Um immer wiederkehrende Dokumente als Muster-Dateien auf Abruf zur Verfügung zu haben, speichern Sie Dateien als Dokumentvorlagen ab. Wobei Sie beim Erstellen durchaus auch auf ein vorhandenes Dokument zurückgreifen können.

Die Vorlagendatei Normal.dot beinhaltet mehr als nur die Standardeinstellungen für Schrift und Papierformat. Hier sind auch Symbolleisten, Makros, die Pfadverweise für die Dateiablage u.v.a.m. gespeichert. Sollten Sie einmal Word in einen Ab-Fabrik-Zustand zurückversetzen wollen oder wenn Probleme beim Start von Word auftreten, können Sie diese Datei auch löschen (nur möglich während Word nicht läuft): Word erzeugt automatisch eine neue, ursprüngliche Normal.dot.

Es gibt vier verschiedene Typen von Formatvorlagen: Zeichen-, Absatz-, Tabellen- und Listenformatvorlagen. In jeder können Sie zweckspezifische Formatierungsmerkmale festlegen und mit einem Mausklick zuweisen. Die Art der Formatvorlage ist an dem Symbol neben ihrem Namen erkennbar.

Mit Hilfe von Formatvorlagen kann ein Dokument schnell und einheitlich formatiert werden. Rufen Sie dazu mit dem Symbol Formatvorlagen und Formatierung in der Format-Symbolleiste den entsprechenden Aufgabenbereich auf und wählen Sie im Listenfenster die passende Vorlage aus. Die Verwendung von Formatvorlagen ist die Basis für viele nützliche Funktionen von Word. So kann bei der Funktion Suchen und Ersetzen die Suche auf Textteile, denen eine bestimmte Vorlage zugewiesen ist, eingeschränkt werden. Die Verwendung der Dokumentstruktur wie auch der Ansicht Gliederung ist nur durch die Verwendung von bestimmten Formatvorlagen möglich, das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen, Querverweisen u.a. greift auf Formatvorlagen zurück. Wichtig ist, dass nur durch die Einstellungen der Vorlage automatisch verhindert werden kann, dass etwa eine Überschrift in der letzten Zeile einer Seite steht oder die letzten Worte eines Absatzes am Beginn einer Seite.

Formatvorlagen für Absätze, Zeichen, Listen und Tabellen können von Ihnen selbst erstellt und bearbeitet werden. Sämtliche Formatierungsoptionen befinden sich in den Dialogfenstern Neue Formatvorlage bzw. Formatvorlage ändern, die Sie über den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung aufrufen können. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Vorlagen eine Tastenkombination zuzuweisen (Menü Format in den Dialogfenstern Neue Formatvorlage bzw. Formatvorlage ändern). Beachten Sie aber immer: Wenn die Attribute einer Vorlage durch direkte Formatierung (z.B. über die Schaltflächen der Format-Symbolleiste) zugeordnet werden, so sind die Vorlagen-Attribute nicht mehr wirksam. D.h., wenn Sie eine Überschrift per Hand formatieren, so wirken sich Änderungen der Vorlage nicht mehr auf diese aus. Wenn Sie in den Dialogfenstern das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren aktivieren, so wird jede an einem Absatz durchgeführte Formatierung jener Formatvorlage zugewiesen, der er zugeordnet ist. Das heißt, dass automatisch alle anderen Absätze, die der Vorlage zugewiesen sind, die Änderung unmittelbar übernehmen.

Erstellen Sie mit der Formular-Symbolleiste Formular-Felder, um die Eingabe von häufig benötigten Informationen zu erleichtern. Aktivieren Sie den Dokumentschutz über das Symbol in der Formular-Symbolleiste oder über den Aufgabenbereich Dokument schützen, um den irrtümlichen Zugriff auf den fixen Text zu verhindern. Für fortgeschrittene Word-Anwender stehen innerhalb von Formularen auch die Funktionen der Steuerelement-Toolbox, der Leistungsumfang von VisualBasic sowie ActiveX-Steuerelemente zur Verfügung.