Das ELENA-Verfahren für Arbeitgeber

Beteiligte Stellen und besondere Regelungen

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Beteiligte Stellen und besondere Regelungen

Welche Stellen sind an dem neuen Verfahren beteiligt?

  • Zentrale Speicherstelle (ZSS)

  • Arbeitgeber

  • Leistungsberechtigter (jeder Bürger)

  • Antragsstelle

  • Registratur Fachverfahren (ITSG)

  • Trustcenter

  • Leistungsgewährende Stelle (derzeit: Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld)

Derzeit sind der Verdienstdatensatz und die Verfahrensbeschreibung noch nicht offiziell bestätigt, gehen Sie daher von folgendem Verfahren aus:

  • Bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung wird eine eigenständige Organisationseinheit (räumlich, organisatorisch und personell getrennt) als Zentrale Speicherstelle (ZSS) eingerichtet. Diese speichert nach § 97 Abs. 1 SGB IV übermittelte Daten in verschlüsselter Form. Datendrehscheibe wird die Deutsche Rentenversicherung in Würzburg (DRV) sein.

  • Der Arbeitgeber übermittelt mit jeder Lohnabrechnung ab Januar 2010 elektronisch in einem multifunktionalen Verdienstdatensatz die erforderlichen Daten an die neue Zentrale Speicherstelle (ZSS). Die ZSS speichert diese Daten unter einem Pseudonym und bestätigt dem Arbeitgeber den Dateneingang per Protokoll.

  • Leistungsberechtigt kann jeder Bürger sein. Um die entsprechenden Leistungen beantragen zu können, ist eine einmalige Anmeldung bei der Antragsstelle erforderlich.

  • Die Antragsstelle gibt die Daten des Leistungsberechtigten (Antragstellers) weiter an die Registratur Fachverfahren. Die Aufgaben der Registratur Fachverfahren übernimmt die ITSG (informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH). Sie gilt als öffentliche Stelle, soweit sie diese Aufgaben nach dem ELENA-Verfahrensgesetz wahrnimmt.

  • Außerdem gibt die Antragsstelle die Daten des Leistungsberechtigten (Antragsteller) zur Prüfung an das Trustcenter.

  • Erst nach erfolgreich durchlaufenem Prüfverfahren stellt das Trustcenter dem Leistungsberechtigten (Antragsteller) die erforderliche Signaturkarte aus.

  • Mit der neuen Signaturkarte wendet sich der Leistungsberechtigte an die leistungsgewährende Stelle (derzeit: Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld).

  • Die leistungsgewährende Stelle prüft ihrerseits erneut die Signaturkarte des Antragstellers über das Trustcenter.

  • Erst nach erneutem "grünem Licht" durch das Trustcenter kann die leistungsgewährende Stelle (Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld) die persönlichen Daten des Leistungsberechtigten in der Zentralen Speicherstelle (ZSS) erfragen.

  • Nur nach komplett erfolgreichem Verfahren schließt sich der Kreis und die Zentrale Speicherstelle stellt die gewünschten Daten bereit.

  • Jeder Leistungsberechtigte hat das Recht, über seine persönliche Signaturkarte jederzeit die Daten, die in der ZSS über ihn gespeichert sind, zu erfragen.

Besondere Regelungen

  • Für geringfügig Beschäftigte in Privat(!)haushalten und Versorgungsbezugsempfänger sind keine Meldungen zu erstatten.

    Für geringfügig Beschäftigte im Betrieb müssen Sie jedoch entsprechend Meldung machen.

  • Der Datenbaustein zur Kündigung/Entlassung ist zwingend ab Juli 2010 zu melden. Davon ausgenommen sind geringfügig Beschäftigte (Personengruppe 109/110).

  • Auch bei voller Unterbrechung sind die monatlichen Fehlzeiten zu melden.

  • Angaben zur Nebenbeschäftigung von Arbeitslosen werden ab Januar 2012 Pflicht.

Auswirkungen auf die Lohnabrechnung

Für die Umsetzung ist ein neues Datenübermittlungsverfahren erforderlich. Die Details des geplanten multifunktionalen Verdienstdatensatzes (MVDS) werden in einer gesonderten (Entgeltdaten-)Verordnung festgelegt.

Das ELENA-Verfahrensgesetz wird die Arbeit in Lohn- und Personalbüros nachhaltig verändern. Lohnsachbearbeiter benötigen künftig viel mehr Informationen als bisher.
In bestimmten Situationen können - unabhängig vom "normalen" Termin der Lohnabrechnung - Meldungen und damit auch Lohnabrechnungen erforderlich werden. Die Abläufe in den Lohn- und Personalbüros müssen an die neuen Anforderungen angepasst werden.

Beispiel 1: Ab Januar 2010 ist die Eingabe der betriebsüblichen wöchentlichen Arbeitszeit auf Mandantenebene oder, falls abweichend, auf Personalnummernebene für eine fehlerfreie Datenübermittlung unbedingt notwendig.

Beispiel 2: Ab Juli 2010 genügt es nicht mehr, bei der Kündigung eines Arbeitnehmers dem Lohnsachbearbeiter nur das Austrittsdatum des Arbeitnehmers mitzuteilen. Alle Fragen, die bisher nach dem Austritt des Arbeitnehmers in der Arbeitsbescheinigung beantwortet werden mussten, müssen ab Abrechnung Juli 2010 direkt in die Lohnabrechnung einfließen.

Beispiel 3: Grundsätzlich wird die monatliche Meldung im ELENA-Verfahren mit dem monatlichen Entgeltabrechnungsdurchlauf erzeugt. In besonderen Fällen kann es jedoch notwendig sein, dass eine unverzügliche Meldung für einen abgelaufenen Abrechnungszeitraum erstellt werden muss (z. B.: fristlose Kündigung ab Juli 2010).

Viele Informationen finden Sie auch auf der offiziellen Website für das ELENA-Verfahren.