Grundsätzlich ist der Verein ein Arbeitgeber wie jeder andere. Er muss die gleichen buchhalterischen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen erfüllen wie jeder andere Arbeitgeber auch. Dabei kommt dem Vorstand des Vereins eine besondere Verantwortung zu, wenn in der Satzung keine eindeutige Regelung getroffen wurde, wer innerhalb des Vereins für die Arbeitgeberfunktion verantwortlich zeichnet. Dabei gelten folgende Grundregeln, die in jedem Fall zu beachten sind:

Grundsätzlich können nur Organe des Vereins Arbeitsverträge abschließen, die dazu auch nach der Satzung oder - falls hier Regelungen fehlen - nach dem Gesetz befugt sind. Normalerweise nicht befugt sind beispielsweise die Leiter von unselbstständigen Untergliederungen (Abteilungen, Gruppen usw.). Schließt beispielsweise ein Gruppenleiter einen Arbeitsvertrag ab, ohne hierfür befugt zu sein, haftet er grundsätzlich selbst für den Vertrag.