Geld und Zeit sind aufgebraucht, aber der Auftrag ist erst zur Hälfte eingetütet? Gerade wenn Sie als Selbstständiger viele verschiedene Tätigkeiten ausüben, fehlt in manchen Bereichen die Routine. Da passiert es schnell, dass Sie sich mal völlig verkalkulieren, zeitlich wie finanziell. Lorenz Hölscher gibt Tipps, wie Sie damit umgehen.

Alle Menschen sind schlau - manche vorher, die meisten erst hinterher. Tatsache ist allerdings, dass Fehlkalkulationen nur sehr selten wirklich überraschend kommen. Im Allgemeinen kündigen sie sich vorher an.

Das Kind schützen, bevor es in den Brunnen fällt

Jedes Projekt sollte begleitend dokumentiert werden, im einfachsten Fall mit einem Stundenzettel. Bei größeren Arbeiten notieren Sie auch die tatsächlichen Teilarbeiten nach Bereichen und Mitarbeitern getrennt in einer Excel- oder Access-Tabelle.

Natürlich reicht es nicht, sauber aufzuschreiben, wer was wie lange gemacht hat. Das Zauberwort an dieser Stelle heißt: auswerten! Die schönste Dokumentation ist wertlos ohne Analyse. Und zwar rechtzeitig, damit der Schrecken eben nicht hinterher kommt.

Ich habe schon an verschiedenen Stellen (etwa in den Beiträgen "IT-Projekte professionell abwickeln" und "FinanzCheck: Einnahmen und Ausgaben unter Kontrolle halten") skizziert, wie so eine begleitende Dokumentation und Analyse aussehen könnte. Das ist nicht wirklich schwierig, es muss nur gemacht werden.

Vor allem muss bereits während der Projektarbeit eine Auswertung erfolgen, ob Sie im bisherigen Tempo zeitlich und finanziell hinkommen. Nur jetzt noch können Sie retten, was zu retten ist.

Im Zeitaufwand verschätzt?

Sie merken nun während der Arbeit, dass es vorne und hinten nicht reicht. Sie haben bereits zwei Drittel Zeit vertan, aber kaum ein Drittel des Projekts fertig. Was tun?

Wenn es hart auf hart kommt, können Sie nichts anderes tun, als bis zum bitteren Ende des Projekts zu arbeiten. Sie haben einen gültigen und bindenden Vertrag geschlossen, aus dem es kein Entkommen gibt, wenn Sie sich nicht auf juristisches Glatteis (etwa einer arglistigen Täuschung über die Vertragsgrundlagen) einlassen wollen.

Nach dieser klaren Erkenntnis bleibt Ihnen noch der freundliche Weg: Sie sprechen mit dem Auftraggeber darüber, dass das Projekt gerade schwer aus dem Ruder läuft. Dabei sollten Sie ruhig von Anfang an klar stellen, welchen Anteil Sie daran haben und dass Sie weiterhin bereit sind, alle bisherigen Absprachen einzuhalten. Das entspannt die Gesprächsatmosphäre deutlich.

Versuchen Sie die von Ihnen entdeckten Probleme so darzustellen, dass Ihr Auftraggeber einen Vorteil für sich entdecken kann. Wenn abzusehen ist, dass Sie nicht termingerecht fertig werden, ist es schließlich auch in seinem Interesse, dass Sie nicht schweigend weiterwurschteln, sondern ihn rechtzeitig informieren.

Vielleicht lassen sich auch Teile Ihres Projektes so umstrukturieren, dass Sie wenigstens Prototypen oder Dummies bereitstellen, die andere zum Weiterarbeiten benötigen. Erstellen Sie beispielsweise einen WebService, der in einem Projekt benötigt wird, können Sie dessen Technik fertig stellen und nur Standardwerte liefern, anstatt die Antworten aus der noch unfertigen Datenbank zu ermitteln.

Begründen

Auf jeden Fall ist eine Begründung nötig, warum es zeitlich nicht klappt. Immerhin haben Sie ein Angebot abgegeben und von Ihnen wird so viel Professionalität erwartet, dass Sie erklären können, warum das jetzt so erheblich abweicht.

Mal abgesehen von Ereignissen wie Unfällen oder schweren Erkrankungen sollte nachvollziehbar sein, was für Sie nicht vorhersehbar war. Das könnten etwa Abweichungen zwischen den Beispielen sein, die für das Angebot vorlagen und jenen, die jetzt zur tatsächlichen Bearbeitung bereitgestellt werden. Oder die Technik funktioniert nicht wie (stillschweigend) vorausgesetzt.