Umsatzsteuer-Identifikationsnummern schnell und einfach überprüfen!

Excel-Tool UStIdNrChecker: Die UStIdNr. von Unternehmenskunden im EU-Ausland überprüfen

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Stand: 21. März 2014 (aktualisiert)

Die lästige Pflicht zur Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ausländischer Kunden wird mit unserem "UStIdNrChecker" zu einer einfachen Übung: In Zukunft reicht dazu ein Mausklick in Excel.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern einfach bestätigen lassen

Haben Sie häufig mit Kunden aus dem EU-Ausland zu tun und müssen Sie deshalb regelmäßig ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern überprüfen? Wir haben ein Excel-Tool für Sie, das Ihnen diese Aufgabe wesentlich leichter macht: Mit unserem UStIdNrChecker können Sie die Überprüfung ganz einfach per Klick vornehmen!

Und so funktioniert er:

  1. Sie geben die Angaben der zu prüfenden Unternehmen - Name, Adresse und die Umsatzsteuer-ID-Nummer - ganz einfach in die Maske ein, aus den Kundendaten wird eine Excel-Liste erstellt.

  2. Auf einen Klick von Ihnen (per Makro) werden dann alle oder ausgewählte Daten zur Bestätigung an eine spezielle Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern geschickt. Sie müssen also nicht für jeden Kunden eigens das Online-Formular ausfüllen, Faxe oder gar Briefe versenden! Sie sparen also Zeit, Geld und Nerven.

  3. Sie erhalten umgehend Antwort vom Bundeszentralamt, ob die Umsatzsteuer-IDNr. gültig ist. Im Fall einer Fehlermeldung, gibt die umfangreiche Legende darüber Aufschluss, worin das Problem besteht. Bei einer positiven Bestätigung wird diese in der Excel-Liste samt Abfrage-Datum in der Liste archiviert.

  4. Auf Wunsch wird auch das Zuschicken der Bestätigungsnachweise per Post ausgelöst - diese Bescheinigung brauchen Sie möglicherweise später einmal für das Finanzamt.

Umsatzsteuer-ID-Nummern-Checker downloaden

Bild vergrößernUmsatzsteuer-ID-Nummern prüfen - so einfach kann das sein!

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Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ausländischer Kunden überprüfen - warum und wieso?

Hinweise

  • Der UStIdNrChecker lässt sich mit den Excel-Versionen 2000, 2002, 2003, 2007 und 2010 nutzen. Bei Excel 2007/2010 ist zunächst allerdings der Menüpunkt für seine Nutzung etwas versteckt, das lässt sich aber schnell beheben - mehr dazu unten.

  • Da das Werkzeug online auf die Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern zugreift, setzt die Nutzung natürlich eine aktive Internet-Verbindung Ihres Rechners voraus.

  • Sie müssen die Ausführung von Makros für diese Datei zulassen, damit der Zugriff klappt (auch dazu mehr im nächsten Abschnitt).

Die Inbetriebnahme

  • Die Inbetriebnahme des Tools geht sehr schnell.

    Nachdem Sie das Excel-Rechenblatt gespeichert haben, erscheint beim ersten Öffnen - je nach Sicherheitseinstellungen - ein Warnhinweis, weil das Tool aus einer Excel-Datei mit eingebetteten Makros besteht. Sie müssen das Ausführen von Makros für diese Datei zulassen ("Makros aktivieren), um das Tool nutzen zu können!

    Makrowarnung

    Sicherheitswarnung in Excel 2007

    Falls diese Sicherheitswarnung in Excel 2007/2010 bei Ihnen nicht erscheint, müssen Sie die Sicherheitseinstellungen der Makros ändern: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, Excel-Optionen, Vertrauensstellungscenter, auf Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter und anschließend auf Einstellungen für Makros. Wählen Sie die Option Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren. Das ist die Standardeinstellung.

  • Um den UStIdNrChecker für Ihr Unternehmen nutzen zu können, müssen Sie zunächst einmal im Blatt Konfiguration in der Zelle C4 Ihre eigene UstIdNr eingeben, da diese für die Abfragen nötig ist. Alternativ erreichen Sie diese Zelle auch über den Namen UstId_1 von jedem Blatt aus. In der Zelle darunter (C) können Sie wahlweise zusätzlich Ihren Firmennamen eingeben.

  • Bild vergrößernUmsatzsteuer-Identifikationsnummern-Checker, Screenshot 1

  • Alle Funktionen zur Bedienung sind unter dem zusätzlichen Menüeintrag UstIdNrChecker zusammengefasst, der in dieser Excel-Mappe bis zur Version 2003 direkt als Teil des Menüs erscheint.

    Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Checker, Screenshot 2

    In Excel 2007 und Excel 2010 ist der entscheidende Menüeintrag UStIdNrChecker unter Add-Ins -> Menübefehle versteckt.

    Menüeintrag 'UStIdNrChecker' in Excel 2007

  • Damit Sie den "UstIdNrChecker" gleich testen können, haben wir einen kleinen Testdatensatz (CSV, siehe Download-Link oben), den Sie importieren können (UstIdNrChecker -> importiere Daten).

    Diese Daten müssen Sie natürlich anschließend wieder löschen (UstIdNrChecker -> lösche alle Daten) bzw. mit den Angaben Ihrer tatsächlichen Kunden überschreiben.

  • Für die Bestätigungsabfrage benötigt das Tool im Blatt Check_USt-IDs jeweils die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Firmennamen und optional die Adressdaten der Kunden, deren UStIdNr. überprüft werden soll. Außerdem müssen Sie mit ja oder nein festlegen, ob Ihnen für den jeweiligen Kunden eine amtliche Bestätigungsmitteilung zugeschickt werden soll, als Nachweis fürs Finanzamt.

    Diese Daten können Sie natürlich von Hand in die entsprechenden Zellen eingeben - bequemer geht es mit der Eingabemaske (UstIdNrChecker -> öffne Dateneingabeformular -> "Neu").

    Bild vergrößernUmsatzsteuer-Identifikationsnummern-Checker, Screenshot 3

  • Wenn Sie Ihre Kundendaten im Format Kunden-USt-IdNr;Kunden-Firmenname;Ort;PLZ;Strasse;Druck als Komma-separierte Datei (.csv) vorliegen haben oder sie so aus Ihrer Auftragsverwaltung oder Excel-Kundenverwaltung exportieren können (analog zu unserer Testdatei), dann brauchen Sie sich mit der manuellen Eingabe gar nicht erst abzumühen - dann können Sie die Daten mit UstIdNrChecker -> importiere Daten direkt übernehmen.

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Reine Abzockerei

In viele EU-Länder überprüft man solche Daten völlig kostenlos und ohne welche "Zwang" Mitgliedschaften.

zB. in Polen, jede Gewerblicher Person hat eine:
- REGON Nummer (Registrierung der Gewerbe)und eine
- NIP Nummer (Steuernummer)
die läss man auf eine Stattliche Internetseite überprüfen.
Als Ergebnisse sieht man die
- BKLZ auf die eine Gewerbe angemeldet hat,
- ab wann und ob sie noch tätig oder abgemeldet ist
- Name (die Firma) Name und Vorname des Besitzes
- Adresse, Telefonnummer uä.
und das alles umsonst in zwei Sprachen (Polnisch und Englisch)

Antwort: Reine Abzockerei

Guten Tag,
und vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Ich fürchte, Sie haben da etwas falsch verstanden: Auch in Deutschland gibt es kostenlose amtliche Prüfverfahren für die UStIdNr. von Unternehmern in anderen EU-Ländern. Darauf wird im Beitrag weiter oben sogar ausdrücklich hingewiesen: Auf der Seite ...
"UStIdNr.-Kontrollpflicht: So prüfen Sie die UStIdNr. Ihrer Auslandskunden"
http://www.akademie.de/wissen/ustidnr-bestaetigen-lassen
... haben wir die amtlichen Prüfverfahren vor einiger Zeit vorgestellt.

Bei unserem "UStIdNrChecker" auf Ecel-Basis handelt es sich um ein komfortables Tool, das _häufige_ Abfragen einer _großen Zahl_ von Umsatzsteueridentifikationsnummern erleichtert und beschleunigt. Es ist als spezielles Premium-Zusatzangebot für unsere Mitglieder gedacht. Das Angebot, Mitglied bei akademie.de zu werden, um den UStIdNrChecker nutzen zu können, ist freiwillig. :-)

Mit freundlichen Grüße
Robert Chromow

Fuer interessierte ein tip ,

Fuer interessierte ein tip , es gibt von peppertools.de eine windows software vat validator zum checken. Es bietet einzelne pruefungen als auch massenabfragen ueber excellisten. Am ende kann man das ergebnis in einem pdf report ausgeben. Es prueft auch ueber die schnittstelle und ist preiswert.

Gruss, Markus

Kostenpunkt 49,50 Euro, um etwas genauer zu sein

Stand heute, laut Website. Ob sich dieser Preis mit oder ohne MWSt. versteht, war für uns nicht auf Anhieb ersichtlich.

Das ist für Unternehmen, die Massenabfragen zu USt-Id.-Nr. benötigen, sicher eine sinnvolle Investition, wenn das Tool wie versprochen funktioniert. Wer einmal im Jahr ein Dutzend Kunden "überprüfen" muss, dem ist das vielleicht zu teuer. Allerdings sind solche Abfragen inzwischen auch schon in anderen Kunden- und Rechnungsverwaltungen integriert.

Aber auf jeden Fall betreibt Peppertools sehr engagiertes Online-Marketing, das kann man nicht bestreiten. Werbliche Hinweise scheinen sich inzwischen in jedem Forum zu diesem Thema zu befinden. :-)

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Ja, der UStIdNr-Checker funktionert auch mit Excel 2010 - Sie müssen allerdings die Sicherheitswarnung "abnicken", wie im oben beschrieben.

beste Grüße
Ihre akademie.de-Redaktion

Vielleicht eine bessere Lösung

Es gibt in der letzten zeit ein super Programm das für neue Excel Versionen alles mögliche von USt Id Nr. prüfen kann. Es heißt USt-IdNr. Excel Addin von Optimussoftware, Googelt mal nach.

... aber bestimmt eine teurere Lösung ... :-)

... und zwar um "289 € pro Lizenz"
http://optimussoft.de/kaufoptionen.html
Ein Schelm, wer Böses dabei denkt.

"teuere Lösung"

Ja. ABER: Wie ich sehe ist die Lizenz für 3 Jahre. Der "Checker" kostet für 3 Jahre, wenn ich das mal hochrechne, 450 € !!!!

Also doch deutlich günstiger die andere Variante ;) Dennoch beide gute Ideen.

Eine NULL zuviel!

Entschuldigung, aber das ist Unsinn.

Sie laden als Mitglied die Datei herunter und benutzen die. Und zwar so lange Sie wollen, auch nach Ende einer Mitgliedschaft. Sie müssen nur einmal Mitglied werden und das geht ab 45,- €.

Sehr geehrter Herr

Sehr geehrter Herr Hengel,

ich habe die Produkte lediglich versucht zu vergleichen. Die Lizenz bei Optimus Software ist auf 3 Jahre begrenzt. Beim "Checker" kostet der Betrag laut der Homepage 150 € (siehe oben). Bei drei Jahren sind es also 450 €. Außerdem kommen doch laufende Gebühren auf einen zu aus der Mitgliedschaft. Aber wie ich sehe kennen Sie sich mit dem "Checker" bestens aus ;)

Funktioniert auch mit Excel 2010?

Bonjour, M. Feret,
unser "UStIdNrChecker" basiert auf dem Online-Prüfdienst des deutschen Bundeszentralamtes für Steuern. Diese amtliche Schnittstelle dient ausschließlich der Kontrolle grenzüberschreitender Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen und ihren Kunden bzw. Lieferanten in der EU. Die eigene UStIdNr. muss daher immer mit "DE ..." beginnen. Falls Sie eine französische UStIdNr. haben und eine deutsche UStIdNr. überprüfen wollen, können Sie z. B. den EU-Serivice
"VIES Validation du numéro de TVA par VIES"
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do
... verwenden. Sollten die französischen Behörden eine qualifizierte Kontrolle verlangen, wird es in Frankreich aber bestimmt auch einen entsprechenden Prüfdienst geben.
Vielleicht hilft Ihnen das ja schon ein wenig weiter!?
Meilleures salutations
Robert Chromow

Guten Tag !

Wir sind frz. Lieferant in Deutschland und müssen manchmal die DE Nr unserer deutscher Kunden überprüfen. Würde Ihr System auch für uns funktionieren ? Danke im voraus für einen guten Tip !
Jean-Marc FERET

Leider ist die Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern (auf die greift unser Tool zu) heute morgen "zur Wartung" (http://evatr.bff-online.de/eVatR/). Laut Aussage auf der Website dort nur bis 9.00 Uhr - aber die Arbeiten schienen noch anzudauern. Leider können wir daran nichts ändern, bleibt zu hoffen, dass die Schnittstelle - und damit der UStId-Checker - bald wieder funktioniert.
Sorry und schöne Grüße
Simon Hengel, Redaktion akademie.de

Hat bisher alles funktioniert, aber heute klappt es nicht.
Bekomme unten links in der Leiste immer eine Fehlermeldung:
"Überprüfung durch Anwender abgebrochen".
Was heißt das?
Außerdem lassen sich die Nummern aus Portugal seit einer Woche nicht vollständig prüfen.
(Nummern schon, aber nicht die Adressdaten).
Danke im voraus für Ihre Hilfe!

Über den Autor:

bild117521

Hans Metzmacher ist freiberuflicher Programmierer und spezialisiert auf praktische Lösungen rund um VBA (Office-Automation), IBM Lotus Notes, Datenbanken (MS-SQL, Oracle, DB2, MySQL, Firebird, Postgre ...

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