vollmachten

Mit der Klärung inhaltlicher Ziele sowie differenzierter Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche ist es aber noch nicht getan: Damit Ihre Mitarbeiter oder externe Vertreter in Ihrem Auftrag handeln dürfen, sind in vielen Fällen Vollmachten erforderlich - am besten sogar in schriftlicher Form. Die gibt es in sehr unterschiedlichem Umfang und Reichweite.

Erteilt werden können sie ...

• bezogen auf einzelne Rechtsgeschäfte ("Spezial-Vollmacht"),

• auf bestimmte Arten von Rechtsgeschäften ("Gattungs-Vollmacht"; zum Beispiel Post- oder Bankangelegenheiten),

• pauschal für die meisten Rechtshandlungen eines Unternehmens ("Prokura") oder gar

• uneingeschränkt ("General-Vollmacht" - Vorsicht!),

• mit oder ohne Berechtigung zur Vergabe von Untervollmachten sowie

• zeitlich befristet oder unbefristet bis auf Widerruf.

Wichtig dabei: Sie können die Vertretungsberechtigung im Außenverhältnis gegenüber Dritten (Berechtigung zum stellvertretenden Handeln gegenüber Kunden, Lieferanten, Behörden) im Binnenverhältnis an bestimmte Bedingungen knüpfen: So kann beispielsweise die gegenüber einem Lieferanten erteilte Einkaufs-Vollmacht intern an die Auflage gebunden werden, keine Aufträge von mehr als 5.000 Euro zu erteilen.

Das schützt Sie im Zweifelsfall zwar nicht vor bewusster Zuwiderhandlung von Partnern, Mitgesellschaftern oder eigenmächtigen Mitarbeitern - Sie sorgen aber für klare Verhältnisse und haben später notfalls die Möglichkeit, sich am Verursacher schadlos zu halten.