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Wie Sie Ihren Wiedererkennungswert steigern

Unternehmenspräsentation online - E-Mail-Signatur und Website

Ihre E-Mail-Signatur

Auch im Business-Bereich werden E-Mails noch erstaunlich oft ohne Signatur versendet. Und das, obwohl es

  • unter Aspekten der Höflichkeit eine Unverschämtheit,

  • unter Aspekten des Marketings eine grobe Dummheit und unter

  • rechtlichen Aspekten seit dem 1.1.2007 verboten ist und abgemahnt werden kann.

Zu den rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben in einer E-Mail-Signatur gibt es je nach Gesellschaftsform Ihres Unternehmens unterschiedliche Vorschriften.

Lese-Tipps zu rechtlichen Fragen:

Bei akademie.de gibt es dazu den Beitrag "Jetzt wird's ernst: Gesetzliche Formvorschriften für geschäftliche E-Mails".

Die IT-Recht-Kanzlei in München hat einen "E-Mail Pflichtangaben-Assistenten" online gestellt, mit dem Sie gratis eine Muster-Signatur mit allen rechtlich notwendigen Inhalten erstellen können.

Unbedingt lesenswert zu allen rechtlichen Themen als Freiberufler und Kleinunternehmer ist "Der Rechtsratgeber für Existenzgründer" von Eva Engelken.

Die Höflichkeit gebietet, eine aussagekräftige Signatur unter Ihre E-Mails zu setzen. Der Empfänger soll wissen, mit wem er es zu tun hat und sollte Sie auch - und da sind wir schon beim Marketing - auf möglichst vielen Kanälen gut erreichen können.

Außerdem ist die Signatur prima geeignet, praktisch als Mini-Unternehmenspräsentation zu fungieren. Es wäre also dumm, wenn man diese Möglichkeit nicht nutzt. Sie können ruhig mal eine zusätzliche Zeile aufnehmen, wenn z. B. ein neues Buch von Ihnen erschienen ist, Sie einen spektakulären Wettbewerb gewonnen haben oder ähnliches. Aber sehen Sie zu, dass die Signatur nicht zu lang wird, das nervt Ihre Leser und Leserinnen dann doch.

Checkliste: Inhalte der E-Mail-Signatur

  • Ihr Name

  • Name Ihres Unternehmens

  • Ihre vollständige postalische Anschrift

  • Telefonnummer(n)

  • Mobil-Nummer

  • Faxnummer

  • URL Ihrer Unternehmens-Website

  • gegebenenfalls URL Ihres Blogs

  • rechtlich vorgeschriebene zusätzliche Angaben, je nach Unternehmensform

  • eventuell die Leistungen/Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens (bei neuen Geschäftskontakten nehme ich die auf jeden Fall mit auf) oder

  • eventuell noch eine zusätzliche Selbstmarketingzeile.

Unternehmens-Website

Die unternehmenseigene Website bildet die Basis jedes Online-Marketings. Und vielleicht bin ich als Online-Geek ja voreingenommen, aber ich behaupte: Eigentlich kann es sich heutzutage kein Unternehmen - und sei es eine noch so kleine, noch so regional beschränkt arbeitende Klitsche - mehr erlauben, keine Website zu haben.

Beispiel, über das sogar ich mich wunderte:

Hier in Hamburg trifft man sich - privat - anscheinend nur, wenn man sich vorher online die Speisekarten und vielleicht auch die Preise angeguckt hat. Das ist mir in meinen ersten Hamburg-Monaten mit allen (!) Freunden passiert, mit denen ich mich treffen wollte. Bevor man irgendwo hinging, wurde erst mal gegoogelt. Restaurationen, die keine Website hatten, fielen automatisch raus.

Noch vor wenigen Jahren war eine unternehmenseigene Internetpräsenz für Unternehmer ohne Programmierkenntnisse ein ziemlich teurer Spaß. Die Site musste nicht nur vom professionellen Dienstleister aufgesetzt werden, sondern bei jeder inhaltlichen Änderung musste der Profi wieder ran und seine Honorar-Uhr tickte. Die gute Nachricht: In diesem Punkt hat sich enorm viel getan.

Unternehmenswebsite per Content Mangement System

Es gibt inzwischen unzählige Content Management Systeme (CMS) zum Aufsetzen von Websites, deren Inhalte Sie ohne jegliche Programmierkenntnisse selbst pflegen können. Sie können sich für relativ kleines Geld vom Profi eine Website per CMS aufsetzen lassen und dann Texte und Bilder so leicht eingeben und ändern, wie in einem Word-Dokument.

Und: Nicht einmal für die CMS-Software selbst brauchen Sie noch Geld auszugeben, denn es gibt fantastische CMS als Open Source, also gratis. Die zurzeit vier wohl bekanntesten und besten sind meiner Meinung nach Wordpress, Joomla!, Typo3 und Drupal.

Der Nutzer ist Kaiser

Auch für die unternehmenseigene Website gilt, was für alle Marketinginstrumente gilt: Denken Sie immer und als wichtigstes an den Kundennutzen. Fragen Sie sich:

  • Wodurch hat ein Benutzer den größtmöglichen Vorteil vom Besuch meiner Internet-Seite?

  • Was wünscht er, hier zu finden?

  • Welche seiner Probleme kann ich auf dieser Site lösen?

  • Wie kann ich ihm mit meiner Website das Leben einfacher oder angenehmer gestalten?

Legen Sie schon bei der Konzeption der Site-Struktur Wert darauf, dem User ein Zurechtfinden auf Ihrer Site so einfach wie möglich zu machen. Achten Sie also auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit (Usability):

  • Verstecken Sie keine wichtigen Inhalte auf Unterseiten, die der Leser oder die Leserin nicht direkt von der Startseite aus finden kann.

  • Vergeben Sie leicht identifizierbare und altbekannte Menütitel wie "Leistungen", "Referenzen", "Profil" oder "Über uns". Zu große Originalität an dieser Stelle verwirrt und verärgert die Nutzer mehr, als ihnen Achtung vor Ihrer Kreativität abzuringen.

  • So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Versuchen Sie, den gesamten Internetauftritt schlank zu halten.

Der Inhalt ist König

Content is King. Dieser Satz geistert immer wieder in allen möglichen Zusammenhängen durchs Internet. Und er stimmt: Das Allerwichtigste für den Erfolg einer Website - übrigens auch unter Aspekten der Suchmaschinenoptimierung - sind die Inhalte der Texte. Nicht irrsinnig aufwendige Animationen und nicht einmal ein wunderschönes, hochinnovatives Design. Das merken Sie schon daran, dass uns die Optik der weltweit erfolgreichsten Seiten nicht wirklich ein "Wow!" entlockt: Google, Amazon, Ebay, Wikipedia - sie alle kommen sehr schlicht und rein auf Übersichtlichkeit und Inhalt konzentriert daher.

Legen Sie vor allem Wert darauf, dass die Texte auf Ihrer Website I a sind. Und stellen Sie auch hier wieder den Kundennutzen in den Vordergrund, nicht Ihr Produkt/Ihre Leistungen.

Die Texte sollten kurz und ansprechend zu lesen sein, übersichtlich - zum Beispiel mit Zwischenüberschriften - gestaltet und die Zeilen nicht zu lang, maximal etwa 400 Pixel pro Zeile. Wenn Sie ein deutlich breiteres Fenster für den Textinhalt vorgesehen haben, schreiben Sie zweispaltig.

Bilder machen das Lesen angenehmer und unterstützen die Merkfähigkeit des Textinhalts. Binden Sie also passende Fotos oder Grafiken ein. Und bitte, bitte versuchen Sie, etwas originellere Bilder zu finden als die üblichen langweiligen Ich-kann-sie-nicht-mehr-sehen "Shake Hands", Business-Telefonierer und wie sie alle gleich aussehen ...

Achtung, Urheberrecht!

Verwenden Sie keinesfalls einfach so irgendwelche Bilder, die Sie im Internet oder sonstwo finden. Das kann teuer werden, denn die Fotografen können hohe Honorare für die Verwendung verlangen oder Sie sogar verklagen.

Suchen Sie in Gratisbilddatenbanken wie flickr, stock.xchng, fotolia, aboutpixel.de, pixelio ... Auch bei wikipedia gibt es zu vielen Artikeln gute Bilder. Die meisten davon stehen zur freien Verfügung, auch für kommerzielle Zwecke.

Achten Sie bei allen Bildern auch aus diesen Quellen auf die zum Teil sehr verschiedenen Lizenzbedingungen, die teilweise sogar von Bild zu Bild unterschiedlich sind!

Bedenken Sie auch, dass Sie nicht alles fotografieren und dann veröffentlichen dürfen: Fotorecht im Alltag - Wann Sie was wo wie fotografieren dürfen (und was besser nicht).

Welche Inhalte

... erwartet ein möglicher Kunde von einer aussagekräftigen Unternehmens-Website? Darüber gehen die Meinungen auseinander. Aber diese Seiten sollten Sie Ihren Besuchern wohl mindestens bieten:

  • Startseite oder Homepage: Hier sollte der Nutzer sofort, ohne Umschweife und ohne langes Drumherum-Reden erfahren, auf was für einer Site er sich befindet, um welches Unternehmen es sich handelt, was dieses Unternehmen ihm zu bieten hat - und warum es sich für ihn lohnt, sich auch andere Seiten dieses Internetauftritts anzusehen.

  • Leistungen/Shop: Als Dienstleister sollten Sie sehr genau und anschaulich Ihre Leistungen beschreiben. Und hier muss der Blick auf den Kundennutzen besonders scharf sein. Wenn Sie Produkte anbieten, verweisen Sie anschaulich und verlockend auf Ihr Ladengeschäft, vielleicht gespickt mit ein paar außergewöhnlichen Beispielangeboten. Und wenn Sie (auch) online Waren absetzen, binden Sie an dieser Stelle natürlich einen Online-Shop ein. Die Software für professionelle Online-Shops gibt es inzwischen auch teilweise gratis; empfehlen würde ich zum Beispiel xtCommerce. Wobei die meisten CMS eigene Shop-Systeme integriert haben bzw. als zusätzliches Modul anbieten.

    Wenn Sie sehr viele oder sehr unterschiedliche Leistungen oder Produkte anbieten, sollten Sie Ihr Angebot in unterschiedlichen Kategorien rubrizieren.

  • Über uns, Profil oder Portrait-Seite: Lassen Sie Ihre Besucher wissen, welche Menschen hinter dem Unternehmen stehen. Stellen Sie Ihr Unternehmen vor, aber auch die Personen, die darin arbeiten. Und an dieser Stelle sind Fotos - professionelle Fotos, keine Familien- oder Urlaubs-Schnappschüsse! - wirklich wichtig. Nirgends sonst gilt dieser Satz mehr, als wenn es um Menschen geht: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

  • Philosophie/Credo: Diese Seite gehört für Produktverkäufer schon zur Kür, bei Dienstleistern ist sie noch eher Pflichtübung. Auf dieser Seite erfahren Ihre Besucher, wofür Sie und Ihr Unternehmen stehen. Ein guter Platz, um noch einmal die Alleinstellungsmerkmale besonders herauszustellen.

  • Referenzen: In Sachen Vertrauensbildung ist das wohl die wichtigste Seite auf Ihrer Internetpräsenz. Je mehr und je mehr namhafte Unternehmen Sie hier als zufriedene Kunden anführen dürfen, desto eher fassen zukünftige Kunden Vertrauen in die Kompetenz Ihres Unternehmens. Vor Veröffentlichung einer Referenz bitte unbedingt den Kunden um seine Genehmigung dazu bitten - am besten schriftlich.

    Wenn Sie sehr unterschiedliche Leistungen oder Produkte anbieten, sollten auch die Referenzen kategorisiert werden.

  • Service-Seite(n) - Wissen in Form von Whitepapers, Videos, Podcasts oder sogar kleinen E-Books verschenken: Diese Seite oder besser noch: diese Seiten sind Ihre große Chance, sich als Experte am Markt zu positionieren und gleichzeitig dafür zu sorgen, potentielle Kunden überhaupt erst einmal auf Ihre Website zu ziehen. Auf diesen Seiten verschenken, nein, investieren Sie Ihr Wissen und Know-how.

    Die Rolle der Service-Seiten kann auch von einem Weblog übernommen werden, das Sie regelmäßig mit interessanten Inhalten füllen.

  • Kontakt: Machen Sie es Ihren Website-Besuchern leicht, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Ihre Kontaktdaten oder Ihr Kontaktformular sollten von jeder Seite Ihrer Website aus mit einem Klick erreichbar sein.

  • Ein Impressum: ist in Deutschland Pflicht. Für jede Website, jedes Blog. Sonst droht eine Abmahnung. Sie müssen für die Erstellung aber keinen Experten hinzuziehen. Es ist leicht zu googlen, welche Angaben Sie machen müssen; das differiert auch in Bezug auf verschiedene Branchen und Gesellschaftsformen. Und natürlich hält das Internet Gratis-Tools bereit, um ein rechtssicheres Impressum zu erstellen, zum Beispiel Certiorina.

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Über die Autorin:

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Elke Fleing lebt und arbeitet als freiberufliche Marketing-Beraterin, Bloggerin, Texterin und Webentwicklerin in Hamburg.

Ihr Erfolgs-Credo: Leidenschaft, Selbst-Bewusstsein, Kreativität und Fleiß ...

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