Betrieblicher Datenschutz - der Datenschutzbeauftragte, das unbekannte Wesen

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Teil II: Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Zeitpunkt

Betriebe, für die nach dem o. g. Schema ein Datenschutzbeauftragter vorgesehen ist, müssen diesen innerhalb eines Monats nach Aufnahme ihrer Tätigkeit bestellen (§ 4f Abs. 1 Satz 2 BDSG).

Auswahl

Nun muss noch eine geeignete Person gefunden werden - und hier gehen für die meisten Betriebe die Probleme los. Wenn man sich diesem Thema jedoch einigermaßen strukturiert annähert, sollte schnell eine geeignete Person aufzufinden sein. DSB ist übrigens nicht notwendig ein "full-time job". Gerade in kleinen Betrieben handelt es sich eher um eine Nebentätigkeit, sodass bei dem ausgewählten Mitarbeiter die ursprüngliche Arbeitskraft weitgehend erhalten bleibt.

Bei der Auswahl empfiehlt es sich, nach Gesetzes-, Interessen- und allgemeinen Kriterien vorzugehen.

Kriterium 1 - Gesetzeslage: Gemäß § 4f Abs. 2 BDSG dürfen nur solche Mitarbeiter als DSB bestellt werden, die die "erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit" besitzen. Das Maß der erforderlichen Fachkunde bestimmt sich hierbei nach dem Umfang der Datenverarbeitung sowie dem Schutzbedarf der personenbezogenen Daten.

An dieser Stelle sollten noch keine allzu hohen Anforderungen an die Kandidaten gestellt werden. Denn es ist ohnehin notwendig, den zukünftigen Datenschutzbeauftragten vor seiner Bestellung gezielt fortzubilden - insbesondere um ihn mit dem nötigen juristischen Rüstzeug auszustatten. Vorerst sollte die Wahl also auf einen Mitarbeiter fallen, der solide technische Grundkenntnisse hat, die Organisationsstruktur samt Abläufen kennt und außerdem sehr zuverlässig ist.

Kriterium 2 - Interessenlage: Neben den Personen, die die gesetzlich geforderten Voraussetzungen nicht erfüllen (s.o.), sind alle Personen als Datenschutzbeauftragter ungeeignet, die durch die spätere Tätigkeit in einen Interessenkonflikt geraten können (z. B. gelegentlich den Datenschutz hinter einen schnellen Betriebsablauf zu stellen). Neben Personen, die sehr häufig mit personenbezogenen Daten arbeiten, sind dies insbesondere Vorstandsmitglieder sowie die Leiter der Abteilungen, in denen regelmäßig mit personenbezogenen Daten hantiert wird.

Kriterium 3 - allgemeine Merkmale: Darüber hinaus sollte der zukünftige Datenschutzbeauftragte noch ein paar andere Eigenschaften mitbringen.

Neben der grundsätzlichen Bereitschaft, als Datenschutzbeauftragter zu agieren, und einem gesunden Interesse am Thema Datenschutz ist vor allem eine gewisse Sozialkompetenz von Vorteil. Schließlich muss der spätere Datenschutzbeauftragte immer wieder interne Fortbildungen und auch vertrauliche Einzelgespräche bestreiten.

Auch ist es für den Datenschutzbeauftragten selbst sehr vorteilhaft, wenn er die Fähigkeit zu gezieltem und selbstständigem Arbeiten mitbringt. Gesundes Selbstvertrauen und Durchhaltevermögen sind oberstes Anforderungsprofil.

Und schließlich sei noch darauf hingewiesen, dass der Datenschutzbeauftragter bis in alle Ewigkeit Datenschutzbeauftragter bleiben wird. Einmal Datenschutzbeauftragter, immer Datenschutzbeauftragter. Von daher wird es unerlässlich sein, dass zwischen dem Kandidaten und insbesondere dem Führungspersonal ein gutes Klima herrscht.

Externer Datenschutzbeauftragter: Notfalls kann gemäß § 4f Abs. 2 Satz 3 BDSG auch eine externe Person als Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Diese muss dann natürlich einen umfassenden Einblick in das von ihr betreute Unternehmen erhalten.

Ausbildung

Der zukünftige Datenschutzbeauftragte sollte intensiv fortgebildet werden, um ihn optimal auf seine Tätigkeit vorzubereiten und die gesetzlichen Kriterien zu erfüllen. Eine Berufsausbildung gibt es hier nicht; es werden jedoch von verschiedenen Organisationen Seminare angeboten, in denen ein zukünftiger Datenschutzbeauftragter die notwendigen Grundkenntnisse erwerben kann. Am Ende seiner Ausbildung muss der zu bestellende Datenschutzbeauftragte

  • alle relevanten Normen kennen und auch anwenden können,

  • ggf. über vertiefte IT-Kenntnisse verfügen und

  • die gesamte Struktur seines Betriebes und alle für seinen Bereich erheblichen Abläufe kennen.

Mit dieser Ausbildung muss ggf. frühzeitig begonnen werden, denn zwischen Betriebsaufnahme und Bestellung darf nur ein Zeitfenster von einem Monat liegen!

Hierbei ist jedoch auf eine gewisse Seriosität sowohl des Anbieters als auch seiner Angebote zu achten - "5-Tage-Schnellkurse" etwa reichen nicht aus (so z. B. LG Köln, Urteil vom 19.05.2000, Az. 84 O 49/00).

Informationen zum Ausbildungsstandard finden Sie beim Berufsverband der Datenschutzbeauftragen Deutschlands (BvD) e.V..

Bestellung

Ist der ausgewählte Mitarbeiter erst einmal "combat ready", dann bleibt nur noch die förmliche Bestellung zu erledigen. Gemäß § 4f Abs. 1 BDSG hat dies schriftlich zu geschehen, ansonsten bestehen keine Formvorschriften. Zu beachten ist jedoch, dass sich mit der Bestellung regelmäßig auch der Inhalt des Arbeitsvertrages ändert; die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten werden zur zusätzlichen Arbeitsaufgabe (so z. B. das Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 13.03.2007, Az. 9 AZR 612/05). Von daher kann es sinnvoll sein, dem Datenschutzbeauftragten einen geänderten Arbeitsvertrag anzubieten; dieser erfüllt einerseits das Erfordernis der Schriftform und genügt andererseits auch den arbeitsrechtlichen Belangen.

Selbstverständlich sollte dann auch noch das übrige Personal über die Bestellung informiert werden. Interessant ist, dass ein Datenschutzbeauftragter nicht gesondert ausgewiesen werden muss.

Et voilà: ein Datenschutzbeauftragter ist geboren. Da dieser nun in Zukunft recht regsam im eigenen Betrieb unterwegs sein wird, soll im folgenden Teil noch kurz seine Tätigkeit betrachtet werden.