DruckversionUnd los geht's! Umsetzung und Durchführung
Die Recherchen und die Vorbereitungen sind abgeschlossen, Ideen konkretisiert, Rahmenbedingen geklärt, Personenzahl steht, Datum auch ...
Nehmen Sie Ihren Projektplan ernst und machen Sie einen Vorabcheck ein bis zwei Tage vor Ihrer Veranstaltung: Ist alles da, was wird noch geliefert, benötigen Sie noch zusätzliches Material, weiß jeder Helfer, was er wann tun soll etc.? Hier können Sie noch kurzfristig eingreifen, Besorgungen machen und einen "Krisenplan" erstellen.
Machen Sie eine Checkliste:
Funktioniert die Musikanlage?
Geht das Licht?
Können Sie oder die Redner mit dem Mikrofon umgehen, wer kann das alternativ?
Sind die Getränke kalt gestellt?
Funktioniert die Zapfanlage und wie wechselt man ein Fass?
Haben die Blumen genügend Wasser?
Ist das Zelt abgespannt?
Ist genügend Toilettenpapier da?
Sind Parkplätze abgesperrt?
Fehlt eine Beschilderung?
etc.
Kurz vorher
Nehmen Sie sich Zeit für sich! Das klingt nicht so einfach, aber dennoch: Planen Sie ausreichend Zeit ein, in der Sie in Ruhe duschen können, sich umziehen, zum Friseur gehen, Ihre Rede durchgehen oder einfach nichts tun können. Je entspannter Sie sich zurechtmachen können, umso relaxter gehen Sie auch auf Ihre Gäste zu.
Seien Sie rechtzeitig fertig und bereit vor Ort, d. h. es gibt immer Gäste, die zu früh kommen und auch diese sollten Sie entspannt begrüßen.
Begrüßung
Heißen Sie Ihre Gäste persönlich willkommen. Das ist der erste und meist auch bleibende Eindruck, den Ihre Gäste bekommen. Plaudern Sie vorher schon mit Mitarbeitern, Kollegen, Freunden, Helfern, das macht locker.
Führen Sie Gäste in Ihre Räumlichkeiten bzw. "übergeben Sie sie" in helfende Hände, die sie zum Tisch, in den Saal, zur Bar, zum Verkaufsraum etc. begleiten.
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