DruckversionTeam-Werkzeug IV: Doktus
Team-Werkzeug IV: Doktus
Doktus LogoNicht immer steht bei Kooperationen das Bearbeiten von Dokumenten im Vordergrund: Manchmal braucht man auf die Schnelle auch nur eine Online-Plattform, mit deren Hilfe vorhandene Dateien zum Download bereitgestellt werden können. Vor allem wer Office-Dokumente für Kollegen und andere Leser gleich in mehreren Formaten zur Verfügung stellen möchte, sollte einen Blick auf die kostenlose Dokumentenverwaltung "Doktus" werfen:
Mit deren Hilfe lassen sich Texte, Tabellen und Präsentationen in allen gängigen Dateiformaten bequem und schnell hochladen. Akzeptiert werden:
MS Office: Word (*.DOC), Excel (*.XLS) und Powerpoint (*.PPT und *.PPS)
Open Office: Writer (*.ODT), Calc (*.ODS) und Impress (*.ODP)
Star Office: Writer (*.SXW), Calc (*.SXC) und Impress (*.SXI)
Adobe Acrobat (PDF) sowie
Texte im RTF und TXT-Format.
Der Clou: Eine Konvertierungsautomatik sorgt dafür, dass die Dokumente kurz darauf nicht nur im Ursprungsformat zum Download bereitstehen, sondern zusätzlich als PDF-, DOC- und TXT-Datei. Wenn Sie Dokumente weitergeben wollen, müssen Sie also nicht mehr lange überlegen, welcher Dateityp aus Sicht Ihrer Adressaten am besten geeignet ist. Außerdem ersparen Sie sich umständliche Mehrfach-Konvertierungen und Uploads.
Aus 1 mach 4: Speicherplatz für Datei-Klone
Die obligatorische Umwandlungsfunktion hat noch einen überraschenden Zusatzeffekt: Wenn das Ursprungsdokument im PDF-Format hochgeladen wird, sorgt Doktus ebenfalls für eine Konvertierung ins Word- und Textformat. Auf diese Weise bringen Sie PDF-Dateien im Handumdrehen wieder in eine editierbare Form, ohne dafür teure Spezialwerkzeuge installieren zu müssen. Bei komplexen Dokumenten stößt diese Art der Rückverwandlung zwar an ihre Grenzen - bei einfachen Standarddokumenten leistet das Online-Tool aber ganze Arbeit.
Datenschutz und Vertraulichkeit beachten
Ganz gleich ob Doktus, Google, Writewith oder Zoho: Die Nutzung von Onlinediensten zur Speicherung und zum Austausch von Dokumenten ist mit Vorsicht zu genießen. Wer Daten ins Internet verlagert, muss sich über darüber im Klaren sein, dass Sicherheit und Vertraulichkeit nur sehr bedingt gewährleistet sind. Vertrauliche Informationen oder gar Betriebsgeheimnisse sind auf einem zugangsgeschützten Computer besser aufgehoben. Der Austausch solcher Daten sollte grundsätzlich in verschlüsselter Form erfolgen. Diese Empfehlung gilt auch und gerade für die Datenübertragung per E-Mail: Der Inhalt normaler E-Mails (und deren Anhänge) ist in etwa so gut geschützt wie der von Ansichtskarten.
Informationen rund um das Verschlüsseln von Dateien und E-Mails finden Sie im Kurs "E-Mailmanagement" sowie in zahlreichen Tipps unserer Sicherheits-Rubrik.
Fazit
Wer Texte oder auch Tabellen und Präsentationen bislang per Officeprogramm und E-Mailversand im Team überarbeitet und untereinander abgestimmt hat, sollte die neuen Möglichkeiten der gemeinschaftlichen Echtzeit-Dokumentbearbeitung auf jeden Fall einmal in Augenschein nehmen.
