Newsletter mit Word erstellen: Komfortables Layout

Auch HTML-E-Mail-Newsletter lassen sich in Word recht komfortabel gestalten.

• Erzeugen Sie ein neues, leeres Dokument und speichern Sie es am besten mit dem dem Dateityp Webseite, gefiltert (*.htm;*.html). Mit diesem Format wird - im Gegensatz zu den anderen Webseiten-Formaten von Word - ein brauchbarer HTML-Code erzeugt.

• Gestalten Sie Ihren Newsletter.

Vom Grundaufbau her orientieren Sie sich an den Erläuterungen für den Nur-Text-Newsletter: Auch hier sollten Sie mit einem Inhaltsverzeichnis beginnen, dann den Inhalt erstellen und schließlich ein Impressum einfügen.

Der Vorteil des HTML-Newsletters ist unter anderem, dass Sie das Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks zu den jeweiligen Themen ausstatten können. Der Leser kann dann per Mausklick zu den gewünschten Abschnitten navigieren.

Am komfortabelsten setzen Sie diese Technik ein, wenn Sie alle Abschnittsüberschriften mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen versehen:

• Aktivieren Sie im Menüband das Register Start und klicken Sie in eine der Überschriften.

• Wählen Sie im Bereich Formatvorlagen die gewünschte Überschriftenebene aus.

Die Formatvorlage Überschrift 1 wurde ausgewählt.

• Versehen Sie alle Überschriften mit derselben Überschriftenebene.

• Klicken Sie an den Anfang Ihres Dokuments. Aktivieren Sie im Menüband das Register Verweise.

• Klicken Sie auf das Symbol Inhaltsverzeichnis und wählen Sie Inhaltsverzeichnis einfügen.

• Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen Hyperlinks anstelle von Seitenzahlen aktiviert ist und klicken Sie auf OK.

Das Inhaltsverzeichnis lässt sich in Word automatisch einfügen.

An der Stelle der Einfügemarke wird automatisch ein Inhaltsverzeichnis auf der Grundlage der vorhandenen Überschriften eingefügt.

HTML-Newsletter können Sie unter anderem mit unsichtbaren Tabellen gestalten, also mit Tabellen, deren Rahmenlinien ausgeschaltet sind. Die einzelnen Tabellenzellen dienen dann als Layoutraster und werden mit den Inhalten gefüllt.

Mehr Gestaltungsmöglichkeiten bietet Ihnen der HTML-Newsletter. Mit Tabellen lassen sich ausgefeilte Layouts erzeugen.

Allerdings sollten Sie darauf achten, dass die Tabelle nicht zu breit ist, weil sie sonst – je nach E-Mail-Editor-Darstellung – rechts abgeschnitten wird.

Aus diesem Grund sollten Sie die Tabelle stets auf 100% Breite setzen und keine absoluten Breitenangaben verwenden:

• Aktivieren Sie im Menüband das Register Einfügen und klicken Sie auf Tabelle – Tabelle einfügen.

• Wählen Sie die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl.

• Aktivieren Sie das Optionsfeld Optimale Breite: Fenster. Klicken Sie auf OK. Damit erhalten Sie eine Tabelle, die sich der Breite des E-Mail-Fensters selbstttätig anpasst.

So erzeugen Sie eine Tabelle mit variabler Breite.

• Markieren Sie die Tabelle im Dokumentfenster und klicken Sie Sie im Register Tabellentools/Entwurf auf den Pfeil neben dem Symbol Rahmen. Wählen Sie Kein Rahmen.

• Diese Tabelle können Sie nun mit den gewünschten Inhalten füllen.

Auch Hintergrundfarben und eingefügte Bilder können Sie bei HTML-Newslettern wählen.

• Zeigen Sie das Register Seitenlayout an und klicken Sie auf das Symbol Seitenfarbe.

• Wählen Sie die gewünschte Hintergrundfarbe aus der Farbpalette

Wenn Sie Bilder mit dem Word-Befehl Grafik im Menübandregister Einfügen Ihren Newsletter einfügen möchten, ist Folgendes zu beachten:

• Da in HTML-Dateien Bilder grundsätzlich nicht fest eingebunden, sondern nur in Form einer Verknüpfung integriert werden, müssen Sie das Bild zunächst auf Ihren Webserver laden.

• Anschließend fügen Sie den URL dieser Verknüpfung in Ihr Dokument ein.

Word bietet Ihnen dazu allerdings keine direkte Möglichkeit. Verknüpfen Sie die Grafik deshalb von Ihrer Festplatte mit dem Dokument, indem Sie im Register Einfügen auf das Symbol Grafik klicken, die gewünschte Grafik auswählen und auf den Pfeil neben der Schaltfläche Einfügen klicken. Hier wählen Sie Mit Datei verknüpfen. Im Anschluss erfahren Sie, wie Sie die URL anpassen.

Verknüpfen Sie die Grafik, statt sie bloß einzufügen.

Nachdem Sie mit den Gestaltungsarbeiten fertig sind, speichern und schließen Sie Ihren Newsletter erneut, am schnellsten mit der Tastenkombination [Strg]+[W].

Anschließend öffnen Sie die Datei in einem Texteditor, zum Beispiel dem Windows Editor.

• Falls Sie ein Bild eingefügt haben, wählen Sie nun im Windows Editor den Befehl Bearbeiten – Suchen.

• Geben Sie den Bilddateinamen ein und starten Sie die Suche.

• Ersetzen Sie die Pfadangabe zur Bilddatei auf Ihrem Rechner durch den kompletten URL des Bilds auf Ihrem Webserver.

Die Pfadangabe wurde durch die Internet-URL des Bilds ersetzt.

Speichern Sie die Datei.