Damit Sie unsere Musterdokumente auch in der Praxis einsetzen können, haben wir auf einen Dokumentschutz verzichtet. Briefkopf, Texte und Tabellen lassen sich mit gängigen Textprogrammen im Handumdrehen an die Erfordernisse Ihres Betriebes anpassen. Wir zeigen, wie's geht.

Damit die Muster unseres "Vorlagenpakets" möglichst vielseitig verwendbar sind, stellen wir sie im weitverbreiteten Word-2003-Format (*.doc) zum Download bereit.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie die Dokumente in Word 2007 mit wenig Aufwand an die Besonderheiten Ihres Betriebes anpassen. (Hinweise für OpenOffice.org-Anwender finden Sie unten.)

Und so passen Sie die Musterdokumente an Ihre Vorstellungen an:

Absenderangaben im Briefkopf ändern

Logo und Absenderangaben im Briefkopf oben rechts befinden sich einem separaten "Textfeld": Auf diese Weise lassen sie sich völlig unabhängig vom übrigen Brieftext auf der Seite positionieren. Da sich die Textfeldebene hinter dem Brieftext (dazu gehört auch das Adressfeld) befindet, können Sie beide Elemente problemlos editieren.

Das Ändern des Textfeld-Inhalts ist ganz einfach und geht bei allen Musterdateien (Briefen, Angeboten, Rechnungen und Mahnungen) auf die gleiche Weise vonstatten:

• Sie klicken in die Mustermann-Unternehmensangaben am rechten Rand des Briefkopfs (zum Beispiel auf die Telefonnummer).

• Daraufhin blendet Word einen blauen Rand um das Textfeld ein. Bitte beachten Sie: Damit das Logo im Einzelfall auch zentriert oder linksbündig dargestellt werden kann, reicht das Textfeld über die gesamte Breite der Seite, obwohl die Angaben zum Unternehmen im Beispiel-Textfeld rechtsbündig angeordnet sind.

  Brieftext und Textfeld-Inhalt lassen sich unabhängig voneinander ändern.

• Um die Adress- und Kontaktdaten von Max Mustermanns PC-Service durch die Angaben zu Ihrem eigenen Betrieb zu ersetzen, überschreiben Sie sie. Am einfachsten gelingt das, indem Sie links neben die betreffende Zeile klicken: Auf diese Weise markieren Sie die gesamte Zeile, so dass sie sich problemlos überschreiben lässt.

• Selbstverständlich können Sie auch die Schriftart, -größe, -farbe etc. an Ihre Vorstellungen anpassen. Dazu nutzen Sie die üblichen Formatierungssymbole im Register "Start" der Word-Multifunktionsleiste.

Übrigens: Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die blaue Umrandung des Textfelds zeigen, erscheint ein Pfeilkreuz, mit dessen Hilfe Sie die Position des gesamten Textfelds nach Belieben verschieben können. Das manuelle Verschieben des Textfelds ist normalerweise jedoch nicht nötig.

Eigenes Logo im Briefkopf einfügen und positionieren

Um Ihr eigenes Logo in den Briefkopf einzufügen ...

• klicken Sie das Mustermann-Logo im Textfeld an,

• aktivieren das Register "Einfügen" in der Multifunktionsleiste,

• klicken dort im Bereich "Illustration" auf das Symbol "Grafik" und

  So ersetzen Sie das Muster-Logo.

• wählen im folgenden Word-Dialog "Grafik einfügen" Ihre Logo-Datei aus.

• Falls erforderlich, passen Sie die Größe der Grafik an, indem Sie auf einen der "Anfasspunkte" an den vier Ecken zeigen, die linke Maustaste festhalten und wieder loslassen, sobald die gewünschte Größe erreicht ist.

  So verändern Sie die Logo-Größe

Sollte Ihr Logo deutlich höher sein als unser "Mustermann-Muster", so dass nicht mehr alle Absenderangaben zu sehen sind, ziehen Sie den unteren Rand des Textfelds einfach noch ein Stück weiter nach unten. Am besten nutzen Sie dafür den mittleren Anfasspunkt am unteren Rand des Textfelds. Dessen Lage bleibt auf diese Weise ansonsten unverändert.

Sofern Sie die Ausrichtung des Logos auf dem Dokument verändern wollen (z. B. mittig oder linksbündig), klicken Sie einmal auf die Grafik und dann auf das Symbol "Zentriert" bzw. "Text linksbündig ausrichten" im Bereich "Absatz" des "Start"-Registers.

Adressbereich und Brieftext ändern

Die für die restlichen Anpassungen im Adressfeld, bei der Anrede, dem Datum und dem eigentlichen Brieftext erforderlichen Handgriffe kennen Sie aus Ihrer täglichen Arbeit mit MS Word: Sie können Ihre eigenen Texte entweder von Hand eintippen oder aus anderen Dokumenten übernehmen. Dazu markieren und kopieren Sie den benötigten Textbaustein aus einem beliebigen Dokument und fügen ihn in der Vorlage ein.

Praxistipp: Um nur die Textinhalte aus einer anderen Quelle ohne jede störende Formatierung zu übernehmen, nutzen Sie den Word-Befehl "Inhalte einfügen". Sie rufen diese - auch sonst ausgesprochen nützliche - Funktion auf, indem Sie im Register "Start" auf den Abwärtspfeil unterhalb des "Einfügen"-Symbols klicken. Dasselbe Ergebnis erzielen Sie übrigens mit der Tastenkombination "ALT+STRG+V".

Pures Textvergnügen

Hinweise für Nutzer von OpenOffice.org und StarOffice

Sie arbeiten mit OpenOffice.org bzw. StarOffice in den Versionen 2. / 3.0? Dann können Sie unsere Word-Musterdokumente ebenfalls verwenden!

Um mit OpenOffice und StarOffice auf den (unter dem Textfeld liegenden) Inhalt des Adressfelds zugreifen zu können, klicken Sie unterhalb des Textfelds in den Brieftext und bewegen den Cursor mit den Pfeiltasten nach oben.

Bitte beachten Sie: Die halbautomatische Berechnung der Rechnungs- und Umsatzsteuerbeträge ist in OpenOffice bzw. StarOffice nach dem Öffnen der Word-Musterdateien nicht ohne Weiteres möglich. Bei Bedarf geben Sie Rechenanweisungen über den Menüpunkt "Tabelle" - "Formel" manuell ein. Anders als bei MS Word sind dabei Berechnungen gemischter Feldinhalte (z. B. "9 Std." x "75 Euro") nicht möglich.

Und gleich noch ein Tipp: Wie Sie aus unseren Musterdokumenten mit MS Word und OpenOffice bzw. StarOffice bei Bedarf echte Dokumentenvorlagen machen, zeigen wir auf der letzten Seite dieses Ratgebers im Abschnitt "Vorlagen einbinden".

Hinweise für Nutzer von Microsoft Word

Zurück zum Anpassen der Musterdateien mit MS Word: Auch die berechneten Felder in den Tabellen sind nicht gegen Änderungen geschützt. Um zu erkennen, hinter welchen Feldern sich Formeln verbergen und sich deren Inhalt anzuschauen, schalten Sie die Anzeige der Feldfunktionen ein. Am einfachsten gelingt das, indem Sie die Tastenkombination "ALT+F9" eingeben (ALT-Taste festhalten und dann kurz den Buchstaben "F9" drücken).

Bitte beachten Sie: Anders als Tabellenkalkulationsprogramme (wie MS Excel) aktualisiert Word die Berechnungen in seinen Tabellen nicht automatisch. Nachdem Sie Ihre Eingaben gemacht haben, markieren Sie das gesamte Dokument mithilfe der Tastenkombination "STRG+A" und aktualisieren dann mit "F9" die Werte der berechneten Felder!

Übrigens: Wenn Sie Ihre Rechnungspositionen zu Kontrollzwecken ohnehin von Hand addieren, können Sie die Formeln in den berechneten Feldern auch einfach überschreiben. Falls Sie die halbautomatische Berechnung später doch einmal nutzen wollen, legen Sie sich zuvor eine Sicherungskopie an oder laden Sie sich die Vorlage bei Bedarf einfach noch einmal herunter und übernehmen die Tabelle in Ihre eigene Vorlage.

Auf der folgenden Seite zeigen wir Ihnen, wie Sie aus den angepassten Musterdokumenten bei Bedarf echte Dokumentenvorlagen machen.