DruckversionFehler 5: Autotexte unterschätzen
Aber selbst mit gut vorbereiteten Dokument- und Formatvorlagen lässt sich Word noch vereinfachen. Wollen Sie wirklich für Standard-Briefe geschäftlicher Art immer wieder die gleichen Floskeln tippen?
Gerade Geschäftsbriefe enthalten immer wieder Formulierungen wie "Als Zahlungsziel gilt 14 Tage nach Fertigstellung der Arbeiten vereinbart" oder "Wir bedauern sehr, dass Ihnen unser Angebot nicht zusagt und würden uns freuen, Sie trotzdem demnächst wieder bei uns begrüßen zu dürfen".
Sie können aber nicht für jedes Thema eine eigene Dokumentvorlage vorbereiten. Hier brauchen Sie AutoTexte (die früher auch mal Textbausteine hießen). Sie erlauben die Speicherung beliebiger Dokumentteile unter einem Namen, sodass Sie später bequem darauf zugreifen können.
AutoText nicht in die Normal.dot speichern!
Um einen AutoText abzuspeichern, sollten Sie übrigens nicht den Befehl Einfügen/AutoText/Neu benutzen. Das scheint bequem, aber dadurch wird er in der Normal.dot gespeichert. Diese Dokumentvorlage wird in Word immer im Hintergrund offengehalten.
Leider ist sie aber dadurch sehr anfällig für Dateikorruption, bei der die Datei gelöscht und durch eine dann automatisch erzeugte neue Fassung ersetzt werden muss. Diese enthält dann selbstverständlich keinen Ihrer AutoTexte mehr.
Außerdem gibt es gelegentlich Makropakete, die sich gnadenlos in die Normal.dot reinspeichern oder diese gar durch eine eigene Datei ersetzen. Das ist nicht nur schlecht programmiert, sondern zerstört ebenfalls Ihre globalen AutoTexte.
Erzeugen Sie besser eine neue leere Datei und speichern Sie diese in das Autostart-Verzeichnis (siehe Extras/Optionen/Speicherort für Dateien) als Dokumentvorlage, beispielsweise unter dem Namen MeineAutoTexte.dot.
Markieren Sie dazu ein paar Worte, ein Satz, einen ganzen Absatz oder sogar einige hundert Seiten des Dokuments. Mit Einfügen/AutoText/AutoText sehen Sie den markierten Bereich in der Vorschau und den Textanfang als Namensvorschlag.
Dialog zum Einfügen der AutoTexte
Wählen Sie für Suchen in ein geeignetes AddIn (welche hier Globale Vorlage heißen) wie MeineAutoTexte.dot und speichern den Inhalt der Markierung mit Hinzufügen.
Wenn Sie das Dialogfeld genau betrachten, werden Sie feststellen, dass es überraschenderweise den Titel AutoKorrektur trägt. Das ist aber nicht so abwegig, denn tatsächlich können Sie AutoTexte sehr einfach einfügen.
Angenommen, Sie haben eine Grußfloskel wie "Mit freundlichen Grüßen" unter dem Namen mfg gespeichert. Dann schreiben Sie zukünftig in Ihren Texten einfach "mfg" und das wird mit dem folgenden Leerzeichen automatisch durch den Inhalt des AutoTextes ersetzt. Kein Tastenkürzel, kein Menü, einfach im Schreibfluss direkt ausgetauscht!
AutoTexte sind lästig
Diese Bequemlichkeit, dass ein AutoText mit dem folgenden Leerzeichen aktiviert wird, kann auch ganz schön lästig sein. Vielleicht schreiben Sie ja einen Text über Mitfahrgelegenheiten, die als MFG abgekürzt werden. Dann wird leider jedes Mal stattdessen die Grußfloskel erscheinen.
Der Trick zur Deaktivierung des Autotextes besteht im Leerzeichen. Beim Schreiben des Leerzeichens guckt Word das voranstehende Wort an und prüft, ob es als Name eines AutoTextes vorkommt. Wenn Sie also "mfgX" schreiben und die Leertaste drücken, passiert nichts.
Sie können dann wahlweise mit dem Cursor zurückgehen und das X löschen, aber kein Leerzeichen mehr eingeben (das steht ja schon da!), oder später mit Bearbeiten/Ersetzen alle "mfgX" durch "mfg" ersetzen (was praktischer ist).
Wenn es Ihnen doch versehentlich passiert ist, dass so ein Kürzel als AutoText missverstanden wurde, können Sie auch direkt anschließend das Menü Bearbeiten/Rückgängig bzw. das Tastenkürzel Strg+Z nutzen.
AutoTexte organisieren
Für AutoTexte mit längeren Namen (die das unfreiwillige Ersetzen vermeiden) wählen Sie diese vielleicht lieber aus dem Menü aus. Sicherlich haben Sie dabei bemerkt, dass die mitgelieferten AutoTexte in Einfügen/AutoText in verschiedenen Untermenüs gruppiert sind:
Gruppierte AutoTexte im Menü
Ihre eigenen AutoTexte landen immer im Untermenü Standard. Was Sie dort lesen, sind Formatvorlagen-Namen! Wenn Sie also Textteile in einem Standard-Absatz markieren und als AutoText speichern, finden Sie diese eben dort.
Selbst wenn sich die Formatierung optisch nicht von einem Standard-Absatz unterscheidet, können Sie einfach eine Formatvorlage meineAutoTexte erfinden. Diese weisen Sie der Markierung vorher zu (und formatieren anschließend tatsächlich mal lokal nach!) und speichern erst dann als AutoText. Dann steht dieser später im Menü automatisch im neuen Untermenü meineAutoTexte.
AutoKorrektur
Wie schon am Titel des AutoText-Dialogfeldes zu sehen war, hängen AutoTexte und AutoKorrektur inzwischen sehr eng zusammen. Eigentlich sind wesentliche Teile der AutoKorrektur nur vordefinierte AutoTexte.
Brauchen Sie beispielsweise das Copyright-Zeichen, dann geben Sie "(c)" ein und es verwandelt sich sofort. Die Liste der bereits vorhandenen Zeichen finden Sie mit Extras/AutoKorrektur-Optionen im Feld Während der Eingabe ersetzen.
AutoKorrektur während der Eingabe
Da das mitunter ebenso lästig wie die unfreiwilligen AutoTexte sein kann, lässt sich sowohl die ganze Liste als auch einzelne Elemente ausschalten. Die Liste insgesamt ist nur aktiv, wenn Während der Eingabe ersetzen angeklickt ist. Einzelne AutoKorrektur-Elemente lassen sich nach Markierung mit der Löschen-Schaltfläche entfernen.
Um eigene AutoKorrekturen in die Liste aufzunehmen, markieren Sie wie bei AutoTexten vorher einen Text- oder Bildbereich. Rufen Sie dann Extras/AutoKorrektur-Optionen auf. Dann geben Sie bei Ersetzen ein Kürzel dafür an und bestätigen mit der Hinzufügen-Schaltfläche:
Chemische Formel als AutoKorrektur
Sie können zusätzlich wählen, ob die neue AutoKorrektur mit oder ohne Formatierung eingefügt werden soll.
Mit diesen hier gezeigten Techniken dürfte sich der Aufwand für Ihre Texte deutlich verringern. Wie Sie sehen, kann Word Ihnen viel Arbeit abnehmen, wenn Sie es angemessen benutzen.
