Optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Musterformulare und Tipps

Zeit und Kosten sparen - und nebenbei für Ordnung in der eigenen Buchhaltung sorgen

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Stand: 12. Dezember 2012

Tipps für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die Arbeit des Steuerberaters gibt es, wie wir alle wissen, nicht zum Nulltarif. Mit unserer Anleitung und den dazugehörigen Musterdokumenten können Sie die Zusammenarbeit jedoch deutlich effektiver gestalten und viele Vorarbeiten selbst erledigen. Unter dem Strich ist das gespartes Geld für Sie.

Aufgabenteilung: Optimale Zusammenarbeit, minimale Kosten

Die meisten Unternehmer und Selbstständigen sind auf Steuerberatung angewiesen: Der Steuerberater hilft bei der Einnahme-/Überschussrechnungen, dem Jahresabschluss und der Bilanz; und er berät bei all den komplizierten Steuerfragen – von Detailfragen im Geschäftsalltag bis zur geschäftlichen Weichenstellung. Nur: Billig ist dieser Service naturgemäß nicht.

Wissensgewinn und Zeitersparnis auf der einen, Kosten und Honoraren auf der anderen Seite: Da ist es wichtig, das Gleichgewicht zu finden. Damit die Kostenseite nicht überwiegt, muss die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater klappen. Dabei treten jedoch immer wieder die gleichen Probleme auf.

Die häufigsten Probleme in der Zusammenarbeit

  • Undeutliche Abgrenzung der Aufgabenbereiche: Welche Tätigkeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter im Unternehmen erledigen und welche an den Steuerberater ausgelagert werden, das muss eindeutig geklärt sein. Unnütze Doppelarbeiten reduzieren die Zeitersparnis und kosten Geld!

  • Fehlende und unvollständige Unterlagen: Fehlen Unterlagen oder sind diese unvollständig, werden Rückfragen notwendig. Das ist lästig und kostet Zeit – auf beiden Seiten!

  • Fehlerhafte Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Wie und mit welchen Angaben Rechnungen auszustellen sind, darüber hat der Gesetzgeber ganz genaue Vorstellungen. Es reicht nicht aus, dass ersichtlich ist, dass es sich um eine Rechnung handelt und was der Leistungsempfänger bezahlen muss. Pflichtangaben sind u. a. Steuersätze und Steuerbeträge, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie die Angabe der Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

    Fehlen wichtige Daten oder sind Daten sogar falsch, hat das Konsequenzen. Wenn etwa der Name des Unternehmens Muster GmbH und Co. KG ist, die Rechnung aber an die Muster GmbH geht, ist die Rechnung nicht korrekt. Dann kann das Finanzamt die Vorsteuer einbehalten. Der Steuerberater wird von Ihnen eine fehlerfreie Rechnung verlangen. Wie umständlich es sein kann, die im Nachhinein anzufordern, liegt auf der Hand.

Diese Angaben dürfen auf Rechnungen nicht fehlen:

Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, werden bestimmte Pflichtangaben verlangt. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbständige sind das folgende Positionen:

  • vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers

  • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

  • Termin / Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung

  • Beträge sowie die darauf entfallenden Steuersätze und Steuerbeträge

  • Rechnungsnummer

  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

  • ggf. im voraus vereinbarte Entgeltminderungen

Weisen Sie die Rechnungsprüfung eindringlich an, diese Feinheiten pingelig zu handhaben.

Detaillierte Informationen sowie Rechnungsmuster finden Sie in unserem Beitrag „Pflichtangaben auf Ausgangsrechnungen“.

  • Änderungen von Personalstammdaten: Änderungen bei den Personalstammdaten, z. B. bei Heirat oder der Geburt eines Kindes, gehen in der Hektik des Alltags leicht unter. Wenn der Steuerberater aufgrund der „Altdaten“ abrechnet, sind nachträglich umfangreiche Korrekturen notwendig. Auch hier ist Sorgfalt von großer Bedeutung. Melden Sie alle Änderungen der Personaldaten umgehend und vollständig.

  • Mangelnde Kommunikation: Unzureichende Kommunikation führt dazu, dass Unterlagen unvollständig oder fehlerhaft weitergeleitet werden.

  • Falsche Kontierung von Eingangsrechnungen: Kontierungsfehler ziehen Korrekturbuchungen nach sich und kosten ebenfalls Zeit.

Was der Steuerberater alles machen kann (aber nicht muss)

Das Hauptbetätigungsfeld von Steuerberatern ist die Buchführung, angefangen bei der Kontierung bis hin zur Steuererklärung am Ende eines Geschäftsjahres. Zahlreiche Kleinunternehmen überlassen die komplette Finanzbuchhaltung dem Steuerberater und seinen Angestellten. Darüber hinaus können auch folgende Aufgaben von Steuerberatern übernommen werden:

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