Über das Symbol Datenbank einfügen in der Datenbank-Symbolleiste können Sie in verschiedenen Programmen erstellte Datenbanken in Ihr Word-Dokument einbinden. Die zu importierenden Datensätze können der jeweiligen Verwendung entsprechend nach mehreren Filterkriterien ausgewählt sowie mithilfe von bis zu drei Sortierschlüsseln geordnet werden. Haben Sie die benötigten Daten als Felder eingefügt, so besteht die Möglichkeit, die Daten im Word-Dokument bei vorgenommenen Änderungen in der Datenbank zu aktualisieren.

Die Symbole der Datenbank-Symbolleiste bieten Ihnen einige Funktionen, um die in das Dokument importierten Datensätze nachträglich zu bearbeiten. Sie können Datensätze und Felder hinzufügen und löschen, Einträge suchen sowie Felder aufsteigend oder absteigend sortieren.

Grafiken können aus anderen gängigen Programmen importiert werden: Klicken Sie dafür auf das Symbol Bild einfügen in der Grafik- oder der Zeichnen-Symbolleiste oder wählen Sie Menü Einfügen, Grafik, Aus Datei... Zur Nachbearbeitung dienen die Funktionen der Grafik-Symbolleiste sowie die Befehle im Menü Format, Grafik...

Dateien bzw. Dateielemente aus anderen Anwendungen können als OLE-Objekte in ein Word-Dokument eingefügt werden. Das Einfügen von bereits vorhandenen Excel-Daten geht besonders schnell, wenn Sie die benötigten Zellen markieren, kopieren und im Word-Dokument einfügen. Über den Smarttag Einfügen-Optionen können Sie nun festlegen, ob die Tabelle verknüpft werden soll. Um eine neues Excel-Tabellen-Objekt in Word einzubetten, können Sie auch das Symbol Microsoft Excel-Tabelle einfügen in der Standard-Symbolleiste verwenden. Jedes eingebettete oder verknüpfte Objekt kann auch als Symbol angezeigt werden. Dazu sind in den Dialogfenstern Objekt und Inhalte einfügen die entsprechenden Kontrollkästchen zu aktivieren. Um ein Objekt zu bearbeiten, doppelklicken Sie darauf. Ab der Version OLE 2.0 ist eine wesentliche Arbeitserleichterung hinzugekommen: Der Doppelklick auf ein OLE-Objekt passt Menü- und Symbolleisten an das Objekt an - die Server-Anwendung wird sozusagen innerhalb von Word gestartet. Durch einen Klick neben das Objekt werden wieder die Word-Symbole und -Menüs angezeigt.