Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind die meistüberschätzen Geschäftsbriefe: Wirklich unverzichtbar sind sie nur selten. Das klassische drei- bis vierstufige Mahnverfahren können Sie sich erst recht sparen. Trotzdem: Sollte eine Mahnung erforderlich sein, sorgt unsere schlichte Dokumentenvorlage für klare Verhältnisse.

Mahnungen, Fälligkeit und Verzug

Die übliche Mahnpraxis sieht in etwa so aus:

• Ausgehend von einer freundlichen Zahlungserinnerung ("...haben Sie gewiss übersehen ..."),>

• über die 1. Mahnung ("...konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen ...") und

• eine bereits etwas energischere 2. Mahnung ("...zahlen Sie bitte umgehend den offenen Rechnungsbetrag ...")

• bis hin zur "unmissverständlichen" 3. und letzten Mahnung ("Sollten Sie diese letzte Zahlungsfrist unbeachtet verstreichen lassen, werden wir ..."), in der das folgende

• gerichtliche Mahnverfahren angedroht wird.

Es kann nicht oft genug wiederholt werden: Niemand verlangt von Ihnen, diese oder ähnliche Mahnstufen einzuhalten. Mehr noch: Wenn Sie gesetzeskonforme Rechnungen schreiben, können Sie sich Mahnungen im Prinzip sogar ganz sparen und gleich das gerichtliche Mahnverfahren einleiten! Sofern im Einzelfall nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist, verhält es sich nämlich so:

• Fällig sind Rechnungen grundsätzlich sofort.

• Wird eine Rechnung von einem Geschäftskunden nicht binnen 30 Tagen bezahlt, ist der Empfänger automatisch in Verzug. Eine Mahnung ist nicht erforderlich.

• Wird eine Rechnung von einem Privatkunden nicht binnen 30 Tagen bezahlt, gerät der Empfänger nur dann in Verzug, wenn er in der Rechnung auf die Verzugsautomatik hingewiesen worden ist. Eine Mahnung ist dann aber ebenfalls nicht nötig.

Sie verkürzen die 30-Tagesfrist bis zum automatischen Verzug, wenn Sie von vornherein ein früheres Zahlungsziel verlangen. Damit der Rechnungsempfänger in Anbetracht der üblichen Post- und Banklaufzeiten eine faire Chance hat, pünktlich zu zahlen, sollte die Frist aber nicht weniger als 10 bis 14 Tage nach Rechnungsstellung liegen. Wichtig: Der Zeitpunkt muss in diesem Fall "nach dem Kalender" bestimmt sein - bei einer Rechnung vom 5. Juni 2009 zum Beispiel "Zahlbar ohne Abzüge bis spätestens 19. Juni 2009."