Thema und Ziel

In Teil 6 erläutern wir, wie Sie aus Dateien anderer Office-Applikationen Daten in Dokumente und Vorlagen an die richtige Position eintragen. Damit lassen sich bspw. vorbereitete Briefe mit einzelnen Kundendaten variiert erstellen. Die Daten können dabei sowohl über Dialoge eingefordert und vom Nutzer eingetragen, als auch über externe Datenquellen, etwa Excellisten, automatisch übernommen werden. Textmarken ermöglichen zudem, diese Daten für das Dokument automatisch an die richtige Stelle einzufügen.

Ziel ist es, dass Sie das sichere Positionieren variabler Daten in vorbereitete Dokumente derart automatisieren, dass deren Auswahl auf einige Maus-Klicks reduziert werden kann.

Dazu werden als erstes Thema Textmarken vorgestellt und in Prozeduren genutzt.

Der Zugriff auf Datensätze einer Exceltabelle ist das zweite Thema.

In VBA für Word (5) wurde bereits ein Beispiel vorgestellt, in dem ein Brief zusammengesetzt und vollständig neu geschrieben wird. In diesem Seminar nun wird ein bereits bestehendes Dokument aktuell mit Daten ergänzt bzw. als eine vorbereitete Vorlage für ein neues Dokument mit aktuellen Daten erstellt.

Diese Unterlage ist der bisher anspruchvollste Teil der Kursfolge, dessen Studium für weniger anspruchsvolle Leser schon bis Punkt 2.3 ausreichend sein kann.

Voraussetzungen

Sie beherrschen den Umgang mit Microsoft Word sicher und möchten einige Abläufe automatisch gestalten, um Ihre Arbeit schnell und auch sicher zu erledigen. Sie haben die Kurse "VBA lernen-MS Word effektiv nutzen" im Selbststudium erfolgreich absolviert.

Als Voraussetzung sind von besonderen Nutzen die Kurse

• VBA für Word (3) - insbesondere Punkt "Der Dialog" ff. und

• VBA für Word (5) - insbesondere Punkt "Dokument erstellen" - zu erwähnen.

Kenntnisse über Excel sind empfehlenswert.

Als Dateien sind Beispieldateien.zip und Briefdaten.zip beigefügt. Entzippen Sie bitte diese Zip-Archive, wobei Briefdaten.zip, auf Laufwerk C: entpackt, Excel-Mappen auf C:\Briefdaten\ ablegt.