Newsletter mit Word erstellen: Komfortables Layout

Newsletter erstellen - das geht auch mit Word

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Newsletter erstellen - das geht auch mit Word

E-Mail-Newsletter sind ein wichtiges Mittel zur Kundenbindung. Typischerweise werden sie in HTML oder im PDF-Format zur Verfügung gestellt. Dieser Artikel zeigt die Besonderheiten des Mediums E-Mail-Newsletter und bietet eine Anleitungen, mit der Sie selbst benutzerfreundliche Newsletter mit Word gestalten können.

Auf vielen Sites können Sie einen Newsletter abonnieren, mit Newslettern ist so gut wie jeder Webnutzer vertraut. Ihr Thema bekommen Newsletter fast immer von der Anbieter-Website, häufig besteht der Inhalt aus Pressemitteilungen, Produktvorstellungen usw. Noch besser, wenn auch eher selten ist es, wenn der Newsletter auch einen wirklichen Zusatznutzen bietet, also Inhalte, die über Produktvorstellungen & Co. hinausgehen.

Allerdings kämpfen Newsletter mit einem Akzeptanzproblem. Manche unseriöse Newsletter schleppen Würmer und Viren einm geben die Adressen der Abonnenten ein oder werden als aufdringliche Werbung empfunden. Deshalb ist es ganz wichtig, dass Ihr Newsletter sich in Form, Inhalt und Erscheinungsweise deutlich von unseriösen Anbietern abhebt.

Haben Sie sich für einen Newsletter entschieden, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass dieser in regelmäßigen Abständen versendet wird. Ein Newsletter, der in unregelmäßigen Intervallen beim Abonnenten erscheint, macht einen schlechten Eindruck – gleichgültig, wie gut die Inhalte sein mögen. Der Abonnent sollte sich darauf verlassen können, dass der Newsletter zum gewohnten Zeitpunkt ankommt.

Newsletter-Formate

Die Formatierungsmöglichkeiten hängen ganz davon ab, welches Format Sie beim Abschicken des Newsletters verwenden.

Wichtig ist, dass die Datenmenge insgesamt möglichst klein bleibt. Noch wichtiger ist, dass sie ein Format verwenden, das die meisten Empfänger problemlos handhaben können.

Word-Dateien sind ungeeignet – nicht jeder Anwender verfügt über ein Programm, mit dem er Word-Dateien öffnen kann. Ein großer Nachteil ist auch, dass Word-Dateien häufig viel zu große Datenmengen enthalten. Von manchen E-Mail-Programmen wie z.B. Outlook ab Version 2000 SP 2 wird das Öffnen von Word-Anhängen unterbunden oder zumindest mit einem Warnhinweis begleitet, weil das Virenrisiko zu hoch ist. Daher sind als Versandformate für Newsletter in der Regel nur HTML- und Rich-Text-E-Mails oder auch reine Text-E-Mails angebracht.

Der Vorteil unformatierter Nur-Text-E-Mails ist, dass sie von jedem E-Mail-Programm gelesen werden können. Für maximale Kompatibilität mit allen Mailprogrammen müssen Sie zusätzlich Umlaute und das scharfe S („ß“) im E-Mail-Text durch Zeichen wie „ue“, „oe“, „ae“ und „ss“ ersetzen. Allerdings erkaufen Sie sich die generelle Darstellbarkeit durch Abstriche am gefälligen Erscheinungsbild.

Ist Ihnen ein formatierter E-Mail-Newsletter lieber, sollten Sie sich für HTML-E-Mails entscheiden. Diese sind nicht ganz so einfach zu erstellen. Sie müssen genaustens auf Verknüpfungen und Formatierungen achten, damit die E-Mails beim Empfänger korrekt ankommen. Es kann ja zum Beispiel sein, dass für die Anzeige nur ein sehr schmales Fenster bereit steht, etwa das Vorschaufenster von Outlook. Wenn Ihr Newsletter ein tabellarisches, mehrspaltiges Layout erhalten soll, sollten Sie die erste Spalte deshalb nicht zu breit einrichten, damit es keine Darstellungsprobleme gibt.

Das HTML-Format hat noch einen weiteren Nachteil. Mit diesem Format können Viren verbreitet und ein JavaScript-Code ausgeführt werden. Aus diesem Grund stellen manche Anwender die Anzeige von HTML-Code ganz ab oder unterbinden die Anzeige der eingebetteten Bilder und das Ausführen von eingebetteten Skripten. Wenn der HTML-Inhalt jedoch nur als Text angezeigt wird, leidet natürlich die Darstellung des Newsletters.

Newsletter mit Word gestalten

Für die Erzeugung von E-Mail-Newslettern genügt im Prinzip ein reiner Text- oder HTML-Editor. Ein geeignetes Werkzeug ist auch Word. Das macht besonders dann Sinn, wenn Sie mit dessen Nutzung bereits vertraut sind.