Damit die Muster unseres "Vorlagenpakets" möglichst vielseitig verwendbar sind, stellen wir sie im Word-2003-Dokumentenformat (*.doc) zum Download bereit. Zum Abschluss zeigen wir, wie Sie die von Ihnen angepassten Musterdateien in Word- und OpenOffice-Dokumentvorlagen umwandeln. Auf diese Weise vermeiden Sie Kopierfehler und erstellen Ihre Schreiben immer auf der einmal festgelegten Grundlage.

Nachdem Sie die Muster für einfache Geschäftsbriefe, Angebote, Rechnungen und Mahnungen an die Besonderheiten Ihres Betriebes angepasst haben, machen Sie aus den fertigen Dokumenten am besten Dokumentvorlagen (*.dot bzw. *.dotx). Anders als beim einfachen "Öffnen" eines vorhandenen Word-Dokuments und dem anschließenden "Speichern unter" einem neuen Namen, können Sie bei der Arbeit mit neutralen Dokumentvorlagen erstens sicher sein, die Ursprungsdatei nicht versehentlich zu überschreiben und zweitens keine Inhalte eines anderen Vorgangs aus der alten Datei in die neue zu übernehmen.

Die Umwandlung der angepassten Musterdokumente in eine Dokumentvorlage ist wirklich keine Geheimwissenschaft - ganz gleich ob Sie mit MS Word 2007, MS Word 2003 oder StarOffice / OpenOffice Version 2.0 oder 3.0 arbeiten:

MS Word 2007

Bei Word 2007 sieht der Weg vom Dokument zur Dokumentvorlage wie folgt aus:

• Sie öffnen die von Ihnen angepasste Musterdatei "Mahnung2009.doc",

• klicken auf die Office-Schaltfläche im Word-Fenster oben links,

• dann auf den Rechtspfeil neben dem Menübefehl "Speichern unter" und

• und dort wiederum auf "Word-Vorlage":

  Mit Word 2007 vom Dokument zur Dokumentvorlage

• Standardmäßig finden Sie die benutzerdefinierten Dokumentvorlagen in MS Office 2007 an folgendem Speicherort:

  C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

  Tipp: Falls Sie (oder ein anderer Word-Anwender an Ihrem PC) den Speicherort geändert hat, finden oder ändern Sie den Pfad mit einem Mausklick auf die Office-Schaltfläche und dann auf "Word-Optionen" - "Erweitert" - (weit nach unten scrollen) - "Allgemein" - "Dateispeicherorte" - "Benutzervorlagen".

• Nachdem Sie das übliche oder von Ihnen bevorzugte Vorlagen-Verzeichnis geöffnet haben, geben Sie Ihrer Mahn-Vorlage einen aussagekräftigen Namen und klicken auf "Speichern". Standardmäßig speichert Word 2007 neue Vorlagen im *.dotx-Format. Das Programm versteht aber auch das *.dotm-Format (für Vorlagen mit Makrofunktion) sowie *.dot-Vorlagen (das Vorlagenformat früherer Word-Versionen).

Um eine neue Mahnung auf Grundlage Ihrer neu erstellten Vorlage zu erstellen, klicken Sie künftig auf die Office-Schaltfläche und dann auf "Neu", wählen im Verzeichnis "Meine Vorlagen" Ihren Mahn-Vordruck aus und klicken auf "OK":

So wählen Sie Ihre Vorlage aus.

Anschließend machen Sie Ihre Eingaben in das neue Dokument und speichern es an der gewünschten Stelle ab.

Tipp: Nachdem Sie einen Vordruck das erste Mal benutzt haben, findet er sich in der Liste der "Zuletzt verwendeten Vorlagen" wieder. Dadurch können Sie sich den Zwischenschritt über "Meine Vorlagen" sparen.

MS Word 2003

Auch mit MS Word 2003 machen Sie normale Dokumente im Handumdrehen zu Dokumentvorlagen:

• Im fertig angepassten Dokument klicken Sie auf "Datei" - "Speichern unter",

• wählen den Dateityp "Dokumentvorlage (*.dot)",

• geben der neuen Vorlage einen "Dateinamen" und

• klicken auf "Speichern".

Mit Word 2003 vom Dokument zur Dokumentvorlage

Tipp: Falls MS Word 2003 beim Speichern nicht auf Anhieb das standardmäßige Vorlagen-Verzeichnis (= Speicherpfad) ...

C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

... öffnet oder sich Ihre Vorlagen in einem anderen Vorlagen-Verzeichnis befinden, an dessen Adresse Sie sich nicht mehr erinnern, finden Sie den Speicherpfad über den Menüpunkt "Extras" -"Optionen" - "Speicherort für Dateien" - "Benutzervorlagen".

Um ein neues Dokument auf Basis Ihrer Vorlage zu erstellen, klicken Sie künftig auf "Datei" - "Neu", wählen den gewünschten Vordruck aus und klicken auf "OK". Anschließend machen Sie Ihre Eingaben in das neue Dokument und speichern es in Ihrem Dokumentenordner ab.

OpenOffice / StarOffice (Versionen 2 und 3)

Sie arbeiten mit einer der beiden letzten Versionen von OpenOffice oder StarOffice? Dann ist die Verwendung unserer Word-Muster ebenfalls möglich. Auch hier nehmen Sie zuerst die gewünschten Anpassungen vor. Um mit OpenOffice und StarOffice auf den (unter dem Textfeld liegenden) Inhalt des Adressfelds zugreifen zu können, klicken Sie unterhalb des Textfelds in den Brieftext und bewegen den Cursor mit den Pfeiltasten nach oben.

Anschließend sichern Sie das fertige Dokument über "Datei" - "Speichern unter" als "ODF Textdokumentvorlage" (*.ott)" (Version 3) bzw. als "OpenDocument Textdokumentvorlage (.ott)" (Version 2).

Mit vier Mausklicks vom OpenOffice-Dokument zur OpenOffice-Dokumentvorlage .

Der Speicherpfad von OpenOffice-/StarOffice-Textvorlagen lautet in den Versionen 2 und 3 standardmäßig:

• OO-Version 2: C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\OpenOffice.org2\user\template

• OO-Version 3: C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\OpenOffice.org\3\user\template

Für StarOffice gelten sinngemäß dieselben Verzeichnispfade - anstelle von "OpenOffice.org" lautet die Programmbezeichnung jedoch "StarOffice".

Tipp: Sollte bei Ihrer OpenOffice-/StarOffice-Installation ein anderer Verzeichnispfad für Dokumentvorlagen eingestellt sein, machen Sie ihn über "Extras" - "Optionen" im obersten Bereich "OpenOffice.org" unter "Pfade" - "Dokumentvorlagen" ausfindig.

Neue Dokumente auf Basis Ihrer selbst erstellten Dokumentvorlagen legen Sie anschließend über "Datei" - "Neu" - "Vorlagen und Dokumente" an:

So legen Sie mit OpenOffice ein neues Dokument auf Basis einer Textvorlage an.