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VBA für Einsteiger - MS Excel 2003 (10)

Die Programmierung eines Mahnwesens - Kurzbeschreibung des Beispiels

Problem und Lösungsansatz

Die Programmierung eines Mahnwesens - Kurzbeschreibung

Die Firma "Rohrzange GmbH Gas-, Wasser-, Schnellservice" verwendet ein Rechnungs- und Mahnwesen zur Handhabung der termingerechten Bezahlung von Rechnungen.

Die vorliegende Arbeitsmappe enthält zwei Arbeitsblätter:

  • Die Kundenliste enthält eine Tabelle der notwendigen Kundendaten.

  • Die Rechnungliste, in der die Rechnungsdaten erfasst werden.

Die einzelnen Aktionen rufen Sie über die Symbole der Symbolleiste RechnungenundMahnwesen auf.

Die Symbolleiste Mahnverfahren

Die Kundendaten sammeln Sie über einen Dialog, den Sie über das Symbol Kundenpflege erreichen. Bei Eingabe eines neuen Kunden wird automatisch eine Kundennummer vergeben. Jeder Kunde hat seine eigene unverwechselbare Kundennummer.
In diesem Dialog können Sie auch bereits bestehende Kundendaten mit Ausnahme der Kundennummer korrigieren.

Bild vergrößernDas Formular "EingabeDialog" zur Kundenpflege

Zum Dialog zur Rechnungspflege gelangen Sie über das Symbol Rechnungspflege der Symbolleiste. Sie geben die Daten einzelner Rechnungen für die Kunden über die Kundennummer als Bezug ein. Diese Daten werden in die Rechnungliste zusammen mit dem Zahlziel (14 Tage nach Rechnungsdatum) in dem Feld "fällig am" eingetragen. Eine Rechnungsnummer wird automatisch vergeben.

Bild vergrößernDer Dialog "Rechnungerfassen" zur Rechnungseingabe

Aus den eingetragenen Daten des Dialogs wird unter Verwendung der Dokumentvorlage Rechnung.dot mit Microsoft Word ein Rechnungsdokument erstellt. Die Rechnung wird unter einem generierten Dateinamen ReNr xxxxx KdNrxxxxx im Ordner C:\0.Rechnungen abgelegt und kann automatisch sofort gedruckt werden.

Über das Symbol Eingabe Bezahlungen geben Sie die gezahlten Beträge der Kunden unter Bezugnahme auf die Rechnungsnummer pro gezahlten Betrag ein.

Bild vergrößernDas Formular "Gezahlt" zur Eingabe der gezahlten Beträge

Ist die Rechnung vollständig bezahlt, wird sie automatisch aus der Rechnungliste gestrichen, die obige Rechnungsdatei wird gelöscht und neu unter dem Namen bezahlt ReNr xxxxx KdNrxxxxx abgelegt.
Damit können Sie sich nachträglich über alle bezahlten Rechnungen einen Überblick verschaffen.
Damit werden auch alle Mahnungen, die diese Rechnung betreffen, gegenstandslos und deshalb gelöscht.

Über das Symbol bzw. Button Mahnungen erstellen (sowohl im Formular Gezahlt als auch in der Symbolleiste RechnungenundMahnwesen) wird die Rechnungsliste aktualisiert und nach nicht erfolgter Bezahlung untersucht.

Ist der Zahlungstermin einer Rechnung verstrichen, generiert das Programm eine 1.Mahnung. Der Brief wird im Ordner C:\1.Mahnung abgelegt. Sie können die Briefe nachträglich drucken, Sie könnten auch automatisch sofort vom Programm ausgedruckt werden.

Beispiel eines Mahnbriefes

Ist eine fällige Rechnung nach der 1.Mahnung innerhalb von 14 Tagen nicht bezahlt worden, generiert das Programm eine 2.Mahnung, die ggf. automatisch gedruckt und unter einem Ordner C:\2.Mahnung abgelegt wird.

Ist eine fällige Rechnung auch nicht nach der 2.Mahnung innerhalb von 14 Tagen bezahlt worden, generiert das Programm einen Brief an den Rechtsanwalt über alle Verbindlichkeiten des Kunden, der ebenfalls automatisch oder erst bei Bedarf gedruckt werden kann und unter einem Ordner C:\3.RA abgelegt wird.
Dabei wird der Datensatz des Kunden in der Kundenliste in der Spalte "gesperrt am" mit Eintrag des aktuellen Datums zwangsläufig als "gesperrt" gekennzeichnet.
Bei der Kundenpflege wird im Dialog dieser Gesperrt-Zustand angezeigt.

Bild vergrößernAnzeige eines gesperrten Kunden

Mit dem 3.Brief wird über die "Rechtsanwaltskanzlei Justitia" ein gerichtliches Verfahren eingeleitet. Über das Symbol "Gesperrte Kunden löschen", werden diese Kunden sowohl aus der Kundenliste, als auch mit allen Einträgen in der Rechnungliste und allen bisher erstellten Dokumenten endgültig entfernt.

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Über den Autor:

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Dieter Frommhold, Jahrgang 1943, Diplom-Lehrer für Physik und Mathematik, Verlagslektor und Programmierer. Seit 1971 langjährige Lehrtätigkeit über Betriebssysteme und Programmierung.

Ab 1994 arbe ...

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