Englischsprachige Angebote schreiben

Anhang: Diverse Zusatz-Infos und Checklisten: Tipps: Worauf Sie beim Versand Ihres Schreibens achten sollten

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Tipps: Worauf Sie beim Versand Ihres Schreibens achten sollten

Die Punkte, die Sie beim Versand Ihres Angebots beachten müssen, sind natürlich je nach Versandart - per Post mit einer Anlage, Fax oder E-Mail - unterschiedlich:

Anschreiben mit separater Anlage:

Wenn Sie ein Begleitschreiben und eine mehrseitige, separate Anlage (z. B. ein ausführliches Angebot) versenden möchten, wird das Anschreiben lose oben auf das (in einer Mappe) geheftete Angebot gelegt.

Das Anschreiben wird nicht mitgeheftet, denn es ist an Ihren Ansprechpartner gerichtet, während die Anlage für das Unternehmen bestimmt ist.

Versand als Fax

Beim Versand per Fax ist es üblich, ein separates Fax-Deckblatt voranzustellen. Auf ihm wird mitgeteilt, von wem das Fax kommt (mit Ansprechpartner) und an wen das Fax gerichtet ist. Außerdem wird die Anzahl der Seiten incl. Fax-Deckblatt angegeben, damit der Empfänger prüfen kann, ob die Übertragung komplett stattgefunden hat.

Textverarbeitungsprogramme halten oftmals u. a. Faxvorlagen bereit - die Nutzung der Vorlagen spart Zeit.

Beachten Sie, dass Ihr Fax möglicherweise von einem für alle Mitarbeiter frei zugänglichen Gerät ausgespuckt wird. Es ist nicht auszuschließen, dass Neugierige einen Blick darauf werfen. Vermeiden Sie deshalb vertrauliche Informationen.

Von Bildern und farbigen Vorlagen bleibt beim Faxen oft nur eine schwarze Fläche übrig. Faxgeräte haben beim Scannen oft eine "Blindfarbe", die nicht oder nur sehr schwach übertragen wird. Wenn Sie sehen wollen, wie sich farbige Elemente beim Empfänger darstellen, machen Sie eine s/w-Kopie an einem einfachen Kopiergerät.

Versand per E-Mail:

Beim Einsatz von nicht verschlüsselten E-Mails besteht prinzipiell ein Sicherheitsrisiko, weil diese vor Zugriffen Dritter nicht geschützt sind. Der Versand einer E-Mail ist vergleichbar mit dem Versand einer Postkarte oder Drucksache. Unbefugte können Nachrichten, die auf diesem Weg verschickt werden, unter Umständen öffnen, lesen, weiterschicken oder gar verändern und dann weitersenden.

Wenn Sie das eigentliche Anschreiben beim Versand per E-Mail als separate pdf-Datei schicken, wird der Text in Ihrer E-Mail zum "Anschreiben zum Anschreiben" und hat demnach entsprechend geringes Gewicht. Sie können dieses "Sekundäranschreiben" daher problemlos ein wenig persönlicher formulieren.

Bei Vorab-Versand per E-Mail: Keine Word-Dateien versenden, denn aus ihnen lässt sich gegebenenfalls früherer Inhalt der Datei ohne großen Aufwand rekonstruieren. Wenn Sie z. B. ein altes, bereits an einen anderen Kunden verschicktes Angebot als Vorlage verwenden, kann der Kunde u. U. nachvollziehen, an wen das Angebot gegangen ist und welche Konditionen Sie eingeräumt haben. Das kann Ihnen beim Versand als pdf-Datei nicht passieren. (Weitere Hinweise dazu finden Sie in den Beiträgen Word-Dokumente und -Dateien gegen Mitleser und Änderungen schützen und "Geschwätzige Office-Dokumente".)

Beim gleichzeitigen Versand einer E-Mail an mehrere Personen kann jeder Empfänger die Namen aller anderen sehen, die unter "an..." oder "Cc..." eingetragen sind. Weitere Empfänger werden unsichtbar, wenn Sie die Adressen im Feld "Bcc..." (blind carbon copy) eintragen. (Mehr dazu in "BCC-Feld: E-Mail-"Blindkopien verschicken".)