Verkalkuliert - was nun?

Was Sie tun können, wenn am Ende des Honorars noch so viel Auftrag übrig ist

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Stand: 15. Mai 2012 (aktualisiert)

Im Termin verschätzt?

Geld und Zeit sind aufgebraucht, aber der Auftrag ist erst zur Hälfte eingetütet? Gerade wenn Sie als Selbstständiger viele verschiedene Tätigkeiten ausüben, fehlt in manchen Bereichen die Routine. Da passiert es schnell, dass Sie sich mal völlig verkalkulieren, zeitlich wie finanziell. Lorenz Hölscher gibt Tipps, wie Sie damit umgehen.

Alle Menschen sind schlau - manche vorher, die meisten erst hinterher. Tatsache ist allerdings, dass Fehlkalkulationen nur sehr selten wirklich überraschend kommen. Im Allgemeinen kündigen sie sich vorher an.

Das Kind schützen, bevor es in den Brunnen fällt

Jedes Projekt sollte begleitend dokumentiert werden, im einfachsten Fall mit einem Stundenzettel. Bei größeren Arbeiten notieren Sie auch die tatsächlichen Teilarbeiten nach Bereichen und Mitarbeitern getrennt in einer Excel- oder Access-Tabelle.

Projekte dokumentieren

Das optimale Programm für eine Projektdokumentation und (Nach-)Kalkulation wäre natürlich MS Project. Meine Erfahrung sagt mir aber, dass dessen Erstellungsaufwand so zeitraubend ist, dass es in überhaupt keinem Verhältnis zu den üblichen Projektgrößen von Selbstständigen steht.

Ist das Projekt hingegen so umfangreich, dass ein Einsatz von MS Project sinnvoll wird, braucht es schon einen extra Mitarbeiter, der nur für diese Projektplanung und -verwaltung zuständig ist. Dann kann es der Projektleiter nämlich nicht mehr so nebenbei erledigen.

Natürlich reicht es nicht, sauber aufzuschreiben, wer was wie lange gemacht hat. Das Zauberwort an dieser Stelle heißt: auswerten! Die schönste Dokumentation ist wertlos ohne Analyse. Und zwar rechtzeitig, damit der Schrecken eben nicht hinterher kommt.

Ich habe schon an verschiedenen Stellen (etwa in den Beiträgen "IT-Projekte professionell abwickeln" und "FinanzCheck: Einnahmen und Ausgaben unter Kontrolle halten") skizziert, wie so eine begleitende Dokumentation und Analyse aussehen könnte. Das ist nicht wirklich schwierig, es muss nur gemacht werden.

Vor allem muss bereits während der Projektarbeit eine Auswertung erfolgen, ob Sie im bisherigen Tempo zeitlich und finanziell hinkommen. Nur jetzt noch können Sie retten, was zu retten ist.

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