Word-Dateien schützen

Kennwortschutz, Schreibschutz, Verschlüsselung für Word-Dokumente einrichten

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Stand: 28. März 2007

Die meisten Unternehmen sind gut mit Virenscannern und Firewalls ausgestattet. Die Daten der Office-Applikationen hingegen werden in der Regel schlecht geschützt, elektronische Schutzmaßnahmen für Word-Dokumente nur selten eingesetzt. Dort befinden sich jedoch oft Informationen, die nicht für jedermann bestimmt sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie vertrauliche Informationen in der Textverarbeitung vor dem Zugriff durch Unbefugte schützen können.

Datenschutz ist wichtig

In Word-Dokumenten befinden sich oft vertrauliche Informationen, die nicht jeder sehen sollte. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Daten handeln:

  • technisch brisante Informationen

  • streng vertrauliche Daten

  • private Daten.

Beispiel: 1

Sie haben mit Word einige Briefe geschrieben. Die Dokumentinhalte sind brisant, denn sie zeigen, wer künftig ein höheres Gehalt erhalten wird. Daher sollten die Dokumente nicht für jeden zugänglich sein.

Beispiel: 2

Sie haben eine sündhaft teuere Reise in die Karibik gebucht. Die schriftliche Auftragsbestätigung der Reise haben Sie in einem Word-Dokument auf Ihrem Firmen PC gespeichert. Natürlich soll keiner Ihrer Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen wissen, was Sie der Urlaub kostet.

Damit kein Unbefugter Ihre Word-Dokumente lesen kann, arbeiten Sie mit den Sicherungsfunktionen, die Word zur Verfügung stellt.

Kennwortgeschützte Dateien öffnen

Wenn Sie eine Datei öffnen, werden Sie nach dem zugehörigen Kennwort gefragt. Jetzt müssen Sie genau die Zeichenkette eingeben, die exakt mit einer vorgegebenen geheimen Zeichenkette - dem Kenn- bzw. Passwort - übereinstimmt.

Wer das Passwort nicht kennt, kann die Datei nicht öffnen.

Ist die Zeichenfolge nicht bekannt oder wird sie falsch eingegeben, wird der Zugriff auf das Dokument verweigert.

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