Spielregeln für effektivere Online-Besprechungen

Im realen Leben sitzt man sich gegenüber, man sieht sich. Eine komplett andere Situation als die Begegnung im virtuellen Besprechungszimmer. Viele der Regelungsmechanismen einer traditionellen Besprechung basieren auf diesem persönlichen Sichtkontakt.

Die Erfahrung aus zahlreichen Online-Besprechungen und -Präsentationen zeigt, dass gerade im virtuellen Raum diese Spielregeln und das Verhalten der einzelnen Teilnehmer noch viel erfolgskritischer sind. Daher hier zunächst die:

Auch wenn man einzelne Punkte doch immer wieder findet, die meisten Online-Meetings laufen doch sehr gesittet ab. Damit sie auch erfolgreich werden, sollten gerade Online-Meetings gut vorbereitet sein. Gute Moderatoren vermeiden die Fallen, beziehen die Teilnehmer aktiv ein und erledigen die professionelle Nachbereitung - gerade letzteres ist durch die neuen Werkzeuge deutlich einfacher und zeitsparender geworden.

Vorbereitung

• Machen Sie sich mit der Bedienung und Funktionalität des Systems vertraut. "Learning-by-doing" während der Moderation ist extrem störend.

• Verschicken Sie Einladung und Agenda zum Meeting rechtzeitig und achten Sie darauf, dass alle notwendigen Informationen wie Anmeldelink, Meeting-ID, Telefonnummer für die parallele Telefonkonferenz, Benutzername und Meeting-Passwort enthalten sind.

• Verschicken Sie spätestens 24 Stunden vor dem Meeting eine kurze Beschreibung für das Einloggen und die Bedienung des Systems an alle neuen bzw. nicht so versierten Teilnehmer.

• Bestimmen Sie vorab einen Protokollanten. Es ist sinnvoll, diese Aufgabe als Moderator nicht selbst zu erledigen, da das System und die neue Art sich zu besprechen gerade am Anfang viel von Ihrer Aufmerksamkeit fordern wird.

• Prüfen Sie die Verfügbarkeit des Systems rechtzeitig vor Beginn des Meetings.

Durchführung

• Als Moderator kommen Sie selbstverständlich rechtzeitig und zuerst.

• Lächeln Sie. Es ist der gleiche Effekt wie beim Telefonieren - man merkt es.

• Es gibt keine Körpersprache in virtuellen Meetings. Überlegen Sie sich Ihre Formulierungen also besser. Nicht dass ein flapsiger Satz aufgrund mangelnder körpersprachlicher Unterstützung noch für bare Münze genommen wird.

• Beachten Sie: Ihren Zeigefinger sehen nur Sie selbst. Wollen Sie also etwas zeigen, dann kündigen Sie das verbal an und nutzen z.B. den Mauszeiger.

• Passen Sie auf bei Headsets mit dem Mikro direkt vor dem Mund: Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen.

• Zu Beginn: Stellen Sie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen kurz vor. Das schafft Awareness, denn man sieht sich nicht persönlich.

• Teilnehmer, die sich zwischendurch ausklinken nennt man "Digital Drifters". Das Problem: Man bekommt das nicht wie gewohnt mit. Nutzen Sie deshalb die verschiedenen Feedbackmöglichkeiten, fordern Sie diese auch ein.

• Natürlich achten Sie auf Fragen, lassen diese zu, gehen direkt oder zeitnah darauf ein und notieren sie sich, wenn das nicht möglich ist. Das ist wichtig, denn es fehlt wiederum der Mensch zur Frage.

• Hilfreich ist, wenn es einen technischen und einen inhaltlichen Moderator gibt. Alles in einer Person ist schaffen nur erfahrene Moderatoren. Besonders wertvoll ist das bei technischen Problemen bei einem der Teilnehmer. So kann die Besprechung für die anderen weitergehen.

Nachbereitung

• Vergessen Sie die Diskussionsprotokolle nicht. Wenn möglich, speichern und verteilen Sie diese.

• Extrahieren und verteilen Sie die ToDo's.

• Speichern Sie die aktuellen Versionen der bearbeiteten Dokumente. Stellen Sie diese zum Download oder per E-Mail bereit.

• Ein "Danke" an die Teilnehmer schadet nichts.

• Der Moderator geht als letzter.

Wenn jetzt noch die Stimmung locker und nicht technik-gehemmt war und gute Ergebnisse entstanden sind, dann machen die Teilnehmer gerne beim nächsten Mal wieder mit.