Wer Freunden und Kollegen Dokumente zum Lesen oder Überarbeiten zur Verfügung stellen will, schreibt sie üblicherweise mit Hilfe eines Textprogramms und schickt die Dateien anschließend per E-Mail hin und her. Es geht aber auch einfacher und schneller: Wir stellen nützliche Online-Offices vor, mit denen im Web2.0-Zeitalter das Verteilen, gemeinsame Bearbeiten und Verwalten von Dateien aller Art wesentlich bequemer möglich ist.

Wenn zwei und mehr Menschen zusammen einen Text schreiben müssen, dann erstellt meistens einer von ihnen die Ausgangsversion. Dabei findet üblicherweise ein gängiges Textprogramm Verwendung, z. B. MS Word oder OpenOffice Writer. Anschließend wird die Diskussionsgrundlage dann per E-Mail an die übrigen Autoren oder Korrektoren verschickt.

Handelt es sich bei den Empfängern um erfahrene Team-Schreiber, werden sie den Änderungs- bzw. Überarbeitungsmodus aktivieren, bevor sie Eingriffe in das Dokument vornehmen. Vorteil: Das spätere Zusammenführen unterschiedlicher Versionen wird durch die Überarbeiten-Funktion erheblich beschleunigt und vereinfacht: Nach der Rücksendung erkennt das "federführende" Teammitglied (oder ein anderer Entscheider) auf einen Blick, an welcher Stelle welche Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen worden sind - und kann ganz bequem per Mausklick entscheiden, ob die Vorschläge übernommen oder verworden werden sollen.

Änderungsmodus aktivieren

Bei MS Word rufen Sie die nützliche Funktion über den Menüpunkt "Extras" - "Änderungen nachverfolgen" auf (oder mit der Tastenkombinat STRG+UMSCHALT+E). Die Software hebt daraufhin Korrekturen und Ergänzungen farbig hervor und markiert sie am Seitenrand. Außerdem wird eine spezielle Symbolleiste eingeblendet: Mit dieser Leisten können Sie die einzelnen Änderungen Schritt für Schritt anspringen, Kommentare eingeben, und die Änderungen jeweils akzeptieren oder verwerfen:

Word-Symbolleiste "Änderungen verfolgen"

Unter der Überschrift "Perfekte Zusammenarbeit" stellen wir in unserem Word-Kurs für Fortgeschrittene die praktischen Kooperationsfunktionen ausführlich vor.

Beim OpenOffice Writer finden Sie eine ganz ähnliche Funktion im "Bearbeiten"-Menü unter "Änderungen" - "Aufzeichnen". Über dasselbe Untermenü kann später mithilfe der Befehle "Akzeptieren" bzw. "Verwerfen" auch die Entscheidung getroffen werden, welche Formulierungen in die endgültige Fassung übernommen werden sollen. Zusätzlich zur Übersicht der einzelnen Löschungen und Einfügungen stellt das Programm einen mächtigen Filter zur Verfügung. Damit können Sie das Annehmen oder Ablehnen von Änderungen automatisch davon abhängig machen, wer wann welchen Eingriff am Dokument gemacht hat: