So bringen Sie Ihr Mahnwesen auf Vordermann und säumige Zahler in Schwung!

Mahnstufen und Mahnrhythmus

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Mahnstufen und Mahnrhythmus

Grundlagen schaffen: Mahnstufen und Mahnrhythmus einrichten

Wenn Sie bisher noch keinen Mahnrhythmus eingerichtet haben, dann sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um hier gleich Ordnung in die Buchhaltung zu bringen. Vorab sollten Sie jedoch noch einige grundlegende Punkte für sich klären:

  • Bagatellgrenze

    Ab welchem offenen Betrag wollen Sie überhaupt eine Mahnung versenden? Grundsätzlich können Sie jeden noch so geringen Betrag mahnen und in der Masse können viele Kleinstbeträge über das Jahr gerechnet eine stattliche Summe ausmachen. Letztendlich sind es ausschließlich wirtschaftliche Erwägungen, ab welcher Summe Sie Kleinstbeträge anmahnen. Wenn die Briefmarke für die Mahnung mehr kostet, als die Beitreibung des offenen Betrages bringt, dann ist die Grenze einer wirtschaftlichen Beitreibung sicherlich überschritten.

  • Die Mahnstufen

    Legen Sie die Anzahl der Mahnungen fest, die Sie versenden wollen. Es gibt keine Verpflichtung, mindestens dreimal zu mahnen. Richten Sie daher nicht zu viele Mahnstufen ein. Ob Sie nur eine oder mehrere Mahnungen versenden, bleibt letztendlich Ihnen überlassen. Erfahrungsgemäß bringen fünf oder sechs Mahnungen nicht wesentlich mehr Erfolg als zwei oder drei.

    Wenn Sie einen externen Dienstleister mit der weiteren Beitreibung beauftragen wollen, sollten Sie die Forderung so frühzeitig wie möglich abgeben. Eine frühzeitige Beauftragung Dritter mit der weiteren Beitreibung erhöht in jedem Fall die Beitreibungsquote.

  • Der Mahnrhythmus

    Legen Sie den zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Mahnungen und damit den Mahnrhythmus fest. Halten Sie dabei die Abstände zwischen den einzelnen Mahnungen relativ kurz:

    • Zahlungserinnerungen sollten Sie frühestens fünf Tage nach Fälligkeit der Rechnung versenden, da der Kunde am Fälligkeitstag oder kurz danach die Zahlung leisten kann.

    • Die Mahnungen sollten Sie jeweils fünf bis zehn Tage nach Versand der vorangegangenen auf den Postweg bringen. Berücksichtigen Sie dabei die Postlauf- und Bankbearbeitungszeiten.

    • Es reicht nicht aus, wenn Sie sich einmal im Monat die Mahnvorschlagsliste zur Bearbeitung vornehmen. Je nach Forderungsbestand sollten Mahnläufe wöchentlich, besser sogar noch täglich durchgeführt werden.

  • Ausnahmen und Spezialfälle

    Legen Sie für solche Forderungen, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind und/oder für besonders hohe Forderungen eine individuelle Vorgangsweise fest. Großkunden sollten Sie nicht mit standardmäßig erstellten Formschreiben zur Zahlung auffordern.

    Fertigen Sie für diese Kunden jeweils ein auf die Situation und die Forderungshöhe abgestimmtes Mahnschreiben an.

  • Unberechtigte Skontoabzüge

    Ein beliebter Schuldnertrick ist der Abzug von Skonto, obwohl die Zahlungsfrist, innerhalb der Skonto gewährt wird, längst abgelaufen ist. Legen Sie für die unberechtigten Skontoabzüge einen eigenen Mahnstrang an, getrennt von den übrigen Mahnungen.

  • Wer darf Mahnsperren setzen?

    So manche Forderung wird dauerhaft nicht beigetrieben, weil irgendwann aus irgendeinem Grund eine Mahnsperre gesetzt und nicht wieder entfernt wurde. Der Kunde ist nie gemahnt worden und die Forderung bleibt über einen langen Zeitraum offen.

    Legen Sie daher fest, wer - außer Ihnen - überhaupt berechtigt ist, eine Mahnsperre zu setzen. Meist liegt eine Kundenreklamation vor und der Vertrieb drängt auf das Setzen einer Mahnsperre. Schließlich muss die Reklamation geklärt und der Kunde soll nicht noch zusätzlich durch eine Mahnung verärgert werden.

    Damit die Mahnsperre nicht bis in alle Ewigkeit erhalten bleibt, muss es klare Absprachen mit dem Vertrieb geben, in welchem Zeitraum eine Kundenreklamation zu erledigen ist. Die Bearbeitung von Kundenreklamationen ist lästig, zeitaufwändig und genießt deshalb nicht die oberste Priorität in der Bearbeitung. Zudem fällt es Mitarbeitern im Vertrieb manchmal auch schwer, dem Kunden klar und unmissverständlich zu verstehen zu geben, dass seine Reklamation unberechtigt ist. Die Mitarbeiter in der Debitorenabteilung sollten die strikte Anweisung haben, die Mahnsperren nach Ablauf einer vorab festgelegten Zeit zu entfernen, es sei denn, es liegt ein gravierender Grund vor, weshalb die Kundenreklamation noch nicht geklärt werden konnte.