Arbeitsprozesse und Routineaufgaben optimieren

Durch die Analyse wissen Sie nun, in welchen Bereichen Sie Arbeitsabläufe optimieren können.

Stellen Sie sich Ihren Arbeitsplatz als einen Ort vor, an dem Sie kleinere und größere Aufgabenpakete bearbeiten. Grob lässt sich unterscheiden zwischen

• dem Input (Routinearbeiten und neue Aufträge),

• dem Arbeitsplatz selbst als Stelle der Verarbeitung und Zwischenlagerung sowie

• dem Output (Arbeitsergebnisse für Kunden, Vorgesetzte usw.).

Das folgende Schaubild veranschaulicht, welche Kriterien ein funktionierender Arbeitsprozess erfüllen sollte.

Beginnen Sie die Betrachtung des Modells auf der rechten Seite - so wie Sie sich auch in Ihrem Arbeitsverhalten an Zielen bzw. am gewünschten Output orientieren sollten.

Unter Output stehen die für Kunden (inklusive Kollegen) erzielten Arbeitsergebnisse. Diese sollten

• in der Qualität den abgesprochenen Vorstellungen entsprechen und

• termingerecht fertig werden.

• Auftragsklärung: Oftmals erhalten Mitarbeiter Aufträge mit dem vagen Anspruch, sie sollten diese "möglichst schnell und gut" erledigen. Je klarer jedoch die terminlichen und qualitativen Vorgaben und Absprachen sind, desto schneller und präziser kann die Antwort erfolgen.

• Ebenso wichtig ist es, den Input in Menge und Qualität zu steuern. Denn wird das Arbeitsvolumen zu groß, entstehen durch nicht eingehaltene Zusagen Enttäuschung und Ärger. Mut bei der Auftragsklärung (insbesondere auch Ablehnung von Aufträgen) lohnt sich, da zu große Arbeitsrückstände zusätzlichen (Planungs-)Aufwand verursachen und damit die Produktivität sinkt.

• Gleichsam der Königsweg ist die unmittelbare Erledigung eines Arbeitspakets bzw. die direkte Entscheidung, wann es definitiv erledigt wird - inklusive einer systematischen Zwischenablage.

• Wichtig bei der Verarbeitung ist der Qualitätsmaßstab "Geschwindigkeit", der sich gegen perfekte Leistungen richtet, die zu langsam oder nicht termingerecht fertig werden.

• Für Ihre eigene Motivation ist es wichtig, dass Sie gerne arbeiten ("Zeitqualität" und "Spaß"), dass Sie Erfolgserlebnisse verzeichnen können und dass Sie insgesamt einen Sinn in Ihrer Arbeit sehen.