Sie haben jetzt eingegrenzt und beschrieben, was Sie wann mit wem veranstalten möchten. Nun ist es an der Zeit, sich einen Zeitplan zu machen. Ob Sie eine handschriftliche Liste führen oder eine Exceltabelle anlegen wollen - egal, für alles brauchen Sie Eckdaten:

1. Enddatum
   Das Datum, der Zeitraum steht fest! Nehmen Sie diesen als Anfangspunkt der Planung - auch wenn er der letzte Termin ist.

2. Zeitraum
   Teilen Sie den Zeitraum bis zum Endtermin grob in Monate, Wochen, Tage ein. Markieren Sie Ferien- und Urlaubszeiten, Feiertage oder andere Zeiten, an denen Sie nicht "arbeiten".

3. Erstellen Sie eine Liste aller bisher notwendigen Aktivitäten, wie z. B. Gästeliste, Einladungen entwerfen und erstellen, rechtzeitiges Versenden, Bewirtung/Catering bestellen, Musik bestellen, Deko einkaufen und anbringen ...

Planen Sie rückwärts!

Vermerken Sie auch hier, ob es "Abhängigkeiten" gibt:

• Bewirtung und Küche: Gibt es eine Küche, in der gekocht, aufgewärmt, gekühlt etc. werden kann?

• Ort und Ware, Lagerraum: Wo werden Essen, Getränke und andere Utensilien gelagert?

• Musik und Strom: Gibt es für die Musikanlage, die Band ausreichend Strom, Beleuchtung etc. Brauchen Sie bestimmte Anschlüsse, evtl. sogar Starkstrom?

• Räumlichkeiten und Technik: Welche Technik benötigen Sie wo?

• Personenzahl und Bewirtung: Wie viele Personen essen/trinken und bis wann müssen Sie diese Zahl kennen?

• Einladung und Zusagen/Absagen? Bis wann benötigen Sie Antworten, bis wann muss also eine Einladung bei Ihren Gästen ankommen, bis wann muss sie also produziert sein?

• Erstellen Sie als Service eine Anfahrtsskizze und Beschreibung mit dem Hinweis auf Parkplätze.