Newsletter mit Word erstellen: Komfortables Layout

Bei der Gestaltung von Nur-Text-Newslettern sind Sie technisch recht beschränkt, weil sie nur mit ASCII-Zeichen arbeiten können. Sie können Einrückungen, Groß- und Kleinschreibung sowie mit Linien und Kästen aus Sonderzeichen verwenden. Das war es auch schon. Grafiken, Tabellen, verschiedene Schriftarten und -formatierungen usw. müssen außen vor bleiben. Auch Umlaute und Sonderzeichen sind problematisch.

Wie Sie sich denken können, ist deshalb bei der Gestaltung von Nur-Text-Newslettern eine übersichtliche Gestaltung um so wichtiger.

Um in Word einen Nur-Text-Newsletter zu gestalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Erzeugen Sie mit der Tastenkombination [Strg]+[N] ein leeres Dokument.

• Speichern Sie das Dokument über das Register Datei des Menübands im Nur-Text-Format (.txt).

• Aktivieren Sie das Menübandregister Start und stellen Sie die Schriftart Courier New und die Schriftgröße 10 pt ein.

Der eigentliche Newsletter-Text sollte in jedem Fall mit einer Inhaltsübersicht beginnen.

Am übersichtlichsten ist es, wenn Sie das Inhaltsverzeichnis Ihres Nur-Text-Newsletters in einen Kasten setzen, der sich leicht mithilfe von Sonderzeichen gestalten lässt. Beispielsweise können Sie für die horizontalen Linien Bindestriche (-), für die vertikalen Linien senkrechte Striche (|), die Sie mit [AltGr] + [<] erzeugen, und für die Ecken Pluszeichen (+) verwenden.

Kästen lassen sich durch Bindestriche, Pluszeichen und senkrechte Striche erzeugen.

Oder Sie gestalten den Kasten komplett aus Asterisk (*)-, Plus (+)- oder Raute (#)-Zeichen

Eine andere Möglichkeit ist es, mit einem einzigen Zeichen einen Kasten zu erzeugen.

Achten Sie darauf, dass der Kasten maximal 60 Zeichen breit ist. Sonst könnte es sein, dass er in einem schmalen E-Mail-Fenster umgebrochen wird.

Dem Inhaltsverzeichnis folgt der eigentliche Newsletter-Inhalt. Formatieren Sie alle Überschriften identisch und trennen Sie sie der Übersichtlichkeit halber ebenfalls durch Linien vom Textkörper ab. Am besten sieht es aus, wenn Sie dazu das Zeichen verwenden, das Sie auch für den Inhaltsverzeichniskasten verwendet haben.

Geben Sie die Überschriften nicht in Großbuchstaben ein. Das könnte dazu führen, dass der Newsletter als Spam eingestuft wird.

Gliedern Sie Ihre Texte großzügig durch Abschnitte.

Außerdem können Sie URLs (Links) einfügen. Sobald Sie die vollständige URL eingegeben haben, wandelt Word sie automatisch in einen Hyperlink um, der vom Empfänger im E-Mail-Programm einfach angeklickt werden kann.

Wichtig ist gerade bei Nur-Text-Newslettern eine gute Gliederung. Auch Links können Sie einfügen.

Ein wichtiges Element ist ein Impressum, das Sie am Ende des Newsletters einfügen. Sie können hier entweder ein vollständiges Impressum angeben oder aber einen Hyperlink, der direkt auf die Impressumsseite Ihrer Website verweist. Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten Sie hier alle Angaben, die auch für das Impressum Ihrer Website notwendig sind, machen.

Wichtig ist auch ein Link, über den sich der Nutzer vom Bezug des Newsletters abmelden kann.